Hướng dẫn vận hành Easy Inventory
Easy Inventory gom việc bán hàng và việc kho về một chỗ: bạn đặt mua nhà cung cấp, nhận hàng vào kho, bán ra ở quầy hoặc nhận đơn từ sàn, soạn hàng giao đi, rồi định kỳ kiểm kê xem số trên hệ thống có khớp hàng trên kệ không. Tài liệu này đi theo đúng các công việc đó. Mỗi trang là một việc trọn vẹn, đọc xong làm được ngay, không phải trang mô tả từng nút bấm.
Nếu bạn mới nhận hệ thống, đọc mục thứ tự triển khai trước. Nếu đang mở một màn hình mà chưa rõ nó thuộc việc gì, tra bảng màn hình ở cuối trang.
Hàng đi qua hệ thống như thế nào
Nhìn từ trên xuống, mọi nghiệp vụ trong Easy Inventory chỉ là một chặng trên đường đi của hàng hóa. Hàng vào hệ thống bằng phiếu nhập, nằm trong tồn kho, rồi rời đi theo một trong các ngả: bán tại quầy, giao theo đơn, xuất vì hỏng hóc hay trả nhà cung cấp, hoặc chuyển sang kho khác. Kiểm kê là vòng đối chiếu quay lại để giữ số tồn đúng với thực tế.
Mỗi chặng có một trang hướng dẫn riêng:
| Chặng | Trang |
|---|---|
| Đặt mua và nhận hàng về kho | Mua hàng và nhập kho |
| Hàng nằm trong kho: xuất, chuyển, điều chỉnh | Xuất, chuyển và điều chỉnh tồn kho |
| Bán trực tiếp cho khách | Bán hàng, trả hàng và kiosk |
| Đơn đổ về từ sàn hoặc website | Đơn từ kênh bán, sau đó Soạn, kiểm và giao hàng |
| Đối chiếu số liệu với hàng thật | Kiểm kê và đối soát tồn kho |
Mọi thay đổi tồn kho đều qua phiếu
Easy Inventory không cho sửa thẳng số tồn. Muốn tồn thay đổi, bạn lập một phiếu: phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu chuyển kho hoặc điều chỉnh sau kiểm kê. Nhờ vậy, nhìn vào sổ kho bạn luôn trả lời được câu hỏi "con số này ở đâu ra".
Phiếu nào cũng đi qua cùng một vòng trạng thái:
Ba điều đáng nhớ về vòng này:
- Phiếu ở trạng thái Nháp hay Chờ duyệt chưa đụng gì đến tồn kho. Thấy tồn "chưa tăng" sau khi nhập hàng thì gần như chắc chắn phiếu còn nằm chờ ở Chứng từ kho → Phiếu Kho.
- Nếu doanh nghiệp không bật bắt buộc duyệt, phiếu đi thẳng từ lúc gửi đến Hoàn tất, không dừng ở bước chờ.
- Riêng phiếu chuyển kho có thêm khoảng "đang chuyển": hàng đã rời kho nguồn nhưng chưa vào kho đích. Trang Xuất, chuyển và điều chỉnh nói kỹ về khoảng này.
Bạn đang cần làm gì
Tìm dòng mô tả đúng việc bạn đang làm rồi mở trang tương ứng:
| Bạn đang cần | Đọc trang |
|---|---|
| Đưa hệ thống vào hoạt động lần đầu | Thiết lập hệ thống, sau đó Danh mục và kho hàng |
| Đặt hàng nhà cung cấp, nhận hàng về kho | Mua hàng và nhập kho |
| Xuất kho, chuyển giữa các kho, điều chỉnh tồn | Xuất, chuyển và điều chỉnh tồn |
| Soạn đơn, kiểm hàng trước khi giao | Soạn, kiểm và giao hàng |
| Bán tại quầy, xử lý trả hàng, chạy kiosk | Bán hàng, trả hàng và kiosk |
| Nhận và xử lý đơn đổ về từ kênh bán | Đơn từ kênh bán |
| Tồn kho trên hệ thống không khớp thực tế | Kiểm kê và đối soát |
| Gắn thẻ, đọc thẻ, kiểm kê bằng RFID | Quản lý RFID |
| Theo dõi công nợ, quản lý hàng ký gửi | Công nợ và hàng ký gửi |
| Xem số liệu bán hàng và tồn kho | Theo dõi báo cáo |
| Thêm người dùng, phân quyền truy cập | Người dùng và bảo mật |
| Bật module, kết nối với hệ thống khác | Cấu hình và tích hợp |
| Thao tác báo lỗi hoặc số liệu sai lệch | Xử lý sự cố |
Mới triển khai thì làm theo thứ tự nào
Bốn bước đầu phải đi đúng thứ tự, vì bước sau lấy dữ liệu của bước trước:
- Thiết lập hệ thống: thông tin doanh nghiệp, bật module, chọn quy tắc kho.
- Tạo danh mục và kho hàng: có sản phẩm và kho thì các phiếu sau này mới có gì để chọn.
- Nhập tồn ban đầu bằng phiếu nhập kho.
- Xuất và chuyển kho khi hàng bắt đầu luân chuyển.
Bỏ qua bước danh mục là vướng ngay: phiếu nhập không có sản phẩm để thêm, màn hình bán hàng không có gì để bán. Sau bốn bước này, các trang còn lại đọc theo nhu cầu, không cần theo thứ tự.
Tra cứu theo màn hình
Bạn đang đứng ở một màn hình và muốn biết nó thuộc quy trình nào. Cột bên trái là mục menu đúng như trên giao diện:
| Mục menu | Trang hướng dẫn |
|---|---|
| Bảng điều khiển, Báo cáo | Theo dõi báo cáo |
| Sản phẩm, Danh mục Sản phẩm, Kho hàng | Danh mục và kho hàng |
| Bán hàng (POS), Phiên POS, Mã giảm giá | Bán hàng, trả hàng và kiosk |
| Lịch sử đơn hàng | Bán hàng, trả hàng và kiosk, Đơn từ kênh bán |
| Khách hàng, Công nợ, Hàng ký gửi, Báo cáo hàng ký gửi | Công nợ và hàng ký gửi |
| Nhà cung cấp, Đơn mua hàng, Nhập kho | Mua hàng và nhập kho |
| Xuất kho, Chuyển kho, Sổ Cái Tồn kho | Xuất, chuyển và điều chỉnh tồn |
| Phiếu Kho (phiếu chờ duyệt) | Mua hàng và nhập kho, Xuất, chuyển và điều chỉnh tồn |
| Phiếu soạn hàng, Phiếu xuất kho, Kiểm hàng theo đơn | Soạn, kiểm và giao hàng |
| Tồn kho, Kiểm kê tồn kho | Kiểm kê và đối soát |
| Đồng bộ Từ xa | Đơn từ kênh bán |
| Danh sách thẻ, Kiểm tra Thẻ, Gán vị trí, Quét để gỡ, Thẻ đã gỡ, Kiểm tra hàng | Quản lý RFID |
| Người dùng, Vai trò, Quyền, Nhật ký Hoạt động | Người dùng và bảo mật |
| Cài đặt: Cài đặt chung, Tính năng, Cài đặt kho | Thiết lập hệ thống |
| Cài đặt: Tích hợp, Đơn vị vận chuyển | Đơn từ kênh bán |
| Cài đặt: Cổng thanh toán, In ấn, nhóm Kiosk | Bán hàng, trả hàng và kiosk |
| Cài đặt: Đầu đọc RFID, Cấu hình MQTT, Kết nối máy kiểm kho | Quản lý RFID |
| Cài đặt: nhóm An ninh | Người dùng và bảo mật |
| Cài đặt: Truy cập API, Webhook, Tích hợp AI, Đo lường, Dữ liệu mẫu | Cấu hình và tích hợp |
Cách đọc tài liệu
Mỗi trang quy trình mở đầu bằng kết quả bạn sẽ đạt được, nêu điều kiện cần có nếu việc có thể bị chặn, đánh số thao tác theo đúng thứ tự làm, và kết thúc bằng cách kiểm tra khi số liệu không khớp.
Chữ in đậm là nhãn hiển thị đúng trên giao diện tiếng Việt, để bạn đối chiếu với màn hình đang mở. Giao diện của bạn đang ở tiếng Anh thì dùng bản English.
Không thấy một mục menu được nhắc trong hướng dẫn thì thường do một trong ba nguyên nhân: doanh nghiệp chưa bật module đó, gói thuê bao không có tính năng đó, hoặc tài khoản của bạn không đủ quyền. Đây không phải lỗi hệ thống; trang Người dùng và bảo mật và Cấu hình và tích hợp chỉ chỗ kiểm tra.
Các khối "Hướng dẫn vận hành" trong tài liệu là kinh nghiệm nên theo; phần mềm không tự làm giúp bạn những việc đó.