Xuất, chuyển và điều chỉnh tồn kho
Trang này gom ba nghiệp vụ làm tồn kho giảm hoặc đổi chỗ ngoài chuyện bán lẻ: xuất kho, chuyển kho và điều chỉnh, cộng thêm một kỹ năng dùng chung là đọc sổ kho khi cần truy nguyên. Người làm chính là nhân viên và quản lý kho.
Chọn đúng loại chứng từ quan trọng hơn làm nhanh. Đem hàng bán cho khách mà lập phiếu xuất kho thì mất sạch thông tin thanh toán, doanh thu và khách hàng; ngược lại, hàng hỏng mà lên đơn POS thì tự tạo ra doanh thu không có thật. Sổ kho chỉ đáng tin khi mỗi biến động mang đúng cái tên của nó.
Hàng rời kho vì lý do gì thì dùng chứng từ nấy
Bán cho khách thì qua POS hoặc đơn kênh bán. Số lệch phát hiện khi đếm thì xử lý bằng kiểm kê, đừng lập phiếu xuất "cho khớp số". Hai nhánh giữa là nội dung trang này. Còn một trường hợp thứ năm: phiếu đã hoàn tất mà phát hiện sai, xử lý ở mục điều chỉnh bên dưới.
Xuất kho ngoài bán lẻ
Dùng Nghiệp vụ kho → Xuất kho khi hàng rời kho mà không có khách trả tiền: hàng hỏng, hết hạn, trả nhà cung cấp, cho mượn, dùng nội bộ.
Kiểm tra kho nguồn trước tiên: hệ thống điền sẵn kho dùng lần trước, và đây là ô hay nhập nhầm nhất.
Chọn Lý do đúng bản chất: Hư hỏng, Hết hạn, Trả lại, Mất, Hàng mượn, hay lý do khác. Vài tháng sau đọc lại sổ kho, dòng lý do này là thứ duy nhất giải thích vì sao hàng đi.
Thêm dòng hàng: tìm theo tên hoặc SKU rồi nhập số lượng; hàng gắn thẻ RFID thì quét đúng mã EPC của món rời kho, để lịch sử từng món khớp thực tế.
So danh sách trên màn hình với chồng hàng thật trước mặt, gỡ dòng thừa, rồi bấm Tạo yêu cầu. Nếu doanh nghiệp bật bắt buộc duyệt, phiếu nằm ở trạng thái Chờ duyệt cho đến khi người có quyền hoàn tất; tồn chỉ giảm lúc phiếu Hoàn tất, xem vòng trạng thái phiếu.
Chuyển hàng giữa hai kho
Chuyển kho chỉ đổi chỗ: tổng tồn của doanh nghiệp không đổi, và món hàng đã gắn thẻ giữ nguyên EPC của nó. Điều đáng nắm nhất là khoảng giữa của quy trình:
Vào Nghiệp vụ kho → Chuyển kho và tạo phiếu mới.
Chọn kho nguồn và kho đích, bắt buộc khác nhau. Muốn dồn hàng giữa các ô kệ trong cùng một kho thì dùng thao tác Chuyển tồn giữa các ô kệ trên màn hình tồn kho, không lập phiếu chuyển, xem cách dựng ô kệ ở Danh mục và kho hàng.
Thêm dòng hàng theo sản phẩm, hoặc quét EPC với hàng gắn thẻ.
Gửi phiếu. Hệ thống soát tồn kho nguồn tại lúc gửi chứ không phải lúc lập, nên phiếu nháp hôm qua vẫn có thể bị chặn hôm nay nếu hàng vừa bán hết.
Xuất hàng làm tồn kho nguồn giảm ngay, nhưng kho đích phải bấm hoàn tất thì tồn bên đó mới tăng. Suốt khoảng giữa, hàng không thuộc kho nào: tổng tồn nhìn như "thiếu" một khoản đúng bằng số đang trên đường.
Vì cái khoảng giữa đó, hãy soát hết phiếu chuyển đang treo trước mỗi đợt kiểm kê. Tồn nhìn thiếu mà chưa rõ vì sao, mười lần thì chín là còn phiếu chuyển chưa nhận.
Điều chỉnh khi số đã sai
Điều chỉnh là chứng từ "tôi sửa số vì nó sai", nên nó là lựa chọn cuối cùng, sau khi đã soát phiếu nguồn, sổ kho, lịch sử EPC và kết quả kiểm kê. Có hai đường chính danh:
- Lệch phát hiện qua đợt đếm hàng: xử lý ngay trong phiên kiểm kê bằng nút Tạo Điều chỉnh Tồn kho, để chênh lệch nào cũng gắn với một phiên đếm cụ thể, xem Kiểm kê và đối soát.
- Sai sót đơn lẻ trên một phiếu đã hoàn tất, ví dụ nhập thừa một dòng: lập một phiếu nhập hoặc xuất mới với lý do Điều chỉnh, ghi chú trỏ về số phiếu gốc. Đừng bao giờ tìm cách sửa đè phiếu cũ; phiếu gốc và phiếu sửa cùng nằm trong sổ mới truy lại được.
Hướng dẫn vận hành
Điều chỉnh lớn hoặc lặp lại nhiều lần ở cùng một kho nên qua tay quản lý duyệt. Một dãy điều chỉnh đều đặn thường là triệu chứng của quy trình sai ở đâu đó, không phải chuyện số má ngẫu nhiên.
Đọc Sổ Cái Tồn kho khi truy nguyên
Tồn kho & Kiểm kê → Sổ Cái Tồn kho ghi từng phát sinh theo thứ tự thời gian kèm số dư sau mỗi dòng. Cột Loại Hành động cho biết dòng đó từ đâu ra: Nhập kho, Xuất kho, Bán hàng, Hoàn tiền, Chuyển kho, Điều chỉnh hay Điều chỉnh kiểm kê.
Lọc theo kho và theo lý do để cô lập đúng nhóm phát sinh cần xem.
Khi số dư lệch với số đếm tay, tìm mốc gần nhất mà số còn đúng rồi đọc xuôi từng dòng từ đó xuống. Đọc xuôi luôn nhanh hơn đứng ở số tổng mà đoán ngược.
Nếu doanh nghiệp bật Cho phép bán âm, sổ được phép xuống dưới 0. Số âm khi đó là trạng thái thật của hệ thống, không phải dữ liệu hỏng: nó nghĩa là đã bán thứ chưa kịp nhập.
Khi có vấn đề
| Hiện tượng | Nguyên nhân thường gặp | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Không chọn được kho trên phiếu | Kho tắt chức năng nhập hoặc xuất | Sửa Chức năng của kho, xem Danh mục và kho hàng |
| Hệ thống từ chối số lượng | Tồn khả dụng không đủ và Cho phép bán âm đang tắt | Kiểm tra tồn thật; chỉ bật bán âm khi doanh nghiệp chấp nhận sổ âm |
| Không tạo được phiếu chuyển | Kho nguồn và kho đích trùng nhau | Chọn hai kho khác nhau; cùng kho thì dùng Chuyển tồn giữa các ô kệ |
| Gửi phiếu chuyển báo thiếu tồn | Tồn nguồn đã giảm từ lúc lập nháp | Soát lại số lượng theo tồn hiện tại rồi gửi lại |
| Báo không chuyển được hàng ký gửi | Dòng hàng thuộc hợp đồng ký gửi chưa đối soát | Đối soát ký gửi trước, xem Công nợ và hàng ký gửi |
| Tổng tồn nhìn thiếu | Còn phiếu chuyển đang trên đường | Mở danh sách chuyển kho, nhận nốt các phiếu treo |
| Kho đích chưa thấy hàng | Phiếu chuyển chưa được bấm hoàn tất ở kho đích | Kho đích xác nhận nhận hàng |
| Tồn không đổi sau khi xuất | Phiếu còn Chờ duyệt | Người có quyền vào Chứng từ kho → Phiếu Kho hoàn tất phiếu |
Đọc tiếp
- Kiểm kê và đối soát tồn kho: xử lý lệch số bằng phiên đếm có kiểm soát.
- Mua hàng và nhập kho: chiều ngược lại, hàng vào kho.
- Theo dõi báo cáo: báo cáo Nhập - Xuất - Tồn chứng minh sổ khớp.