Bán hàng, trả hàng và kiosk
Trang này dành cho thu ngân và người quản ca. Bán qua POS thay vì ghi sổ tay vì một lần thu tiền, hệ thống ghi luôn bốn thứ: đơn hàng, khoản thanh toán, hóa đơn và trừ tồn kho. Không có cảnh cuối ngày ngồi cộng lại từng thứ một.
Một ngày ở quầy đi theo nhịp cố định: mở ca với số tiền đếm được trong két, bán suốt ngày, xử lý trả hàng nếu có, rồi đóng ca và đối chiếu tiền. Từng phần dưới đây theo đúng nhịp đó.
Ca bán hàng chạy thế nào
Ca gắn với một quầy và một số tiền mặt ban đầu. Mỗi quầy chỉ mở được một ca cùng lúc, và quyền Mở ca POS, Đóng ca POS cấp riêng được cho từng vai trò, nên cửa hàng có thể cho thu ngân mở ca nhưng chỉ quản lý mới được đóng. Toàn bộ giao dịch trong ngày dồn vào ca đang mở, là căn cứ để cuối ngày biết két phải có bao nhiêu tiền.
Bán một đơn tại quầy
Mở Bán hàng (POS), chọn quầy được giao, bấm Mở phiên POS và nhập Tiền mặt ban đầu. Đếm tiền thật trong két rồi hãy nhập; con số này là mốc đối chiếu lúc đóng ca.
Thêm hàng vào giỏ: quét mã vạch, đọc thẻ RFID, hoặc gõ vào ô tìm kiếm. Ô này nhận tên sản phẩm, mã SKU, mã vạch và mã EPC; phím
F2đưa con trỏ về đây từ bất kỳ chỗ nào trên màn hình.
Soát lại giỏ trước khi thu tiền: đúng biến thể, đúng số lượng, đúng giá. Nếu khách mua trả sau hoặc tích điểm, gắn Khách hàng vào đơn ngay từ bước này.
Áp voucher nếu có rồi bấm Thanh toán và chọn phương thức. Bán trả sau thì đơn phải có khách hàng, và khoản nợ chạy thẳng vào sổ công nợ. Khi màn hình báo đang chờ thanh toán, đứng yên chờ kết quả: đóng màn hình lúc này không hủy đơn mà để lại một đơn chưa thanh toán trong Lịch sử đơn hàng, sau phải xử lý tay.
In hoặc gửi hóa đơn cho khách. Mẫu hóa đơn chỉnh ở Cài đặt → In ấn, xem Cấu hình và tích hợp.
Trả hàng và hoàn tiền
Nguyên tắc quan trọng nhất: tiền và hàng phải đi cùng nhau trong một lần thao tác. Hoàn tiền mà quên nhập kho lại thì sổ sách mất món hàng đang nằm ngay trên quầy; nhập kho lại mà không hoàn tiền thì khách chưa nhận được gì. Hộp thoại hoàn tiền làm được cả hai trong một lần, nên đừng tách đôi.
- Mở đơn gốc trong Lịch sử đơn hàng và bấm Hoàn tiền.
- Trong hộp Hoàn tiền đơn hàng, chọn các mặt hàng cần hoàn và số lượng. Với hàng RFID, xác nhận đúng mã EPC của món khách mang trả.
- Ghi Lý do: sau này soi lại các ca hoàn tiền bất thường đều dựa vào dòng này.
- Bật Nhập kho lại để hàng quay về tồn, chọn kho nhận; hàng theo dõi lô thì chọn đúng lô gốc để nhập hoàn.
- Chọn cách trả tiền: Hoàn về phương thức gốc hoặc một phương thức khác, rồi xác nhận Hoàn tiền.
Hàng hỏng không bán lại được thì vẫn nhập kho lại cho đủ vòng tiền, sau đó lập phiếu xuất với lý do hư hỏng để đưa ra khỏi tồn, xem Xuất, chuyển và điều chỉnh. Đừng bỏ qua bước nhập lại để "đỡ một thao tác": sổ kho sẽ lệch với thực tế.
Đóng ca và đối chiếu tiền
- Hoàn tất hoặc hủy hết các giỏ đang dở; đừng để giỏ treo qua đêm.
- Bấm Đóng phiên POS. Hệ thống chuyển sang bước đếm tiền mặt.
- Đếm tiền thật trong két và nhập Tiền mặt thực tế. Hệ thống tự so với Tiền mặt dự kiến, tính từ tiền đầu ca cộng các khoản thu chi trong ca, và hiện Chênh lệch.
- Chênh lệch nhỏ thì ghi chú nguyên nhân rồi đóng. Chênh lệch lớn thì trước khi đóng, mở lại các khoản hoàn tiền và hủy đơn trong ca xem có gì bất thường.
Lịch sử các ca và chênh lệch từng ca nằm ở báo cáo Ca bán & đối soát quỹ, xem Theo dõi báo cáo. Quản lý nên lướt báo cáo này mỗi cuối ngày.
Kiosk: quầy khách tự phục vụ
Kiosk là màn hình cho khách tự quét hàng và tự thanh toán, không cần thu ngân đứng quầy. Nó dùng chung danh mục, giá, thuế và tồn kho với POS, nên không phải cấu hình sản phẩm riêng: POS bán được gì, kiosk bán được thứ đó.
Để đưa một kiosk vào chạy: bật module trong Cài đặt → Tính năng, khai báo thiết bị và giao diện trong nhóm Kiosk của Cài đặt, xem Cấu hình và tích hợp, và kho phục vụ kiosk phải được bật khả năng kiosk từ lúc tạo kho, xem Danh mục và kho hàng.
Trước khi cho khách dùng thật, tự tay thử hết các tình huống xấu: giỏ trống, sản phẩm hết hàng, voucher không hợp lệ, thanh toán thất bại, hủy giữa chừng và để máy quá thời gian chờ. Kiosk không có thu ngân đứng cạnh để chữa cháy, nên lỗi nào chưa thử là lỗi khách sẽ gặp.
Khi có vấn đề
| Hiện tượng | Nguyên nhân thường gặp | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Không mở được ca | Quầy còn ca đang mở, hoặc tài khoản thiếu quyền Mở ca POS | Đóng ca cũ trước, hoặc xin cấp quyền, xem Người dùng và bảo mật |
| Màn hình bán không có kho để chọn | Kho chưa bật khả năng POS | Sửa cấu hình kho, xem Danh mục và kho hàng |
| Đơn kẹt ở "chờ thanh toán" | Màn hình bị đóng giữa chừng | Tìm đơn chưa thanh toán trong Lịch sử đơn hàng, thu tiền tiếp hoặc hủy |
| Bấm Hoàn tiền bị từ chối | Đơn chưa thanh toán, hoặc đã hoàn đủ số lượng | Kiểm tra trạng thái thanh toán và số lượng đã hoàn của đơn |
| Không bán trả sau được | Đơn chưa gắn khách hàng, hoặc module Công nợ khách hàng chưa bật | Gắn khách hàng vào đơn; bật module, xem Công nợ và hàng ký gửi |
| Cuối ca lệch tiền | Hoàn tiền, hủy đơn hoặc thu chi ghi thiếu trong ca | Soát các khoản hoàn và hủy của ca trong Ca bán & đối soát quỹ |
Đọc tiếp
- Công nợ và hàng ký gửi: khoản trả sau của khách nằm ở đâu và thu thế nào.
- Đơn từ kênh bán: đơn khách đặt online, xử lý khác đơn quầy.
- Theo dõi báo cáo: doanh thu, ca bán và chênh lệch quỹ.