Cấu hình hệ thống và tích hợp

Menu Cài đặt là nơi quyết định phần mềm chạy theo cách nào: bật module gì, kho theo quy tắc nào, nối với sàn nào, thiết bị nào được phép nói chuyện với hệ thống. Trang này là bản đồ của khu vực đó: nhóm nào nằm ở đâu, đổi vào lúc nào, và chỗ nào đụng vào phải cẩn thận. Phần thiết lập chi tiết cho hệ thống mới nằm ở trang Thiết lập hệ thống lần đầu; trang này dành cho lúc hệ thống đã chạy và bạn cần chỉnh một thứ cụ thể.

Bạn chỉ thấy các mục Cài đặt khi tài khoản có quyền quản trị tương ứng và gói thuê bao có tính năng đó. Không thấy một mục người khác thấy thì kiểm tra hai điều ấy trước, xem Người dùng và bảo mật.

Nhóm nào đổi vào lúc nào

Chia theo nhịp sử dụng thì Cài đặt có ba loại, và mức độ cẩn trọng khác hẳn nhau:

Loại	Gồm các mục	Nhịp đổi
Nền tảng	Cài đặt chung, Tính năng, Cài đặt kho	Đặt một lần khi triển khai, đổi giữa chừng phải có kế hoạch
Kênh bán và thiết bị	Tích hợp, Đơn vị vận chuyển, Cổng thanh toán, In ấn, nhóm Kiosk, nhóm An ninh, Đầu đọc RFID, Cấu hình MQTT	Đổi khi mở kênh mới, thêm quầy, thêm thiết bị
Kỹ thuật	Truy cập API, Webhook, Tích hợp AI, Đo lường, Dữ liệu mẫu	Chỉ đội kỹ thuật hoặc quản trị viên đụng tới

Ba mục nền tảng

Cài đặt chung giữ thông tin doanh nghiệp, tiền tệ, định dạng khu vực, múi giờ và thuế. Múi giờ sai thì doanh thu cuối ngày rơi sang ngày khác trên mọi báo cáo, nên nếu phải sửa, sửa vào lúc không có giao dịch.

Tính năng là dãy công tắc bật tắt module nghiệp vụ: mua hàng, công nợ, ký gửi, kiosk, RFID. Tắt một module chỉ ẩn màn hình liên quan, dữ liệu vẫn còn nguyên; bật lại là thấy lại. Vì vậy đừng ngại tắt những gì cửa hàng chưa dùng để menu gọn hơn.

Cài đặt kho gom các quy tắc ảnh hưởng đến mọi phiếu: bắt buộc duyệt phiếu, theo dõi lô và ô kệ, Thứ tự xuất kho (FEFO hay FIFO), Cho phép bán âm, và yêu cầu quét RFID. Mỗi công tắc ở đây đổi cách nhân viên kho làm việc hằng ngày, nên ý nghĩa từng lựa chọn được giải thích kỹ ở trang Thiết lập hệ thống lần đầu.

Kênh bán, vận chuyển và thanh toán

Tích hợp là nơi kết nối Easy Inventory với sàn và phần mềm bên ngoài, hiện gồm Tích hợp Sapo và Tích hợp Haravan. Việc kết nối, chọn hệ thống nào giữ số tồn chính và xử lý đơn đổ về có quy trình riêng ở trang Đơn từ kênh bán; màn hình này chỉ là chỗ nhập thông tin kết nối.

Đơn vị vận chuyển giữ tài khoản các hãng giao và cấu hình giao hàng, dùng đến khi bạn giao đơn ở trang Soạn, kiểm và giao hàng.

Cổng thanh toán và In ấn phục vụ quầy bán: phương thức thanh toán khách được chọn, mẫu hóa đơn và nhãn in ra. Đổi hai mục này xong hãy chạy thử một giao dịch tại quầy thật, vì lỗi ở đây chỉ lộ ra lúc thu tiền, xem Bán hàng, trả hàng và kiosk.

Thiết bị tại cửa hàng

Đầu đọc RFID khai báo từng đầu đọc: đầu đọc nào đứng ở kho nào, quầy nào. Cấu hình MQTT là kênh liên lạc giữa các đầu đọc và phần mềm: đầu đọc không gọi thẳng vào ứng dụng mà gửi tin qua một trạm trung chuyển gọi là MQTT broker, thường do đội kỹ thuật dựng khi lắp đặt. Trạm này ngừng chạy thì mọi màn hình có quét thẻ đứng im, nên khi RFID "tự nhiên tê liệt" hàng loạt, đây là chỗ kiểm tra đầu tiên. Quy trình làm việc với thẻ và đầu đọc nằm ở trang Quản lý RFID.

Kết nối máy kiểm kho ghép một máy quét cầm tay hoặc máy tính bảng vào hệ thống để đi kiểm hàng trong kho.

Nhóm Kiosk cấu hình máy khách tự bấm mua: thiết bị nào là kiosk, giao diện và quảng cáo hiển thị. Việc vận hành kiosk hằng ngày nằm ở trang Bán hàng, trả hàng và kiosk.

Nhóm An ninh gồm cổng an ninh đọc thẻ ở cửa ra, cảnh báo an ninh, và chính sách đăng nhập như xác thực hai lớp. Phần chính sách tài khoản được hướng dẫn ở trang Người dùng và bảo mật.

Sau bất kỳ thay đổi thiết bị nào, làm một giao dịch thử ngay tại vị trí thật: quét một thẻ, in một hóa đơn, cho một món qua cổng an ninh. Thiết bị là thứ duy nhất trong Cài đặt mà màn hình báo "đã lưu" chưa chứng minh được nó chạy.

Truy cập API và Webhook

Hai mục này dành cho đội kỹ thuật khi công ty tự nối phần mềm khác vào Easy Inventory. Truy cập API phát khóa cho hệ thống ngoài gọi vào; Webhook đăng ký địa chỉ để Easy Inventory chủ động báo tin ra ngoài mỗi khi có sự kiện.

Với người quản lý, chỉ cần nhớ ba quy tắc: khóa API và chuỗi bí mật webhook coi như mật khẩu, tạo ra phải lưu ngay vì hệ thống không hiển thị lại; chỉ cấp phạm vi đủ dùng cho từng khóa; và khóa nào không còn dùng thì thu hồi. Khi nghi một tích hợp ngừng chạy, mở lịch sử gọi API hoặc lịch sử gửi webhook xem lần cuối thành công lúc nào rồi hãy kết luận.

AI, đo lường và dữ liệu mẫu

Tích hợp AI chọn nhà cung cấp mô hình cho Trợ lý AI và đặt hạn mức sử dụng để chi phí không vượt dự kiến.

Đo lường trả lời các câu hỏi vận hành mà báo cáo kinh doanh không trả lời được: đầu đọc nào hay lỗi, màn hình nào nhân viên thực sự dùng. Quyền xem mục này không nằm sẵn trong vai trò quản trị mặc định, nên thường phải cấp thêm qua một vai trò mới thấy menu.

Dữ liệu mẫu là bộ số liệu tập dượt gắn mã NWC-SAMPLE-. Trước khi cửa hàng chạy thật, vào đây xóa hết; để sót thì doanh thu mẫu cộng thẳng vào báo cáo thật.

Đổi cấu hình khi hệ thống đang chạy

WARNING

Đừng đổi cùng lúc múi giờ, thuế, quy tắc trừ kho và tích hợp trên hệ thống đang bán hàng. Mỗi thay đổi cần một người chịu trách nhiệm, một thời điểm áp dụng đã báo trước, và cách quay về cấu hình cũ nếu hỏng.

Nếp làm an toàn: đổi một nhóm, lưu, kiểm tra kết quả bằng một giao dịch hoặc một báo cáo thật, rồi mới sang nhóm tiếp theo. Đổi nhiều nhóm một lượt thì lúc có lỗi không biết lỗi từ nhóm nào.

Đọc tiếp

• Thiết lập hệ thống lần đầu: ý nghĩa từng lựa chọn nền tảng khi triển khai.
• Đơn từ kênh bán: kết nối và vận hành tích hợp sàn.
• Quản lý RFID: đầu đọc, thẻ và các màn hình quét.
• Xử lý sự cố: khi một thay đổi cấu hình gây lỗi.