Quản lý người dùng và bảo mật
Bạn không gán từng quyền cho từng người. Quyền được gom thành vai trò đặt tên theo công việc, mỗi người nhận một hoặc vài vai trò, và nếu cần thì giới hạn thêm theo kho. Trang này dành cho quản trị viên: dựng bộ vai trò, tạo tài khoản, bật xác thực hai lớp và soát lại ai đã làm gì.
Mô hình phân quyền
Ba tầng, mỗi tầng một việc:
- Quyền chia theo từng màn hình và hành động: Sản phẩm, Tồn kho, Kiểm kê, Ca POS, Sổ công nợ, Phiếu yêu cầu kho, Phiếu giao hàng, và vài chục nhóm khác. Trong mỗi nhóm, xem, tạo, duyệt và hủy là các quyền riêng.
- Vai trò là một bộ quyền có tên. Tạo vai trò theo công việc thật của cửa hàng, không theo chức danh trên giấy.
- Phạm vi kho lọc dữ liệu sau khi đã có quyền: có quyền xem tồn kho nhưng chỉ được gán kho chi nhánh A thì chỉ thấy tồn của A.
Phạm vi kho hoạt động thế nào
Các quy tắc này là hành vi thật của hệ thống, đáng thuộc lòng trước khi gán:
- Người dùng không bị gán kho nào, và không mang vai trò bị giới hạn kho, thì thấy và thao tác được trên tất cả kho. Đây là mặc định của mọi tài khoản.
- Gán kho trực tiếp cho một người dùng sẽ ghi đè toàn bộ giới hạn theo vai trò của người đó.
- Một người mang nhiều vai trò thì phạm vi là hợp của các vai trò; chỉ cần một vai trò không giới hạn kho là người đó không bị giới hạn.
- Cấp một kho là cấp luôn mọi kho con của nó trong cây kho, xem Danh mục và kho hàng.
- Vai trò quản trị viên luôn thấy tất cả kho.
Nói gọn: muốn một người chỉ thấy kho của họ, phải chủ động gán kho, và phải chắc họ không còn vai trò nào mở toàn quyền.
Bộ vai trò khởi điểm
Đa số cửa hàng chỉ cần năm vai trò. Dùng bảng này làm điểm xuất phát rồi chỉnh theo thực tế:
| Vai trò | Nhóm quyền chính | Phạm vi kho |
|---|---|---|
| Thu ngân | Ca POS, Đơn hàng, Khách hàng, Voucher | Kho của quầy đứng bán |
| Nhân viên kho | Phiếu yêu cầu kho, Điều chuyển kho, Tồn kho, Thẻ RFID | Kho được giao |
| Quản lý kho | Như nhân viên kho, thêm quyền duyệt phiếu, Kiểm kê, Phiếu nhặt hàng và Phiếu giao hàng | Các kho phụ trách |
| Kế toán | Sổ công nợ, Báo cáo, Đơn mua hàng, Nhà cung cấp | Không giới hạn |
| Quản trị viên | Toàn bộ, kể cả Người dùng, Vai trò và Cài đặt | Không giới hạn |
Tạo vai trò
Vào Quản trị → Vai trò và bấm Vai trò Mới.
Đặt tên theo công việc, ví dụ "Thu ngân ca sáng" nếu cửa hàng phân ca cố định.
Tick các quyền tối thiểu đủ làm việc, theo từng nhóm màn hình. Màn hình chọn quyền dài, nên đi theo bảng vai trò khởi điểm ở trên thay vì đọc từng dòng.
Giữ nguyên tắc hai người ở khâu nhập hàng: quyền tạo phiếu kho và quyền duyệt phiếu là hai quyền riêng, và nên nằm ở hai vai trò khác nhau. Người tự nhập tự duyệt thì con số tồn kho chỉ còn dựa vào một chữ tín, xem vì sao ở Mua hàng và nhập kho.
Lưu, rồi đăng nhập bằng một tài khoản mang vai trò này, không phải tài khoản quản trị, bấm thử qua các màn hình chính. Thiếu gì bổ sung ngay lúc này, lúc chưa ai dùng thật.
Tạo người dùng
Vào Quản trị → Người dùng và bấm Người dùng Mới.
Nhập tên, email và mật khẩu ban đầu, rồi gán ít nhất một vai trò. Tài khoản không có vai trò vẫn đăng nhập được nhưng nhìn thấy menu trống, dễ bị tưởng nhầm là lỗi.
Nếu người này chỉ được làm ở một số kho, gán kho ngay trên hồ sơ, theo đúng các quy tắc phạm vi kho ở trên. Không gán gì nghĩa là thấy tất cả.
Đưa mật khẩu ban đầu cho nhân viên và dặn đổi ngay ở lần đăng nhập đầu tiên, trong phần Bảo mật tài khoản của họ.
Khi nhân viên nghỉ việc, vô hiệu hóa tài khoản thay vì xóa: lịch sử thao tác của họ trong nhật ký vẫn cần một cái tên gắn vào. Chỉ xóa hẳn khi chính sách lưu trữ của công ty cho phép.
Bật xác thực hai lớp
Xác thực hai lớp (2FA) yêu cầu thêm mã từ điện thoại khi đăng nhập, chặn được phần lớn trường hợp lộ mật khẩu.
- Từng người tự bật trong Bảo mật tài khoản, bấm Thiết lập xác thực hai lớp và quét mã bằng ứng dụng xác thực trên điện thoại.
- Muốn bắt buộc cho cả công ty, vào nhóm An ninh trong Cài đặt và bật Chính sách xác thực hai lớp.
- Trước khi bật bắt buộc, ít nhất một quản trị viên phải đã đăng ký 2FA và đăng nhập thử thành công. Bật bắt buộc khi chưa ai đăng ký là tự khóa cửa cả công ty, và người mở khóa cũng đang đứng ngoài cửa.
Soát lại bằng Nhật ký Hoạt động
Quản trị → Nhật ký Hoạt động ghi ai làm gì, lúc nào. Lọc theo thời gian, người thực hiện hoặc nhóm nghiệp vụ rồi mở chi tiết từng thay đổi. Các câu hỏi hay cần đến nó: ai sửa giá sản phẩm này, ai duyệt phiếu nhập hôm đó, tài khoản kia có đăng nhập ngoài giờ không.
Khi có vấn đề
| Hiện tượng | Nguyên nhân thường gặp | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Đăng nhập được nhưng menu trống | Tài khoản chưa gán vai trò | Gán vai trò phù hợp rồi đăng nhập lại |
| Không thấy một mục menu cụ thể | Vai trò thiếu quyền, module tắt, hoặc gói không có tính năng | Soát theo đúng thứ tự đó, xem Cấu hình và tích hợp |
| Thấy ít dữ liệu hơn đồng nghiệp | Bị giới hạn phạm vi kho | Xem kho gán trên hồ sơ và các vai trò đang mang |
| Không bấm được nút duyệt phiếu | Thiếu quyền duyệt của nhóm phiếu đó | Cấp quyền qua vai trò, giữ nguyên tắc người tạo khác người duyệt |
| Nhân viên mất điện thoại, kẹt 2FA | Không nhập được mã xác thực | Quản trị viên khác gỡ 2FA cho tài khoản đó trong phần quản lý người dùng, rồi đăng ký lại máy mới |
Đọc tiếp
- Cấu hình và tích hợp: nhóm An ninh và các chính sách đăng nhập.
- Danh mục và kho hàng: cây kho, đơn vị của phạm vi truy cập.
- Mua hàng và nhập kho: nguyên tắc hai người trong thực tế vận hành.