Thiết lập hệ thống lần đầu
Việc này của người quản trị, làm một lần khi nhận hệ thống, gói gọn trong một buổi nếu chuẩn bị sẵn thông tin. Đáng làm cẩn thận vì các lựa chọn ở đây, tiền tệ, múi giờ, quy tắc kho, đi theo mọi giao dịch về sau; có lựa chọn gần như không đổi được khi đã có tồn kho thật.
Chuẩn bị trước khi ngồi vào máy: thông tin đăng ký doanh nghiệp và mã số thuế, danh sách các kho và cửa hàng thật, file danh mục sản phẩm nếu có sẵn, danh sách nhân viên kèm công việc của từng người, và quyết định của chủ doanh nghiệp về hai câu hỏi lớn: có quản lý theo lô hạn dùng không, và có bắt buộc duyệt phiếu kho không.
Trình tự triển khai
Đi đúng thứ tự này, vì bước sau dựa trên bước trước:
Cài đặt chung
Đăng nhập bằng tài khoản quản trị được cấp và đổi ngay mật khẩu ban đầu.
Vào Cài đặt → Cài đặt chung.
Trong phần Tiền tệ & Ngôn ngữ, chọn Tiền tệ, Định dạng (BCP 47) và Số chữ số thập phân. Các lựa chọn này quyết định giá hiển thị thế nào ở mọi màn hình.
Đặt Múi giờ cho đúng nơi kinh doanh. Múi giờ là cách hệ thống hiểu "hôm nay": sai múi giờ thì doanh thu bán tối nay rơi vào báo cáo ngày mai, và không ai nhận ra cho đến khi đối chiếu.
Nhập tên, địa chỉ, số điện thoại, email và Mã số thuế của doanh nghiệp; các thông tin này in lên hóa đơn.
Trong phần Thuế, đặt Thuế suất mặc định (%) và quyết định Giá đã bao gồm thuế hay chưa. Chọn sai chỗ này, mọi giá bán lệch đúng một khoản thuế. Xong bấm Lưu.
Bật module cần dùng
Vào Cài đặt → Tính năng.
Chỉ bật những gì doanh nghiệp thật sự dùng: Công nợ khách hàng nếu có bán trả sau, Nhà cung cấp và Đơn mua hàng nếu theo quy trình đặt hàng, Hàng ký gửi nếu bán hộ, Khách hàng thân thiết nếu tích điểm. Menu càng gọn, người mới càng đỡ lạc.
Bấm Lưu.
Hai điều đáng biết: hàng ký gửi cần cả Nhà cung cấp lẫn Công nợ khách hàng mới chạy đủ vòng, và tắt một module chỉ ẩn màn hình chứ không xóa dữ liệu, nên sau này đổi ý thì bật lại được.
Quy tắc kho
Vào Cài đặt → Cài đặt kho. Đây là mục đáng đọc chậm nhất trang: mỗi công tắc đổi cách nhân viên kho làm việc hằng ngày.
Bắt buộc duyệt khi Nhập / Xuất kho
Bật lên thì phiếu kho dừng ở trạng thái Chờ duyệt, phải có người thứ hai có quyền vào hoàn tất, tồn kho mới đổi. Được cái chặn nhập bừa và tách trách nhiệm người nhập với người duyệt; mất cái mỗi phiếu chậm thêm một nhịp. Nên bật khi kho có từ hai người trở lên; đổi sau được, áp dụng cho phiếu tạo từ lúc đổi.
Bắt buộc dùng RFID khi Nhập / Xuất kho
Bật lên thì dòng hàng trên phiếu phải có EPC quét được, không gõ tay số lượng. Số liệu chắc hơn hẳn, nhưng hàng về chưa dán thẻ là không nhập nổi. Chỉ bật khi hàng đã gắn thẻ đều từ nguồn, xem Quản lý RFID.
Quản lý tồn kho theo lô & vị trí
Bật theo dõi lô thì mỗi lần nhập phải ghi số lô kèm hạn dùng, và tồn tính theo từng lô; bật thêm ô kệ, chỉ được sau khi đã bật lô, thì hàng còn gắn với từng vị trí trong kho. Hàng thực phẩm, mỹ phẩm, dược gần như bắt buộc bật lô. Đổi lại, mọi phiếu nhập thêm một thao tác, và đây là lựa chọn khó lùi nhất: đã có tồn theo lô thì gần như không tắt được. Phân vân thì hỏi câu này: có bao giờ cần biết "lô nào hết hạn trước" không.
Thứ tự xuất kho
Chỉ có nghĩa khi đã bật theo dõi lô: khi xuất, bán hoặc chuyển, hệ thống tự chọn lô nào đi trước. FEFO: hết hạn trước, xuất trước cho hàng có hạn dùng; FIFO: nhập trước, xuất trước cho hàng không có hạn. Chọn FEFO khi đã ghi hạn dùng đầy đủ, nếu không quy tắc không có dữ liệu để chạy.
Cho phép bán âm
Bật lên thì đơn hàng vẫn tạo được dù tồn không đủ, sổ kho được phép âm; tắt thì thanh toán thất bại với thông báo hết hàng. Chỉ bật khi mô hình kinh doanh thật sự bán trước nhập sau, và chấp nhận sổ kho có lúc âm, xem cách đọc số âm ở Xuất, chuyển và điều chỉnh.
Dữ liệu nền theo thứ tự
- Tạo kho và danh mục sản phẩm: chưa có hai thứ này thì phiếu và màn hình bán không có gì để chọn.
- Tạo vai trò và người dùng: dựng bộ vai trò trước, gán người sau.
- Nhập tồn ban đầu bằng phiếu nhập kho với lý do Tồn kho ban đầu, xem Mua hàng và nhập kho. Đừng nhập tồn bằng cách sửa số: sổ kho phải có nguồn gốc từ dòng đầu tiên.
- Kết nối thiết bị và kênh bán sau cùng, khi đã có dữ liệu để thử: đầu đọc RFID, kênh bán.
Chạy thử một vòng trước khi nhập thật
Tạo một sản phẩm thử và một kho thử. Nhập một đơn vị bằng phiếu nhập, mở tồn kho và sổ kho xem con số hiện đúng chưa, rồi xuất đúng đơn vị đó ra. Vòng thử khớp hoàn toàn thì mới đưa dữ liệu thật vào, và nhớ dọn dữ liệu thử cùng dữ liệu mẫu trong Cài đặt → Dữ liệu mẫu, xem Cấu hình và tích hợp.
Nếu báo cáo sai ngày, quay lại kiểm tra múi giờ. Nếu một menu không hiện, soát theo thứ tự: module đã bật chưa, gói thuê bao có tính năng đó không, tài khoản có quyền không.
Đọc tiếp
- Tạo danh mục và kho hàng: bước tiếp theo ngay sau trang này.
- Cấu hình và tích hợp: bản đồ toàn bộ khu Cài đặt khi cần chỉnh về sau.
- Người dùng và bảo mật: bộ vai trò khởi điểm cho cửa hàng.