Kiểm kê và đối soát tồn kho
Kiểm kê là việc đem hàng thật trên kệ ra so với số hệ thống đang ghi, rồi xử lý phần lệch một cách có kiểm soát. Cửa hàng thường làm định kỳ cuối tháng hoặc cuối quý, và làm ngay khi nghi số liệu có vấn đề. Trên menu, việc này nằm ở Tồn kho & Kiểm kê → Kiểm kê tồn kho; trên màn hình, các nút gọi nó là "Đối soát": hai chữ, cùng một việc.
Điểm dễ chịu nhất của cách Easy Inventory kiểm kê: không phải đóng cửa hàng. Lúc phiên bắt đầu, hệ thống chốt lại số tồn tại thời điểm đó, và bạn đếm để so với số chốt ấy. Bán hàng, nhập hàng cứ diễn ra bình thường trong lúc đếm.
Vòng đời một phiên
Đáng nhớ nhất là ghi chú bên phải: bấm hoàn tất chưa chắc đã đổi tồn. Tồn chỉ thay đổi khi bạn chọn hoàn tất kèm điều chỉnh, chi tiết ở mục cuối. Lỡ tay ở bậc nào cũng có nút Hoàn tác lùi phiên lại một bậc, và quyền lùi bậc cấp riêng được cho vai trò.
Trước khi bắt đầu
Ba việc này làm trước khi tạo phiên; bỏ qua là đếm ra lệch ảo, tức là lệch do phiếu chưa xong chứ không phải mất hàng:
- Nhận nốt các phiếu chuyển kho đang treo. Hàng đang trên đường không thuộc kho nào, sẽ hiện ra như hàng thiếu, xem Xuất, chuyển và điều chỉnh.
- Duyệt và hoàn tất các phiếu nhập, xuất còn Chờ duyệt. Phiếu chưa hoàn tất thì số hệ thống chưa cập nhật.
- Thống nhất giờ bắt đầu với những người cùng đếm, để mọi người so với cùng một mốc.
Xem qua số hiện tại ở Tồn kho & Kiểm kê → Tồn kho, lọc theo kho sắp kiểm để hình dung phạm vi:
Tạo phiên và bắt đầu
Vào Tồn kho & Kiểm kê → Kiểm kê tồn kho, bấm Đối soát Mới.
Chọn phạm vi: toàn kho hay một khu vực. Cột Phạm vi trên danh sách phiên cho biết điều đó về sau; một phiên chỉ kiểm một kệ thì kết quả chỉ nói được về kệ đó, đừng suy ra cả kho.
Bấm Bắt đầu Đối soát. Từ giây này, cột Tồn kho Hệ thống của phiên bị chốt cứng; mọi phép so trong phiên đều so với nó.
Quét và đọc chênh lệch
Quét theo một tuyến cố định, ví dụ trái sang phải, trên xuống dưới, để không sót và không quét trùng khu.
Nhìn vào số EPC duy nhất, đừng nhìn tổng lần đọc: một thẻ được đọc ba trăm lần vẫn chỉ là một món hàng.
Lưu phiên rồi đọc kết quả theo nhóm:
Nhóm Nghĩa là Phản xạ đầu tiên Khớp Quét thấy đúng như hệ thống ghi Không cần làm gì Thiếu Hệ thống ghi có, quét không thấy Soát phiếu chuyển treo và các kệ lân cận trước khi kết luận mất Thừa Quét thấy, hệ thống không ghi ở đây Hàng để sai chỗ, hoặc nhập mà chưa ghi phiếu Trùng lặp Cùng một mã bị tính hơn một lần Soát lại tuyến quét, thẻ dán chồng Khu nào đáng ngờ, quét lại từ góc khác trước khi kết luận. Thẻ đọc sót vì bị che là chuyện thường, xem Quản lý RFID.
Trên danh sách phiên, ba cột Đã quét, Sản phẩm và Chênh lệch đủ để theo tiến độ nhiều phiên mà không cần mở từng cái.
Hoàn tất phiên và điều chỉnh tồn
- Xác minh từng dòng lệch bằng Sổ Cái Tồn kho và lịch sử EPC trước khi động vào số, xem cách đọc sổ.
- Bấm Hoàn tất Đối soát. Hộp thoại đưa ba lựa chọn, và đây là chỗ quyết định tồn có đổi hay không:
- Tiếp tục quét: chưa xong, quay lại đếm tiếp.
- Chỉ hoàn tất: khóa phiên để giữ kết quả, tồn kho giữ nguyên. Dùng khi cần cấp trên xem trước.
- Hoàn tất & Điều chỉnh tồn kho: khóa phiên và ghi các dòng điều chỉnh vào sổ, tồn thay đổi tại đây.
- Người có quyền vào Phê duyệt Đối soát. Nếu bước hoàn tất chưa điều chỉnh, người duyệt có thể chọn điều chỉnh lúc này.
- Mở Sổ Cái Tồn kho, lọc loại hành động Điều chỉnh kiểm kê, soát lại các dòng vừa ghi.
Chốt nhầm khi chưa đếm xong thì bấm Hoàn tác để lùi phiên một bậc; các bút toán đã ghi vẫn nằm nguyên trong sổ, không có gì bị xóa lặng lẽ.
Khi có vấn đề
| Hiện tượng | Nguyên nhân thường gặp | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Rất nhiều sản phẩm báo thiếu cùng lúc | Phiếu chuyển kho đang treo | Nhận nốt phiếu treo rồi kiểm lại, xem Xuất, chuyển và điều chỉnh |
| Một sản phẩm thiếu đúng bằng một lô | Phiếu nhập của lô đó chưa hoàn tất | Hoàn tất phiếu rồi so lại |
| Sản phẩm báo thừa | Hàng để sai kệ, hoặc nhập chưa ghi phiếu | Tìm ở kệ lân cận; lập phiếu nhập bổ sung nếu đúng là chưa ghi |
| Quét ra thẻ không xác định | EPC chưa đăng ký hoặc chưa gắn sản phẩm | Ghi lại mã, xử lý sau phiên theo vòng đời thẻ |
| Không hoàn tất được phiên | Phiên chưa quét được mã nào | Quét ít nhất một phần phạm vi rồi mới hoàn tất |
| Số vẫn lệch sau khi điều chỉnh | So nhầm với số đang chạy thay vì số chốt của phiên | Mở lại phiên xem cột Tồn kho Hệ thống; hàng bán trong lúc đếm đã được mốc chốt xử lý |
| Thiết bị mất kết nối giữa chừng | Mất mạng hoặc mất MQTT | Dừng ở ranh giới rõ ràng, kiểm tra dữ liệu đã lưu, quét lại phần bị ảnh hưởng |
Đọc tiếp
- Xuất, chuyển và điều chỉnh tồn kho: dọn phiếu treo trước phiên và đọc sổ sau phiên.
- Quản lý RFID: thiết bị quét và cách xử lý thẻ lạ.
- Theo dõi báo cáo: báo cáo Nhập - Xuất - Tồn để chứng minh sổ khớp sau điều chỉnh.