Quản lý công nợ và hàng ký gửi

Trang này dành cho người giữ tiền của cửa hàng, thường là kế toán hoặc chính chủ cửa hàng. Hai việc nằm chung một trang vì cùng nằm dưới menu Mua hàng và cùng trả lời một câu hỏi: ai đang nợ ai bao nhiêu. Công nợ theo dõi tiền giữa bạn với khách và với nhà cung cấp. Hàng ký gửi là mô hình bán hộ: hàng của người khác nằm trong kho bạn, bán được mới phải trả tiền họ, và định kỳ hai bên đối soát với nhau.

Công nợ sinh ra từ đâu

Bạn không tạo công nợ bằng tay; nó phát sinh từ giao dịch ở nơi khác rồi đổ về đây:

Phải thu tăng mỗi lần khách mua trả sau ở quầy, xem Bán hàng, trả hàng và kiosk, và giảm khi bạn ghi nhận Thu nợ. Phải trả tăng khi bạn nhận hàng của nhà cung cấp mà chưa thanh toán, xem Mua hàng và nhập kho, và giảm khi bạn ghi nhận Trả nợ. Muốn công nợ chạy, bật module Công nợ khách hàng trong Cài đặt → Tính năng trước.

Theo dõi và thu trả nợ

Vào Mua hàng → Công nợ. Hai tab Phải thu và Phải trả tách hai chiều: khách nợ bạn, và bạn nợ nhà cung cấp.

1. Chọn một khách hàng hoặc nhà cung cấp để mở sổ chi tiết của họ.
2. Đối chiếu số dư với các đơn hàng và giao dịch gốc trước khi động đến tiền. Số dương làm tăng nợ, số âm làm giảm.
3. Khi nhận được tiền của khách, bấm Thu nợ; khi trả tiền nhà cung cấp, bấm Trả nợ. Mỗi lần ghi đều thành một dòng trong sổ.
4. Điều chỉnh chỉ dùng khi có lý do và chứng từ rõ ràng, ví dụ xóa một khoản lệch đã xác minh. Đừng dùng điều chỉnh để "làm đẹp" số dư chưa hiểu vì sao lệch.

Ghi nhầm một khoản thì đừng tìm cách xóa: hủy giao dịch đó để hệ thống giữ cả dòng gốc lẫn bút toán đảo trong lịch sử. Sổ công nợ đáng tin vì mọi thứ đều để lại vết.

Hàng ký gửi vận hành thế nào

Điểm khác biệt duy nhất so với hàng mua đứt: hàng ký gửi vẫn là tài sản của bên gửi cho đến khi bán được. Nó nằm trong kho bạn, đếm được, kiểm kê được, nhưng bạn chưa nợ ai đồng nào. Chỉ khi hàng bán ra, phần đã bán mới thành khoản phải trả cho bên gửi:

Làm theo thứ tự:

1. Bật đủ ba module trong Cài đặt → Tính năng: Nhà cung cấp, Công nợ khách hàng và Hàng ký gửi.
2. Vào Mua hàng → Hàng ký gửi, bấm Hợp đồng mới và chọn nhà cung cấp gửi hàng. Hợp đồng là gốc để hệ thống biết hàng nào là hàng bán hộ và ăn chia thế nào.
3. Nhận hàng vào kho bằng phiếu nhập kho như thường lệ, xem Mua hàng và nhập kho. Hàng thuộc hợp đồng ký gửi được theo dõi tách khỏi hàng của bạn.
4. Bán hàng ở quầy hay theo đơn như mọi sản phẩm khác. Phần bán được dồn vào mục Đã bán, chưa đối soát của hợp đồng.

Đối soát ký gửi cuối kỳ

Đến hạn thanh toán với bên gửi, bạn chốt một kỳ:

1. Mở hợp đồng, sang tab Đối soát và tạo Phiếu đối soát. Chọn ngày Kết thúc kỳ; hệ thống gom mọi giao dịch bán từ mốc đã đối soát gần nhất đến ngày đó.
2. Xem trước danh sách hàng đã bán và số tiền phải trả. Kỳ chưa bán được gì thì hệ thống báo và không có gì để chốt.
3. Bấm Chốt đối soát. Khoản phải trả cho bên gửi xuất hiện bên Công nợ → Phải trả, và mốc Đã đối soát đến của hợp đồng dời tới cuối kỳ vừa chốt.
4. Khi trả tiền cho bên gửi, ghi nhận bằng Trả nợ như với nhà cung cấp bình thường.

Chốt nhầm kỳ thì hủy phiếu đối soát đã chốt: hệ thống thu hồi khoản phải trả và ghi lại vết hủy, không xóa lịch sử.

Khi có vấn đề

Hiện tượng	Nguyên nhân thường gặp	Cách xử lý
Không chọn được bên gửi khi tạo hợp đồng	Module Nhà cung cấp chưa bật, hoặc chưa có hồ sơ nhà cung cấp	Bật module rồi tạo nhà cung cấp trước
Số dư công nợ không khớp với đối chiếu của khách	Hai bên so hai khoảng thời gian khác nhau	Chốt cùng một khoảng, mở từng giao dịch gốc trong sổ chi tiết
Không tạo được phiếu đối soát cho kỳ mong muốn	Kỳ chồng lên một kỳ đã đối soát	Chọn ngày kết thúc sau mốc Đã đối soát đến hiện tại
Muốn sửa một khoản đã ghi	Không sửa trực tiếp được	Hủy giao dịch để tạo bút toán đảo, rồi ghi lại cho đúng

Đọc tiếp

• Bán hàng, trả hàng và kiosk: giao dịch trả sau, nguồn của Phải thu.
• Mua hàng và nhập kho: phiếu nhập, nguồn của Phải trả và hàng ký gửi.
• Theo dõi báo cáo: Tổng hợp công nợ, Tuổi nợ và Báo cáo hàng ký gửi.