Xử lý đơn từ kênh bán
Kênh bán là các hệ thống ngoài đang bán hàng của bạn: sàn thương mại điện tử hoặc website, kết nối qua Tích hợp Sapo và Tích hợp Haravan. Nối kênh xong, đơn khách đặt online tự đổ về Easy Inventory để soạn và giao, còn số tồn với danh mục chạy ngược lên kênh. Trang này cho hai người: quản trị viên nối kênh một lần lúc đầu, và nhân viên xử lý đơn đổ về mỗi ngày.
Câu hỏi phải trả lời trước khi bật bất kỳ đồng bộ nào: hệ thống nào giữ số tồn chính. Trả lời xong thì mọi chỉnh sửa tồn và danh mục chỉ làm ở hệ thống đó, hệ thống còn lại nhận theo.
Dữ liệu nào chạy chiều nào
Ba dòng chảy này độc lập với nhau: danh mục và tồn đi lên kênh, đơn hàng đi xuống, trạng thái giao đi ngược lên để kênh báo cho khách. Khi cấu hình, bạn chọn một trong hai luồng:
- Tất cả kênh: Nextwaves là nguồn tồn kho trung tâm và trao đổi cập nhật với mọi kênh đã kết nối. Đây là lựa chọn cho cửa hàng coi Easy Inventory là sổ cái chính.
- Kênh chính: một kênh dẫn dắt cập nhật danh mục và tồn kho, Easy Inventory nhận theo. Chọn cách này khi đội vận hành đã quen quản lý mọi thứ trên sàn.
Kết nối một kênh
- Vào Cài đặt → Tích hợp và mở Tích hợp Sapo hoặc Tích hợp Haravan.
- Nhập thông tin kết nối lấy từ trang quản trị của kênh, thường là địa chỉ cửa hàng và khóa truy cập.
- Chọn luồng Tất cả kênh hoặc Kênh chính như trên.
- Ghép sản phẩm hai bên với nhau. Hệ thống tự khớp theo SKU trước, rồi đến mã vạch, nên nếu hai bên đặt SKU giống nhau từ đầu thì phần lớn tự ghép xong; xem cách đặt SKU ở trang Danh mục và kho hàng. Phần còn sót nằm ở tab Chưa liên kết của màn hình đồng bộ, xử lý theo mục đối soát bên dưới.
- Chạy đồng bộ thử với một nhóm sản phẩm nhỏ, kiểm tra số liệu hai bên khớp rồi mới mở cho toàn bộ danh mục.
Xử lý đơn đổ về
- Đơn từ kênh xuất hiện trong Bán hàng → Lịch sử đơn hàng, có ghi kênh nguồn ngay trên đơn.
- Trước khi động vào hàng, soát bốn thứ: khách hàng, sản phẩm, kho xử lý và trạng thái thanh toán. Lưu ý các sàn thường đánh dấu đơn hoàn tất ngay khi khách trả tiền, khác với nghĩa "hoàn tất" ở quầy.
- Soạn, kiểm và giao như đơn bình thường theo trang Soạn, kiểm và giao hàng.
- Khi bạn giao xong, trạng thái được đẩy ngược lên kênh theo cấu hình tích hợp, để sàn báo cho khách. Đơn nào kênh chưa nhận được trạng thái thì kiểm tra ở tab Đơn hàng của màn hình đồng bộ.
Đối soát định kỳ với kênh
Dù đồng bộ chạy tự động, mỗi tuần nên chủ động so số một lần:
Vào Tồn kho & Kiểm kê → Đồng bộ Từ xa và bấm Làm mới để hệ thống so sánh hai bên.
Mở tab Chưa liên kết trước tiên. Sản phẩm chỉ tồn tại một bên thì số không bao giờ khớp, nên so sánh khi còn hàng chưa liên kết là phí công. Bấm Sửa từng dòng hoặc Sửa tất cả để hệ thống tự ghép theo SKU rồi mã vạch; kênh chưa hỗ trợ sửa tự động thì liên kết tay từng sản phẩm.
Hết hàng chưa liên kết rồi mới sang tab Tồn kho: so từng sản phẩm, xem trước thay đổi, rồi mới áp dụng hàng loạt.
Các tab Sản phẩm, Danh mục, Đơn hàng và Webhook dùng để soi riêng từng loại dữ liệu khi nghi ngờ một mảng nào đó lệch.
WARNING
Đừng sửa cùng một dữ liệu ở cả hai hệ thống trong lúc đồng bộ đang chạy. Sửa ở hệ thống đang giữ vai trò nguồn chính, bên kia để đồng bộ tự đưa về khớp.
Khi có vấn đề
| Hiện tượng | Nguyên nhân thường gặp | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Đơn đặt trên sàn không thấy về | Kết nối gián đoạn hoặc webhook lỗi | Kiểm tra trạng thái kết nối trong Cài đặt → Tích hợp và tab Webhook của màn hình đồng bộ trước khi tạo đơn bằng tay |
| Tồn hai bên lệch nhau | Cùng một món bán ở cả hai nơi, hoặc sửa tồn ở hệ thống không phải nguồn chính | Xác định giao dịch làm đổi tồn ở mỗi bên để không trừ hai lần, rồi quay về quy tắc chỉ sửa một nơi |
| Một sản phẩm mãi không khớp số | Sản phẩm chưa liên kết giữa hai bên | Xử lý tab Chưa liên kết trước, tự ghép bằng Sửa tất cả hoặc ghép tay |
| Kênh không báo trạng thái giao cho khách | Trạng thái chưa đẩy lên kênh | Kiểm tra tab Đơn hàng của màn hình đồng bộ và cấu hình mốc đẩy trạng thái của tích hợp |
Đọc tiếp
- Soạn, kiểm và giao hàng: xử lý phần hàng của đơn kênh.
- Danh mục và kho hàng: đặt SKU và mã vạch để hai bên tự khớp.
- Cấu hình và tích hợp: nơi khai báo kết nối và webhook.