Mua hàng và nhập kho

Đây là cửa ngõ hàng hóa đi vào hệ thống, thường do nhân viên kho nhận hàng và quản lý kho duyệt phiếu. Có hai chứng từ dễ lẫn: đơn mua hàng ghi kế hoạch đặt với nhà cung cấp, còn phiếu nhập kho ghi hàng thực sự về đến nơi. Đơn mua hàng không đụng gì đến tồn kho; chỉ phiếu nhập kho được hoàn tất mới làm tồn tăng.

Trước khi bắt đầu

Nếu doanh nghiệp theo quy trình đặt hàng, bật module Nhà cung cấp và Đơn mua hàng trong Cài đặt → Tính năng, xem Cấu hình và tích hợp. Sản phẩm và kho nhận phải tồn tại trước, xem Danh mục và kho hàng, và sản phẩm nên có sẵn Giá vốn để báo cáo lợi nhuận có dữ liệu.

Tạo đơn mua hàng

1. Vào Mua hàng → Đơn mua hàng và tạo đơn mới.
2. Chọn nhà cung cấp và kho nhận.
3. Thêm sản phẩm, số lượng và giá mua.
4. Soát tổng tiền rồi xác nhận đơn theo cách công ty bạn phê duyệt việc mua sắm.

Khoản phải trả nhà cung cấp phát sinh từ việc mua hàng theo dõi ở sổ công nợ, xem Công nợ và hàng ký gửi.

Nhập kho không qua đơn mua hàng

Đơn mua hàng là tùy chọn. Hàng về không qua đặt trước, như tồn ban đầu khi triển khai hay hàng mua lẻ, cứ lập thẳng phiếu nhập kho: các bước, trạng thái duyệt và dòng sổ y hệt nhau. Khác biệt duy nhất nằm ở ô Lý do trên phiếu, nơi bạn cho người đọc sổ sau này biết vì sao lô hàng đó xuất hiện.

Nhận hàng vào kho

Vào Nghiệp vụ kho → Nhập kho.

1. Kiểm tra kho nhận

Hệ thống điền sẵn kho bạn dùng lần trước, và đây là ô hay nhập nhầm nhất trên phiếu. Nhìn nó trước khi thêm bất kỳ dòng hàng nào.

2. Chọn lý do nhập

Chọn lý do đúng bản chất thay vì chọn cho xong: nhiều tháng sau mở sổ kho ra, dòng lý do là thứ duy nhất kể lại chuyện gì đã xảy ra. Một số lý do bắt buộc kèm ghi chú.

3. Thêm sản phẩm vào phiếu

Dùng ô Thêm dòng... để tìm sản phẩm theo tên, mã SKU hoặc mã vạch, rồi nhập số lượng.

Hàng gắn thẻ RFID thì chọn đúng sản phẩm hoặc biến thể trước, bật Tự động quét RFID và quét cả lô: mỗi mã EPC quét được thành một đơn vị hàng, xem Quản lý RFID.

Chỉ bật tự động quét khi vùng đọc chỉ có nhóm hàng đang nhập, vì đầu đọc bắt cả thẻ của pallet bên cạnh. Xong một nhóm hàng, tắt tự động quét rồi mới chuyển sang sản phẩm khác.

Sản phẩm bật theo dõi lô thì nhập số lô và hạn dùng; thiếu là dòng hàng không lưu được.

4. Đối chiếu trước khi gửi

So số lượng trên màn hình với hàng thực nhận. Hàng RFID thì so số EPC quét được với số đếm tay; hai con số lệch nhau là có thẻ chưa quét được hoặc thẻ lạ lọt vào.

5. Lưu nháp hoặc tạo yêu cầu

Bấm Lưu nháp nếu chưa nhập xong, hoặc Tạo yêu cầu để gửi phiếu đi.

Hoàn tất phiếu

Phiếu nhập đi theo vòng trạng thái chung của mọi phiếu kho: Nháp → Chờ duyệt → Đã duyệt → Hoàn tất, và tồn chỉ tăng ở bước cuối, xem sơ đồ đầy đủ ở trang tổng quan.

Nếu doanh nghiệp bật bắt buộc duyệt, phiếu nằm chờ tại Chứng từ kho → Phiếu Kho. Người có quyền duyệt mở phiếu, đối chiếu từng dòng với hàng thực nhận, rồi duyệt và hoàn tất.

Người tạo phiếu không tự hoàn tất được phiếu của mình, trừ khi được cấp quyền duyệt. Chủ ý của thiết kế này: người nhận hàng và người xác nhận số liệu là hai người, để không con số nào chỉ dựa vào một chữ tín, xem cách cấp quyền ở Người dùng và bảo mật.

Hàng về thiếu so với đơn mua thì nhập đúng số thực nhận; đừng nhập theo số đặt "cho tròn đơn". Đơn mua hàng vẫn giữ nguyên số đặt để bạn đối chiếu với nhà cung cấp, còn sổ kho phải ghi số hàng thật.

Kiểm tra sau khi nhận

1. Mở Tồn kho & Kiểm kê → Tồn kho và lọc theo kho nhận.
2. Mở Sổ Cái Tồn kho xem dòng tăng tồn kèm số phiếu tham chiếu.
3. Hàng RFID thì tra vài EPC ở Thẻ → Kiểm tra Thẻ xác nhận đúng sản phẩm và kho.

Khi có vấn đề

Hiện tượng	Cách xử lý
Tồn chưa tăng sau khi tạo phiếu	Phiếu còn Chờ duyệt. Vào Chứng từ kho → Phiếu Kho hoàn tất
Không chọn được kho	Kho tắt chức năng nhập. Sửa trong cấu hình kho, xem Danh mục và kho hàng
Báo thiếu lý do	Lý do bắt buộc, hoặc lý do đó cần thêm ghi chú
Báo bắt buộc dùng RFID	Cấu hình yêu cầu quét thẻ. Quét bằng đầu đọc thay vì nhập tay
Báo thiếu số lô	Sản phẩm bật theo dõi lô. Nhập số lô và hạn dùng
Báo trùng mã EPC	Thẻ quét hai lần, hoặc đã gắn cho hàng khác. Tra tại Thẻ → Kiểm tra Thẻ
Không bấm được nút duyệt	Tài khoản thiếu quyền duyệt phiếu kho, xem Người dùng và bảo mật
Nhập nhầm kho	Hủy phiếu nếu chưa hoàn tất; đã hoàn tất thì lập phiếu chuyển kho đưa về đúng chỗ

Số lượng hay kho sai sau khi phiếu đã hoàn tất thì không sửa thẳng số tồn: lập chứng từ điều chỉnh có lý do và giữ dấu vết phiếu gốc, xem Xuất, chuyển và điều chỉnh.

Đọc tiếp

• Xuất, chuyển và điều chỉnh tồn kho: chiều hàng đi ra và cách sửa sai đúng đường.
• Công nợ và hàng ký gửi: khoản phải trả sinh ra từ việc nhập hàng.
• Kiểm kê và đối soát tồn kho: xác nhận định kỳ số nhập vào vẫn còn trên kệ.