Theo dõi báo cáo

Trang này dành cho người phải trả lời các câu hỏi kiểu "hôm nay bán được bao nhiêu", "hàng nào đang lỗ", "số tồn này có tin được không": thường là quản lý cửa hàng và kế toán. Bạn sẽ biết mỗi sáng nhìn vào đâu, câu hỏi nào mở báo cáo nào, và khi hai con số cãi nhau thì lần ngược theo thứ tự nào thay vì đoán.

Số liệu ở đây do các quy trình khác sinh ra: bán ở POS, nhập ở phiếu kho, đối chiếu ở kiểm kê. Báo cáo chỉ soi lại, không sửa được gì; muốn sửa số thì quay về đúng chứng từ gốc.

Ba tầng thông tin

Hệ thống trả lời ba mức câu hỏi khác nhau, đừng dùng lẫn:

Tầng	Trả lời câu hỏi	Mở ở đâu
Bảng điều khiển	Hôm nay có gì cần xử lý ngay	Menu Bảng điều khiển
Tổng quan hôm nay	Đầu ca tình hình thế nào	Báo cáo → Tổng quan hôm nay
Báo cáo chi tiết	Phân tích, đối soát, xuất số liệu	Menu Báo cáo

Bạn chỉ thấy nhóm báo cáo mà tài khoản được cấp quyền xem: quyền xem báo cáo bán hàng, báo cáo tồn kho và báo cáo công nợ cấp riêng từng nhóm. Thiếu nhóm nào thì xin cấp thêm ở trang Người dùng và bảo mật.

Trước khi tin con số

Ba điều kiện quyết định số liệu có nghĩa hay không:

• Sản phẩm đã có Giá vốn. Thiếu giá vốn thì mọi con số lợi nhuận và biên lợi nhuận bằng 0, không phải vì bán lỗ mà vì hệ thống không có gì để trừ.
• Múi giờ đặt đúng tại Cài đặt → Cài đặt chung. Sai múi giờ thì doanh thu cuối ngày rơi sang ngày hôm sau.
• Đã xóa dữ liệu mẫu nếu cửa hàng chạy thật. Đơn mẫu mang mã NWC-SAMPLE- cộng thẳng vào doanh thu.

Mỗi sáng mở Bảng điều khiển

1. Mở Bảng điều khiển.
2. Chọn phạm vi bằng hai ô ở góc trên bên phải: kho và kỳ.
3. Đọc lượt các ô số. Ô Rủi ro tồn kho đỏ thì xử lý trước.
4. Kéo xuống hàng đợi công việc: mỗi dòng là một tình huống hệ thống tự phát hiện, kèm link sang màn hình xử lý, đã sắp theo mức tác động từ trên xuống.

Một ô hiện 0 kèm chú thích không có phát sinh nghĩa là thật sự không có gì trong kỳ đó, không phải màn hình lỗi.

Câu hỏi nào mở báo cáo nào

Tên trong cột phải là tên đúng trên menu Báo cáo:

Bạn đang hỏi	Mở báo cáo
Doanh thu kỳ này bao nhiêu	Tổng hợp doanh thu
Sản phẩm nào bán chạy	Doanh thu theo sản phẩm
Khách nào mua nhiều nhất	Doanh thu theo khách hàng
Nhân viên nào bán tốt	Doanh thu theo nhân viên
Hàng nào đang bán lỗ hoặc biên quá mỏng	Theo dõi lợi nhuận
Sản phẩm nào chạy, sản phẩm nào ì	Hiệu suất sản phẩm
Hàng nào tồn đọng, sắp hết, hay dư thừa	Sức khoẻ tồn kho
Còn bao nhiêu hàng, trị giá bao nhiêu	Tồn kho & định giá
Vì sao số tồn thay đổi	Lịch sử nhập xuất
Số tồn có khớp sổ không	Nhập - Xuất - Tồn
Thẻ RFID đang ở trạng thái nào	Trạng thái thẻ
Ai đang nợ, nợ bao lâu rồi	Tổng hợp công nợ, Tuổi nợ
Ca thu ngân có lệch tiền không	Ca bán & đối soát quỹ
Voucher có kéo được doanh thu không	Hiệu quả voucher
Hàng ký gửi bán được bao nhiêu, còn nợ bên gửi bao nhiêu	Báo cáo hàng ký gửi

Riêng Nhập - Xuất - Tồn đáng nhớ nhất: nó cộng tồn đầu kỳ với phát sinh nhập, trừ phát sinh xuất, ra tồn cuối kỳ theo từng SKU. Khi cần chứng minh sổ kho khớp, đây là báo cáo để mở.

Bốn điều khiển dùng chung

Gần như mọi báo cáo có cùng bộ điều khiển ở đầu trang:

• Kỳ: chọn khoảng dựng sẵn hoặc tự chọn ngày. Các báo cáo không mặc định cùng một kỳ, nên trước khi so hai báo cáo với nhau, chỉnh hai bên về cùng kỳ đã.
• Kho: tất cả kho hoặc một kho. Tài khoản bị giới hạn kho chỉ thấy kho của mình, nên hai người mở cùng một báo cáo có thể thấy hai con số khác nhau mà không ai sai.
• Xuất file: xuất đúng những gì đang thấy, gồm cả bộ lọc và cột đang chọn. Lọc xong rồi hãy xuất.
• Chọn cột: ẩn hiện cột theo ý bạn, hệ thống nhớ riêng cho từng người và từng báo cáo.

Khi hai con số cãi nhau

Lần theo đúng thứ tự này, dừng ở bước nào tìm ra thì thôi:

1. So kỳ và kho giữa hai màn hình đang đối chiếu. Phần lớn trường hợp dừng ngay ở đây.
2. Số lợi nhuận sai thì kiểm tra Giá vốn của các sản phẩm liên quan.
3. Số tồn đáng ngờ thì mở Nhập - Xuất - Tồn, thu hẹp về đúng SKU đó: báo cáo chỉ ra phát sinh nào làm gãy số dư dự kiến. Cần xem từng dòng phát sinh thì sang sổ kho.
4. Lệch với số trên sàn thì mở Tồn kho & Kiểm kê → Đồng bộ Từ xa, xử lý tab Chưa liên kết trước. Chi tiết ở trang Đơn từ kênh bán.
5. Lệch với hàng thật trên kệ thì tổ chức kiểm kê.

Việc cuối ngày

1. Đối chiếu doanh thu với số đơn và từng phương thức thanh toán.
2. Xem Ca bán & đối soát quỹ: ca nào lệch tiền mặt, hoàn tiền và hủy đơn có bất thường không.
3. Lướt Lịch sử nhập xuất xem có biến động tồn hoặc điều chỉnh lớn nào lạ.
4. Nếu dùng công nợ, xem Tuổi nợ để biết khoản nào đến hạn.
5. Việc nào cần xử lý thì giao rõ người và hạn, đừng để trôi sang hôm sau.

Hướng dẫn vận hành

Các cảnh báo hàng sắp hết, hàng bán chậm hay biên lợi nhuận mỏng là tín hiệu để bạn kiểm tra, không phải kết luận. Xem lại giao dịch và bối cảnh thật trước khi đặt thêm hàng, giảm giá hay điều chỉnh tồn.

Khi có vấn đề

Hiện tượng	Nguyên nhân thường gặp	Cách xử lý
Hai báo cáo cho hai số khác nhau	Khác kỳ hoặc khác kho	So lại hai ô chọn ở đầu mỗi báo cáo
Lợi nhuận và biên lợi nhuận bằng 0	Sản phẩm thiếu giá vốn	Nhập Giá vốn cho sản phẩm
Doanh thu cao bất thường	Còn dữ liệu mẫu NWC-SAMPLE-	Xóa dữ liệu mẫu tại Cài đặt → Dữ liệu mẫu
Số cuối ngày rơi sang ngày khác	Múi giờ sai	Sửa tại Cài đặt → Cài đặt chung
Tồn trên báo cáo khác tồn thực tế	Phiếu chuyển hoặc phiếu chờ duyệt còn treo	Hoàn tất phiếu treo rồi xem lại, xem Xuất, chuyển và điều chỉnh
Không thấy một nhóm báo cáo	Tài khoản thiếu quyền xem nhóm đó	Xin cấp quyền, xem Người dùng và bảo mật
Xuất file thiếu dữ liệu	Bộ lọc đang thu hẹp kết quả	Bỏ bớt bộ lọc rồi xuất lại
Số tồn thấy ít hơn đồng nghiệp	Tài khoản bị giới hạn theo kho	Kiểm tra kho được gán trên hồ sơ người dùng

Hai quy tắc tính số hay gây thắc mắc: báo cáo bán hàng không tính đơn nháp và đơn đã hủy; hoàn tiền được trừ thẳng vào doanh thu chứ không bị xóa khỏi số liệu.

Đọc tiếp

• Kiểm kê và đối soát tồn kho: khi số hệ thống lệch với hàng thật.
• Xuất, chuyển và điều chỉnh tồn: đọc sổ kho để truy từng phát sinh.
• Công nợ và hàng ký gửi: xử lý các khoản nợ thấy trên báo cáo.