Soạn hàng, kiểm hàng và giao hàng
Đơn bán tại quầy trao tay ngay nên không cần trang này. Nhưng đơn khách đặt online hoặc hẹn nhận tại cửa hàng thì hàng phải rời kệ đúng món, đúng số, rồi mới rời kho. Ba khâu nối nhau lo việc đó: soạn hàng lấy đúng món khỏi kệ, kiểm hàng soát lại kiện trước khi đóng, và giao hàng lập chứng từ rồi bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Cửa hàng nhỏ một người làm cả ba khâu; kho lớn thường tách người soạn và người kiểm để lỗi của người này bị người kia chặn lại.
Câu hỏi hay gặp nhất, trả lời luôn: tồn kho không giảm lúc soạn, không giảm lúc kiểm, chỉ giảm khi phiếu xuất kho của khâu giao được xác nhận.
Đường đi của một đơn
Ba chứng từ, ba vai khác nhau, đừng lẫn:
| Chứng từ | Vai trò | Đụng đến tồn kho |
|---|---|---|
| Phiếu soạn hàng | Danh sách món cần lấy, giao cho nhân viên đi nhặt | Không |
| Màn hình Kiểm hàng theo đơn | Bàn soát: quét từng món trong kiện so với đơn | Không, và cũng không lưu gì |
| Phiếu xuất kho | Chứng từ giao hàng chính thức | Trừ tồn khi được xác nhận |
Lưu ý tên gọi: Chứng từ kho → Phiếu xuất kho ở đây là phiếu giao hàng theo đơn, khác với Nghiệp vụ kho → Xuất kho dùng cho hàng hỏng hay trả nhà cung cấp, xem Xuất, chuyển và điều chỉnh. Hai màn hình, hai nghiệp vụ, chẳng may trùng chữ.
Đơn nào tạo được phiếu soạn hàng
Hệ thống chỉ nhận soạn đơn thỏa cả ba điều kiện:
- Đơn đã được gán kho xử lý.
- Hình thức giao là giao hàng hoặc nhận tại cửa hàng. Đơn kiosk trao tay ngay nên không qua bước này.
- Trạng thái đơn là Đã thanh toán hoặc Đang xử lý.
Riêng đơn đồng bộ từ sàn còn được nhận cả khi đã Hoàn tất, vì sàn đánh dấu hoàn tất ngay lúc khách trả tiền, trong khi hàng vẫn nằm trong kho của bạn, xem Đơn từ kênh bán. Đơn hoàn tất do POS hoặc web tạo thì đã kết thúc thật, không soạn được nữa.
Soạn hàng
Vào Chứng từ kho → Phiếu soạn hàng. Các tab lọc theo trạng thái phiếu: Tất cả, Nháp, Đang soạn, Hoàn tất, Đã hủy.
Liếc cột Sản phẩm trước khi phát phiếu cho nhân viên: phiếu hiện
0là tạo từ đơn không có dòng hàng nào, phải soát lại đơn gốc đã.Mở phiếu bằng Xem chi tiết, đối chiếu kho, sản phẩm, biến thể và số lượng với đơn gốc.
Đi lấy hàng theo cột vị trí trên từng dòng. Vị trí chỉ hiện khi thẻ của món hàng đã được gán vị trí từ trước, xem Quản lý RFID; chưa gán thì cột này trống và bạn tìm theo trí nhớ.
Ghi số lượng thực lấy vào phiếu. Món nào thiếu, hỏng hay nằm sai chỗ thì ghi nhận riêng, đừng lặng lẽ bỏ qua dòng đó: người kiểm ở khâu sau cần biết.
Kiểm hàng
Khâu này là tấm lưới bắt lỗi trước khi kiện rời kho, làm trên một màn hình riêng:
Vào Nghiệp vụ kho → Kiểm hàng theo đơn. Quét hoặc nhập Mã đơn hàng rồi bấm Tìm đơn.
Con trỏ tự nhảy vào ô Quét sản phẩm, nên cầm máy quét bắn thẳng từng món trong kiện. Hệ thống nhận mã theo thứ tự: mã vạch, mã SKU, rồi tên sản phẩm trùng khớp hoàn toàn.
Đọc kết quả theo trạng thái từng dòng:
Trạng thái Nghĩa là Xử lý Chưa quét Dòng này chưa quét được món nào Tìm món còn thiếu trong kiện Khớp Số quét bằng số trên đơn Không cần làm gì Thiếu n Quét ít hơn đơn n món Bổ sung hàng rồi quét tiếp Thừa n Quét nhiều hơn đơn n món Lấy bớt ra khỏi kiện Nhìn thêm khung Sản phẩm không thuộc đơn: mã nào không khớp dòng nào rơi vào đây kèm cảnh báo. Đó là hàng của đơn khác lẫn vào kiện.
Chỉ đóng kiện khi màn hình báo khớp: mọi dòng Khớp và khung mã lạ trống. Một mã lạ còn sót giữ nguyên trạng thái chưa khớp, kể cả khi các dòng đều đủ số.
Màn hình kiểm hàng không ghi gì vào hệ thống; kết quả quét chỉ nằm trên màn hình đang mở, tải lại trang là mất sạch và phải quét lại từ đầu. Xử lý xong chênh lệch rồi hãy rời màn hình.
Giao hàng
Từ phiếu soạn hàng đã Hoàn tất, bấm Tạo phiếu xuất kho. Tạo từ phiếu soạn chứ đừng tạo từ đơn: phiếu soạn ghi đúng số hàng thực lấy, còn đơn chỉ ghi số khách đặt, hai con số này lệch nhau mỗi khi thiếu hàng.
Phiếu nằm ở Chứng từ kho → Phiếu xuất kho. Mở phiếu, đối chiếu người nhận, địa chỉ, số kiện và đơn vị vận chuyển; danh sách hãng giao khai ở Cài đặt → Đơn vị vận chuyển, xem Cấu hình và tích hợp.
Xác nhận phiếu. Đây chính là lúc tồn kho giảm và sổ kho ghi nhận hàng rời đi.
In phiếu, bàn giao hàng cho tài xế kèm phiếu in, rồi cập nhật trạng thái theo tiến trình vận chuyển. Với đơn từ sàn, trạng thái này được đẩy ngược lên kênh để sàn báo khách, xem Đơn từ kênh bán. Lô hàng không đi nữa thì hủy phiếu trước khi nó được xác nhận.
Khi có vấn đề
| Hiện tượng | Nguyên nhân thường gặp | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Không tạo được phiếu soạn cho đơn | Đơn thiếu kho, sai hình thức giao, hoặc sai trạng thái | Soát ba điều kiện ở đầu trang trên đơn gốc |
Phiếu soạn hiện 0 sản phẩm | Đơn gốc không có dòng hàng | Kiểm tra lại đơn trước khi phát phiếu |
| Báo không tìm thấy đơn khi kiểm | Sai mã đơn, hoặc đơn chưa có phiếu soạn | Soát lại mã; tạo phiếu soạn trước |
| Quét mà không dòng nào tăng | Sản phẩm chưa có mã vạch hoặc SKU trong danh mục | Bổ sung mã, xem Danh mục và kho hàng |
| Dòng báo Thừa dù kiện đúng | Một món bị quét hai lần | Xóa lượt quét và quét lại cả kiện |
| Kiện đúng nhưng vẫn chưa khớp | Còn mã lạ trong khung Sản phẩm không thuộc đơn | Lấy món lạ ra khỏi kiện |
| Phiếu soạn không hiện vị trí | Thẻ chưa được gán vị trí | Gán vị trí trước, xem Quản lý RFID |
Thiếu hàng thì dừng đóng gói và soát tồn, vị trí, phiếu soạn. Quét ra hàng thừa hay sai món thì lấy ra khỏi kiện rồi quét lại. Đừng bao giờ bấm hoàn tất chỉ để tắt cảnh báo: cảnh báo tắt được, đơn giao sai thì không.
Đọc tiếp
- Đơn từ kênh bán: nguồn đơn chính của quy trình này.
- Xuất, chuyển và điều chỉnh tồn kho: phân biệt với nghiệp vụ Xuất kho.
- Quản lý RFID: gán vị trí để cột vị trí trên phiếu soạn có dữ liệu.