Quản lý RFID
Mã vạch cho cả loại hàng một mã chung. RFID cho từng món hàng một mã riêng, gọi là EPC. Đầu đọc không cần nhìn thấy thẻ, nên đọc được nhiều món cùng lúc, kể cả trong thùng kín. Nhờ vậy bạn làm được ba việc mà mã vạch không làm được: kiểm kê nhanh cả kho, truy lịch sử của đúng một món hàng, và để cổng an ninh báo động khi món chưa thanh toán đi qua cửa.
Đổi lại, RFID cần đầu tư: thẻ dán lên từng món, đầu đọc đặt ở các điểm quét, và đường kết nối từ đầu đọc tới phần mềm. Trang này hướng dẫn phần vận hành hằng ngày. Đội kỹ thuật cần đấu nối đầu đọc vào phần mềm riêng thì đọc Tham chiếu tích hợp RFID.
Hệ thống RFID gồm những gì
Đầu đọc cố định gửi từng lần đọc thẻ qua một trạm trung chuyển gọi là MQTT broker, do đội kỹ thuật dựng lúc lắp đặt, xem Cấu hình và tích hợp. Broker ngừng chạy thì mọi đầu đọc đi qua nó cùng ngừng gửi lượt đọc, nên hãy kiểm tra broker đầu tiên khi nhiều đầu đọc cùng mất tín hiệu. Đầu đọc USB và máy quét cầm tay Bluetooth thì kết nối thẳng với trình duyệt hoặc ứng dụng qua nút Kết nối đầu đọc hay Thêm đầu đọc trên từng màn hình. Thông số máy quét cầm tay xem ở Máy quét cầm tay.
Các màn hình dùng đầu đọc: Nhập kho với chế độ tự động quét, nhóm menu Thẻ RFID (tra cứu, gán vị trí, gỡ thẻ), màn hình bán ở quầy, trạm soạn hàng và phiên kiểm kê.
Vòng đời một thẻ
Hai bước đầu hay bị lẫn, và đây là điểm quan trọng nhất trang: đăng ký và gắn là hai việc khác nhau. Tạo thẻ và Nhập hàng loạt trên Thẻ RFID → Danh sách thẻ chỉ đăng ký mã EPC vào hệ thống, không tạo đơn vị tồn nào. Liên kết EPC với tồn kho chỉ sinh ra ở phiếu nhập kho, không tự sinh từ một lần quét. Nhờ quy tắc đó, một thẻ lạ lọt vào vùng đọc không thể tự biến thành tồn kho.
Mỗi thẻ còn mang một trạng thái cho biết món hàng của nó đang ở đâu trong vòng đời:
| Trạng thái | Nghĩa là |
|---|---|
| Đang hoạt động, Đã tìm thấy, Thất lạc, Đã phân bổ | Món hàng đang ở trong kho. Đã tìm thấy, Thất lạc và Đã phân bổ chỉ đặt bằng tay. |
| Đã chuyển | Món hàng nằm trên một phiếu chuyển kho và chỉ di chuyển cùng phiếu đó. |
| Đang cho mượn | Món hàng đã cho mượn. Nó chỉ quay lại qua phiếu nhập kho với lý do Nhập trả hàng mượn. |
| Đã bán, Xuất kho | Món hàng đã rời kho. Có thể gỡ hoặc xóa thẻ. |
| Ngừng sử dụng | Trạng thái cuối. Dùng cho hàng báo mất trên một khoản cho mượn. |
| Đã gỡ | Thẻ đã gỡ, chờ dùng lại hoặc bị xóa hẳn. |
Đổi trạng thái không ghi phiếu kho. Vì vậy người dùng không tự đặt được Đã chuyển, không tự đưa lại vào kho một thẻ đã rời kho, và không khôi phục được thẻ đã gỡ mà còn gắn sản phẩm. Thẻ như thế phải nhập kho lại qua phiếu nhập.
Kết nối đầu đọc
Vào Cài đặt → Đầu đọc RFID.
Tạo hoặc mở đầu đọc, kiểm tra tên, trạng thái và vị trí lắp.
Đọc thử một thẻ đã biết ngay tại chỗ đặt máy thật.
Đầu đọc cố định không nhận được lần quét nào thì kiểm tra MQTT broker trước, chỉnh công suất sau.
Hướng dẫn vận hành
Đọc thử tại vị trí lắp thật, không thử trên bàn làm việc rồi mang ra kho. Để công suất thấp trước, chỉ tăng khi vùng đọc chưa phủ đủ: công suất cao làm vùng đọc rộng hơn và dễ bắt nhầm thẻ của kệ bên cạnh. Giữ thẻ rời và hàng không liên quan ngoài vùng đọc. Kim loại, chất lỏng, thẻ bị gập hoặc dán chồng lên nhau đều làm lần đọc chập chờn.
Đăng ký thẻ
Dùng khi chỉ cần để hệ thống biết các EPC, ví dụ trước khi hàng về. Việc này không tạo tồn kho.
Vào Thẻ RFID → Danh sách thẻ và bấm Tạo thẻ.
Gõ hoặc quét EPC, chọn Loại (Sản phẩm, Vị trí hoặc Khác) và sản phẩm hoặc vị trí, rồi lưu.
Với nhiều EPC, bấm Nhập hàng loạt, dán các EPC mỗi mã một dòng hoặc cách nhau bằng dấu phẩy, rồi bấm Nhập. Thông báo cho biết bao nhiêu mã được tạo, bị bỏ qua hoặc lỗi.
EPC đã tồn tại bị từ chối với thông báo "Đã có thẻ với mã EPC này". EPC được cắt khoảng trắng và đổi sang chữ hoa trước khi so, nên e200… và E200… là cùng một thẻ. Nếu gói dịch vụ có giới hạn số thẻ, tạo vượt giới hạn sẽ bị từ chối.
Gắn thẻ với sản phẩm
Việc gắn diễn ra ngay trong lúc nhận hàng, trên phiếu nhập kho, xem quy trình đầy đủ ở Mua hàng và nhập kho:
- Sản phẩm hoặc biến thể phải tồn tại trước, xem Danh mục và kho hàng.
- Vào Nghiệp vụ kho → Nhập kho, chọn đúng sản phẩm hoặc biến thể trên dòng hàng.
- Bật Tự động quét RFID rồi đưa cả nhóm hàng đồng nhất vào vùng đọc. Mỗi EPC quét được thành một đơn vị hàng.
- Soát danh sách EPC: gỡ mã lạ hoặc mã trùng trước khi xác nhận. Đầu đọc bắt được cả thẻ của pallet bên cạnh, nên tắt tự động quét trước khi chuyển sang sản phẩm khác.
- Hoàn tất phiếu nhập. Từ lúc này, mỗi EPC gắn với một món hàng cụ thể và đi theo nó qua mọi nghiệp vụ.
Với từng EPC, phiếu nhập xử lý như sau:
- EPC mới được tạo thành thẻ đang hoạt động ở kho nhận.
- EPC đã gỡ bằng Quét để gỡ được nhận lại như thẻ mới.
- EPC đã xuất kho, cho mượn hoặc khách trả chỉ nhập lại được khi bật Cho phép nhập lại EPC đã xuất kho trong Cài đặt → Cài đặt kho.
- EPC đang còn trong kho bị bỏ qua. Khi món hàng rời kho, dùng Xuất kho.
- EPC ở trạng thái Đã bán hoặc Ngừng sử dụng bị từ chối vì đây là trạng thái cuối.
- EPC đang cho mượn bị từ chối, trừ khi phiếu nhập dùng lý do Nhập trả hàng mượn của chính khoản mượn đó.
- Khi bật Ghép UID / thẻ nghiêm ngặt, mỗi EPC cần đúng một UID, và UID đã dùng cho EPC khác còn trong kho bị từ chối.
Tra cứu một thẻ
Khi một thẻ có gì đó không ổn, mở màn hình này trước tiên:
Vào Thẻ RFID → Kiểm tra hàng. Bấm Thêm đầu đọc USB hoặc Thêm đầu đọc Bluetooth, rồi Bắt đầu quét và đưa món hàng lại gần đầu đọc. Hoặc gõ mã EPC hay UID vào ô tra cứu rồi bấm Kiểm tra.
Chọn kho để xem tồn tại kho đó. Kết quả gồm sản phẩm, giá, trạng thái thẻ và trạng thái thanh toán. Nếu doanh nghiệp chưa biết EPC, hệ thống thử tra trong thẻ mà doanh nghiệp liên kết chia sẻ, rồi đối chiếu GTIN trong mã SGTIN-96 với mã vạch sản phẩm.
Bấm Xem chi tiết để mở Truy xuất nguồn gốc: lô, ngày vào và ra, lịch sử phát sinh, đơn hàng và dòng thời gian trạng thái.
Ngưỡng cự ly gần chỉ giữ thẻ ở gần đầu đọc, dùng khi nhiều thẻ nằm sát nhau. Trên ứng dụng di động cũng có Kiểm tra hàng, và thêm Tìm hàng: chọn một EPC hoặc một sản phẩm, bấm Bắt đầu tìm rồi đi theo tiếng bíp. Công suất giảm dần mỗi khi đọc trúng, nên bạn phải lại gần hơn để tiếp tục nghe tiếng bíp.
Gán vị trí cho thẻ
Vị trí xác định bằng thẻ vị trí dán cố định trên từng ô kệ, không phải bằng ô chọn trên màn hình. Tạo trước các thẻ loại Vị trí trong Thẻ RFID → Danh sách thẻ, kèm kho và ô kệ hoặc nhãn tự do như "Kệ A1", và dán mỗi ô kệ một thẻ.
Vào Thẻ RFID → Gán vị trí, bấm Kết nối đầu đọc, rồi Bắt đầu quét.
Quét thẻ vị trí của ô kệ cho đến khi Vị trí hiện tại được khóa. Chưa đọc thẻ vị trí thì màn hình báo chưa khóa vị trí. Đây là chủ ý, không phải lỗi.
Quét lần lượt các thẻ sản phẩm nằm trong ô kệ đó. Soát mục Sản phẩm sẽ ghi nhận, gỡ dòng sai bằng Gỡ khỏi danh sách chờ, rồi bấm Lưu {count} vị trí (
{count}là số thẻ chờ lưu). Sau này quét lại thẻ nào ở vị trí khác, hệ thống chuyển nó sang vị trí mới, không giữ hai nơi cùng lúc.
Xem kết quả ở Thao tác khác → Vị trí trên danh sách thẻ, kèm số thẻ theo từng vị trí.
Trên máy cầm tay, ô kệ được khóa theo hai giá trị trong Cài đặt → Cài đặt RFID: Khóa vị trí: số lần đọc và Khóa vị trí: RSSI (dBm). Không khóa được thì trước hết kiểm tra thẻ vị trí đã được tạo chưa, rồi giảm Khóa vị trí: RSSI (dBm) (ví dụ -70).
Vị trí gán ở đây hiện lên phiếu soạn hàng, giúp người soạn biết đi thẳng tới kệ nào, xem Soạn, kiểm và giao hàng.
Gỡ thẻ
Gỡ thẻ là bước ghi sổ sau khi món hàng đã rời kho, không phải cách để xuất kho: thẻ của hàng còn trong kho không gỡ được.
Chỉ gỡ được thẻ ở trạng thái Stock out hoặc Sold.
Vào Thẻ RFID → Quét để gỡ. Bấm Thêm đầu đọc rồi Bắt đầu tất cả, hoặc dùng Thêm EPC thủ công.
Soát danh sách (Sẵn sàng, Cần kiểm tra, Trùng lặp), thêm Ghi chú (không bắt buộc) nếu cần, bấm Gỡ {count} thẻ và xác nhận.
Đọc kết quả: đã gỡ, đã gỡ trước đó, còn trong kho (bỏ qua) và không tìm thấy.
Mã EPC gỡ xong vẫn còn trong hệ thống cùng toàn bộ lịch sử. Chỉ liên kết sản phẩm, lô và vị trí bị bỏ để chiếc thẻ vật lý dùng lại được. Thẻ đã gỡ nằm ở Thẻ RFID → Thẻ đã gỡ, nơi bạn có thể Khôi phục thẻ chưa gắn sản phẩm, Xóa mục đã chọn hoặc Xóa tất cả thẻ đã gỡ. Thẻ đã gỡ cũng tự bị xóa sau một thời gian lưu giữ do máy chủ cấu hình, mặc định 30 ngày.
Muốn xóa ngay một thẻ Xuất kho hoặc Đã bán cùng lịch sử của nó, dùng Xóa trong menu của dòng. Thẻ mà món hàng còn tồn kho thì không xóa được: "Chưa thể xóa thẻ này. Hàng gắn thẻ phải được xuất kho hoặc bán trước."
Hướng dẫn vận hành
Muốn dùng lại một mã EPC, xem lịch sử của nó trước, đừng dán lên hàng mới khi chưa kiểm tra.
Gom hàng vào thùng
Thùng là một tem RFID đại diện cho các món bên trong. Quét tem thùng khi xuất kho, bán hoặc chuyển kho là chuyển cả các món trong thùng.
Trên danh sách thẻ, vào Thao tác khác → Thùng hàng và bấm Thùng mới. Hoặc in trước tem trống bằng In tem thùng, từ 1 đến 200 tem.
Quét tem thùng, rồi quét các món. Hàng chỉ có mã QR thì thêm ở Hàng không gắn thẻ.
Bấm Đóng thùng với {count} đơn vị. Trên trang thùng, dùng Đóng thùng để cố định nội dung, Mở lại thùng để sửa, hoặc Tháo thùng để trả các món về hàng lẻ và dùng lại tem.
Chỉ cho vào thùng được món còn trong kho, các món phải cùng một kho, và không xếp thùng vào thùng khác. Quét tem đang dùng cho một thùng sẽ mở lại đúng thùng đó. Phiếu xuất chỉ quét được một phần thùng đã đóng thì bị từ chối: "Thùng … còn thiếu hàng. Hãy quét lại cả thùng." Món lấy ra riêng lẻ sẽ rời thùng.
Kiểm kê bằng RFID
RFID có lợi rõ nhất ở kiểm kê: thay vì đếm tay từng kệ, bạn đi một vòng kho với đầu đọc, hệ thống tự so số thẻ quét được với số tồn đang ghi. Quy trình đầy đủ, gồm cả cách xử lý chênh lệch, nằm ở trang Kiểm kê và đối soát tồn kho.
Khi có vấn đề
| Hiện tượng | Nguyên nhân thường gặp | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Đọc thiếu thẻ | Thẻ bị che, hàng xếp quá dày | Đổi hướng sản phẩm, giảm số lượng trong vùng đọc mỗi lượt |
| Đọc dư thẻ lạ | Vùng đọc lan sang kệ hoặc pallet bên cạnh | Giảm công suất hoặc tách khu vực quét |
| Đầu đọc cố định không gửi lần quét nào | Mất kết nối MQTT broker | Kiểm tra broker và cấu hình thiết bị, xem Cấu hình và tích hợp |
| EPC trả về sản phẩm khác | Thẻ từng gắn cho hàng khác | Dừng nghiệp vụ, mở Kiểm tra hàng xem lịch sử trước khi sửa liên kết |
| Quét ra thẻ lạ | EPC chưa đăng ký, hoặc đăng ký rồi nhưng chưa gắn sản phẩm | Đăng ký hoặc nhập kho món hàng đó cho đúng vòng đời |
| Không gỡ được thẻ | Món hàng vẫn còn tồn trong kho | Xuất kho hoặc bán trước, rồi mới gỡ |
| Đã tạo thẻ mà tồn kho không đổi | Tạo thẻ và Nhập hàng loạt chỉ đăng ký EPC | Nhập hàng bằng Nhập kho |
| Không khôi phục được thẻ đã gỡ | Thẻ vẫn gắn với sản phẩm | Nhập kho lại thẻ đó qua phiếu nhập |
| "Có thẻ đang cho mượn" | EPC đang cho mượn | Nhận lại bằng phiếu nhập với lý do Nhập trả hàng mượn |
| Màn hình gán vị trí báo Cần có thẻ vị trí | Chưa tạo thẻ loại Vị trí | Tạo thẻ vị trí trong Danh sách thẻ và dán lên ô kệ |
Đọc tiếp
- Kiểm kê và đối soát tồn kho: dùng đầu đọc cho việc đáng tiền nhất.
- Mua hàng và nhập kho: nơi EPC được gắn với sản phẩm.
- Cấu hình và tích hợp: khai báo đầu đọc và MQTT broker.
- Tham chiếu tích hợp RFID: tài liệu cho đội kỹ thuật tự đấu nối đầu đọc.
Làm trên di động
Ứng dụng Sense Inventory làm được việc này trên điện thoại hoặc máy cầm tay, và kiểm kê dùng được khi offline. Xem Dùng ứng dụng di động và Kết nối đầu đọc với ứng dụng.