Kiểm kê và đối soát tồn kho
Kiểm kê là việc đem hàng thật trên kệ ra so với số hệ thống đang ghi, rồi xử lý phần lệch một cách có kiểm soát. Cửa hàng thường làm định kỳ cuối tháng hoặc cuối quý, và làm ngay khi nghi số liệu có vấn đề. Trên menu, việc này nằm ở Tồn kho & Kiểm kê → Kiểm kê kho. Trên màn hình, các nút gọi nó là "đối chiếu": hai chữ, cùng một việc.
Một phiên kiểm kê đối soát ba thứ: số hệ thống kỳ vọng, số đầu đọc thực sự đọc được, và quyết định của bạn với phần chênh lệch. Số kỳ vọng lấy từ sổ kho. Thẻ đọc được sẽ ghép với sản phẩm, và tồn kho chỉ đổi khi bạn chọn điều chỉnh.
Vòng đời một phiên
Đáng nhớ nhất là ghi chú bên phải: bấm hoàn tất chưa chắc đã đổi tồn. Tồn chỉ thay đổi khi bạn chọn chốt kèm điều chỉnh, xem mục Hoàn tất phiên và điều chỉnh tồn. Lỡ tay thì nút Hoàn tác lùi phiên lại một bậc. Quyền hoàn tác được cấp riêng cho vai trò.
Trước khi bắt đầu
Làm ba việc này trước khi tạo phiên. Bỏ qua thì sẽ đếm ra lệch ảo, tức là lệch do phiếu chưa xong chứ không phải mất hàng:
- Nhận nốt các phiếu chuyển kho đang treo. Hàng đang trên đường không thuộc kho nào nên sẽ hiện ra như hàng thiếu, xem Xuất, chuyển và điều chỉnh.
- Duyệt và hoàn tất các phiếu nhập, xuất còn ở Đã gửi hoặc Đã duyệt. Phiếu chưa hoàn tất thì số hệ thống chưa cập nhật.
- Thống nhất giờ bắt đầu với những người cùng đếm, để mọi người so với cùng một mốc.
Xem qua số hiện tại ở Tồn kho & Kiểm kê → Tồn kho, lọc theo kho sắp kiểm để hình dung phạm vi:
Tạo phiên và bắt đầu
Vào Tồn kho & Kiểm kê → Kiểm kê kho và bấm Đối chiếu mới.
Trong hộp Bắt đầu đối chiếu, chọn Kho. Kiểm kê một kho bao gồm mọi kho con và vị trí của nó.
Ở Phạm vi kiểm kê, chọn:
- Toàn kho: mọi sản phẩm đang có tồn ở đó.
- Mặt hàng đã chọn, tức kiểm điểm: tìm sản phẩm ở Mặt hàng cần kiểm, hoặc bấm Nhập file (CSV hoặc XLSX, mỗi dòng một SKU, mã vạch hoặc mã sản phẩm, tối đa 5.000 dòng; có Tải tệp mẫu). Một phiên kiểm điểm có tối đa 2.000 sản phẩm. Sản phẩm gốc được thay bằng các biến thể của nó, còn combo bị từ chối.
- Theo danh mục: xem mục kế tiếp.
Thêm Ghi chú (không bắt buộc) nếu cần, rồi bấm Bắt đầu đối chiếu. Phiên đếm mở ra.
Phiên chỉ bao một kệ hoặc một danh mục thì kết quả chỉ nói về phạm vi đó. Đừng suy ra cho cả kho. Số kỳ vọng lấy từ sổ kho, không phải từ số lượng thẻ đang có.
Kiểm theo danh mục
Bấm Đối chiếu mới và chọn Kho.
Ở Phạm vi kiểm kê, chọn Theo danh mục.
Trong Danh mục cần kiểm kê, tìm và chọn danh mục để thêm. Danh mục cha bao gồm các danh mục con. Mỗi phiên có tối đa 200 danh mục.
Bấm Bắt đầu đối chiếu. Đầu phiên hiện "Danh mục: …". Chỉ sản phẩm thuộc các danh mục đó được kỳ vọng, đếm và điều chỉnh. Thẻ khác đọc được sẽ hiện ở Ngoài phạm vi kiểm kê. Biến thể không có danh mục được tính theo danh mục của sản phẩm cha.
Không thêm được danh mục sau khi phiên đã bắt đầu. Muốn thu hẹp phiên đang chạy, dùng Loại theo danh mục, hoặc chọn sản phẩm rồi bấm Loại khỏi kiểm kê. Loại một danh mục chỉ bỏ các sản phẩm chưa đếm. Sản phẩm đã đếm phải loại từng cái, và chỉ khi bật Kiểm kê: cho phép xóa sản phẩm đã đếm trong Cài đặt → Cài đặt kho.
Quét và đọc chênh lệch
Mở phiên. Ở mục Đầu đọc, bấm Thêm đầu đọc và chọn USB (Web Serial) hoặc Bluetooth (NHR-10 / Nextwaves). Chọn mục Bluetooth để ghép máy quét cầm tay, xem Máy quét cầm tay. Cách này chạy trên Chrome hoặc Edge. Bấm Bắt đầu hoặc Bắt đầu tất cả. Lượt đọc hiện ở Thẻ đọc trực tiếp. Khi bật Tự đồng bộ mỗi 2 giây, lượt đọc được tải lên tự động; muốn tải ngay thì bấm Đồng bộ ngay.
Quét theo một tuyến cố định, ví dụ trái sang phải, trên xuống dưới, để không sót và không quét trùng khu. Nhiều thiết bị quét vào cùng một phiên được. Thẻ kệ và thẻ vị trí tự bị loại.
Nhìn vào số EPC duy nhất, đừng nhìn tổng lần đọc: một thẻ được đọc ba trăm lần vẫn chỉ là một món hàng.
Đọc kết quả theo các tab của danh sách việc:
Nhóm Nghĩa là Phản xạ đầu tiên Đã quét đủ Quét thấy đúng như hệ thống ghi Không cần làm gì Thất lạc Hệ thống ghi có, quét không thấy Soát phiếu chuyển treo và các kệ lân cận trước khi kết luận mất Thừa Quét thấy, hệ thống không ghi ở đây. Nhãn đã bán mà còn trên kệ cũng tính là thừa Hàng để sai chỗ, hoặc nhập mà chưa ghi phiếu Thẻ lạ Lượt đọc không khớp sản phẩm nào đang có tồn: chưa đăng ký, đã rời kho, hoặc chưa gắn sản phẩm. Không tính là chênh lệch Ghi lại mã, xử lý sau phiên theo vòng đời thẻ Trùng lặp Cùng một thẻ bị đọc hơn một lần Soát lại tuyến quét, thẻ dán chồng Chưa đếm Sản phẩm chưa được quét hoặc đếm Quét tiếp, hoặc loại khỏi phiên Khu nào đáng ngờ, quét lại từ góc khác trước khi kết luận. Thẻ đọc sót vì bị che là chuyện thường, xem Quản lý RFID.
Thẻ thuộc kho khác và sản phẩm ngoài phạm vi được giữ riêng, không được đếm hay điều chỉnh. Nếu bật Kiểm kê: cho phép nhập thủ công trong Cài đặt → Cài đặt kho, dùng Đếm thủ công trên một dòng để thêm số lượng hoặc khối lượng, và Thêm sản phẩm để đếm sản phẩm chưa có trong danh sách. Thao tác khác → Đếm lại toàn phiên xóa mọi thẻ đã quét và số đếm tay của phiên trên mọi thiết bị, sau khi bạn gõ DEM LAI để xác nhận.
Hoàn tất phiên và điều chỉnh tồn
Xác minh từng dòng lệch bằng Sổ kho và lịch sử EPC trước khi động vào số, xem cách đọc sổ.
Bấm Hoàn tất đối chiếu. Nút bị khóa cho đến khi quét hoặc đếm ít nhất một món. Hộp Chốt phiên đối chiếu đưa ba lựa chọn, và đây là chỗ quyết định tồn có đổi hay không:
- Tiếp tục quét: chưa xong, quay lại đếm tiếp.
- Chỉ chốt phiên: khóa phiên để giữ kết quả, tồn kho giữ nguyên. Dùng khi cần cấp trên xem trước.
- Chốt & điều chỉnh tồn: khóa phiên và ghi điều chỉnh tồn kho cho mọi chênh lệch. Tồn thay đổi tại đây.
Có thể bật Không điều chỉnh một số sản phẩm, đánh dấu các sản phẩm bỏ qua và thêm Lý do (không bắt buộc). Đánh dấu sản phẩm ở mục Đưa thẻ đã bán trở lại tồn kho để thẻ đã bán còn trên kệ hoạt động lại trong tồn kho.
Xác nhận. Trang hiện "Đã hoàn tất đối chiếu". Sau đó bấm Duyệt đối chiếu để đóng phiên. Trên web, bước duyệt không điều chỉnh tồn, nên việc điều chỉnh phải làm ở bước chốt.
Mở Sổ kho, lọc loại hành động Điều chỉnh kiểm kê, soát lại các dòng vừa ghi.
Nếu Kiểm kê: tăng tồn khi dư đang tắt, chỉ phần thiếu được điều chỉnh. Phần thừa vẫn được báo cáo nhưng không cộng vào tồn. Nếu đã chọn Chỉ chốt phiên mà giờ muốn điều chỉnh trên web, hãy hoàn tác về Đang thực hiện rồi chốt lại kèm điều chỉnh, hoặc duyệt từ ứng dụng di động bằng Duyệt & Điều chỉnh tồn kho. Điều chỉnh lần hai bị từ chối, nên cùng một chênh lệch không bị ghi hai lần.
Xuất kết quả hoặc Mẫu 05-VT
Trong phiên, bấm Xuất Excel.
Chọn Dòng (Tất cả sản phẩm hoặc Chỉ sản phẩm lệch), Kèm cột EPC, bộ lọc Kho và Định dạng (Excel (.xlsx) hoặc CSV (chỉ bảng chính)).
Ở Bố cục, chọn Biên bản kiểm kê (Mẫu 05-VT) để có biên bản chính thức. Chọn Căn cứ thông tư (Thông tư 200/2014/TT-BTC, 133/2016/TT-BTC hoặc 99/2025/TT-BTC) và điền Ban kiểm kê: người đầu tiên là trưởng ban, tối đa 7 người.
Bấm Xuất. Biên bản tính theo giá vốn của từng sản phẩm và kèm một trang liệt kê từng EPC, tối đa 100.000 dòng.
Hủy hoặc hoàn tác một phiên
Cả hai thao tác đều không xóa lịch sử: việc đảo ngược được ghi thành bút toán mới.
- Hoàn tác lùi một bậc và cần lý do ít nhất 10 ký tự. Đã duyệt quay về Hoàn tất và đảo mọi điều chỉnh làm lúc duyệt. Hoàn tất quay về Đang thực hiện, đảo điều chỉnh lúc chốt và xóa kết quả để lần chốt sau bắt đầu lại.
- Hủy kiểm kê dùng được ở mọi trạng thái trừ Đã hủy. Trên web, chọn Thao tác khác → Hủy kiểm kê, nhập Lý do hủy (bắt buộc) ít nhất 10 ký tự và bấm Hủy kiểm kê. Mọi điều chỉnh tồn mà phiên đã ghi đều được hoàn lại.
Cả hai đều kiểm tra trước rằng việc đảo không làm tồn xuống dưới 0, trừ khi bật Cho phép bán âm. Hủy sau khi khách đã mua phần hàng thừa có thể báo lỗi "Không đủ tồn kho".
Khi có vấn đề
| Hiện tượng | Nguyên nhân thường gặp | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Rất nhiều sản phẩm báo thiếu cùng lúc | Phiếu chuyển kho đang treo | Nhận nốt phiếu treo rồi kiểm lại, xem Xuất, chuyển và điều chỉnh |
| Một sản phẩm thiếu đúng bằng một lô | Phiếu nhập của lô đó chưa hoàn tất | Hoàn tất phiếu rồi so lại |
| Sản phẩm báo thừa | Hàng để sai kệ, hoặc nhập chưa ghi phiếu | Tìm ở kệ lân cận; lập phiếu nhập bổ sung nếu đúng là chưa ghi |
| Quét ra thẻ lạ | EPC chưa đăng ký hoặc chưa gắn sản phẩm | Ghi lại mã, xử lý sau phiên theo vòng đời thẻ |
| Không hoàn tất được phiên | Phiên chưa quét được mã nào | Quét ít nhất một phần phạm vi rồi mới hoàn tất |
| Số vẫn lệch sau khi điều chỉnh | Còn phiếu chưa xong, hoặc lấy số kỳ vọng từ danh sách thẻ | Số kỳ vọng lấy từ Sổ kho; kiểm tra ở đó và hoàn tất phiếu còn treo |
| Không quét tiếp được vào phiên | Phiên đã được chốt | Hoàn tác về Đang thực hiện (lý do ít nhất 10 ký tự) |
| "Phiên đối chiếu chưa hoàn thành" | Bấm duyệt khi chưa chốt phiên | Chốt phiên rồi mới duyệt |
| Không thấy Đếm thủ công | Nhập thủ công đang tắt | Bật Kiểm kê: cho phép nhập thủ công trong Cài đặt → Cài đặt kho |
| Thiết bị mất kết nối giữa chừng | Mất mạng hoặc mất MQTT | Dừng ở ranh giới rõ ràng, kiểm tra dữ liệu đã lưu, quét lại phần bị ảnh hưởng |
Đọc tiếp
- Xuất, chuyển và điều chỉnh tồn kho: dọn phiếu treo trước phiên và đọc sổ sau phiên.
- Quản lý RFID: thiết bị quét và cách xử lý thẻ lạ.
- Theo dõi báo cáo: báo cáo Nhập - Xuất - Tồn để chứng minh sổ khớp sau điều chỉnh.
Làm trên di động
Ứng dụng Sense Inventory làm được việc này trên điện thoại hoặc máy cầm tay, và kiểm kê dùng được khi offline. Trên ứng dụng, bấm Hoàn tất rồi Trượt để hoàn tất. Tồn được điều chỉnh khi chọn Hoàn tất & Điều chỉnh tồn kho, hoặc ở bước Duyệt khi chọn Duyệt & Điều chỉnh tồn kho. Chỉ hoàn tất và Chỉ duyệt giữ nguyên tồn. Phiên bắt đầu khi offline hiện "Ngoại tuyến · chưa đồng bộ" cho đến khi tải lên. Xem Dùng ứng dụng di động và Kết nối đầu đọc với ứng dụng.