Theo dõi báo cáo
Trang này dành cho quản lý cửa hàng và kế toán. Đọc xong, bạn biết mỗi sáng xem ở đâu, câu hỏi nào mở báo cáo nào, và khi hai con số lệch nhau thì truy theo thứ tự nào.
Số liệu ở đây do các quy trình khác sinh ra: bán ở POS, nhập ở phiếu kho, đối chiếu ở kiểm kê. Báo cáo chỉ hiển thị, không sửa được số liệu. Muốn sửa số thì sửa ở chứng từ gốc.
Ba tầng thông tin
Mỗi tầng trả lời một loại câu hỏi:
| Tầng | Trả lời câu hỏi | Mở ở đâu |
|---|---|---|
| Tổng quan | Tình hình bán hàng và tồn kho trong kỳ | Menu Tổng quan |
| Tổng quan hôm nay | Doanh thu, đơn hàng và việc cần xử lý hôm nay | Báo cáo → Tổng quan hôm nay |
| Báo cáo chi tiết | Phân tích, đối soát, xuất số liệu | Menu Báo cáo |
Bạn chỉ thấy báo cáo mà tài khoản được cấp quyền xem. Báo cáo bán hàng, tồn kho, công nợ, ký gửi và hóa đơn điện tử được cấp quyền riêng. Báo cáo công nợ, ký gửi và hóa đơn điện tử còn cần module tương ứng đang bật. Thiếu báo cáo nào thì xin cấp quyền, xem Người dùng và bảo mật.
Trước khi tin con số
Kiểm tra ba điều kiện sau:
- Sản phẩm đã có Giá vốn. Thiếu giá vốn thì lợi nhuận và biên lợi nhuận sai, vì hệ thống không có giá vốn để trừ.
- Múi giờ đặt đúng tại Cài đặt → Cài đặt chung. Sai múi giờ thì doanh thu cuối ngày rơi sang ngày hôm sau.
- Đã xóa dữ liệu mẫu nếu cửa hàng chạy thật. Đơn mẫu mang mã
NWC-SAMPLE-được tính vào doanh thu.
Về cách tính: báo cáo bán hàng chỉ đếm đơn loại Bán hàng đã hoàn tất, tính theo ngày hoàn tất. Doanh thu gộp là tổng tiền đơn, doanh thu thuần là tổng tiền đơn trừ thuế. Hoàn tiền đã hoàn tất được trừ ra, tính theo ngày hoàn tiền và không kèm thuế. Ngày bắt đầu và kết thúc tính theo múi giờ của cửa hàng, ngày kết thúc được tính đến hết ngày.
Mỗi sáng mở Tổng quan
Mở Tổng quan. Trang có hai chế độ xem là Tồn kho và Bán hàng.
Chọn kho ở các nút phía trên (mặc định Tất cả kho) và chọn Kỳ: 7 ngày qua (mặc định), 30 ngày qua, Tháng này hoặc Tháng trước. Dòng Cập nhật lúc cho biết số liệu mới đến thời điểm nào.
Ở chế độ Bán hàng, đọc lần lượt các ô Doanh thu thuần, Đơn hàng, Giá trị đơn TB và Lợi nhuận thực. Mỗi số được so với Kỳ trước. Bấm Xem báo cáo trên một thẻ để mở báo cáo tương ứng.
Ở chế độ Tồn kho, xem Giá trị thẻ đang hoạt động, Giá trị sổ sách, số mặt hàng có tồn bằng hoặc dưới mức tối thiểu, Trạng thái thẻ RFID, Biến động kho và Hoạt động gần đây.
Một ô hiện 0 kèm chú thích không có phát sinh nghĩa là kỳ đó thật sự không có giao dịch, không phải lỗi. Cửa hàng chưa có sản phẩm và đơn nào thì trang hiện thẻ Bắt đầu.
Tổng quan hôm nay tự làm mới mỗi phút. Khối Cần chú ý cảnh báo năm tình huống: sản phẩm chỉ còn đủ bán dưới 7 ngày, SKU không bán được hơn 30 ngày, ca POS mở quá 12 giờ, ca bị lệch tiền mặt khi đóng ca trong 24 giờ qua, và tỷ lệ hoàn tiền hôm nay gấp 2 lần trung bình 7 ngày.
Câu hỏi nào mở báo cáo nào
Trang Báo cáo chia thẻ báo cáo thành các nhóm Tổng quan, Bán hàng, Tồn kho, Tài chính và Tiếp thị. Tên trong cột phải là tên thẻ trên trang này:
| Bạn đang hỏi | Mở báo cáo |
|---|---|
| Doanh thu kỳ này bao nhiêu | Tổng hợp doanh thu |
| Sản phẩm nào bán chạy | Báo cáo sản phẩm, tab Doanh thu |
| Khách nào mua nhiều nhất | Doanh thu theo khách hàng |
| Nhân viên nào bán tốt | Doanh thu theo nhân viên |
| Hàng nào đang bán lỗ hoặc biên quá mỏng | Theo dõi lợi nhuận |
| Sản phẩm nào chạy, sản phẩm nào ì | Báo cáo sản phẩm, tab Hiệu quả |
| Hôm qua ai bán gì, ở cửa hàng nào | Chi tiết bán hàng |
| Hàng nào tồn đọng, sắp hết, hay dư thừa | Sức khỏe tồn kho |
| Còn bao nhiêu hàng, trị giá bao nhiêu | Tồn kho & định giá |
| Vì sao số tồn thay đổi | Lịch sử nhập xuất, tab Nhật ký biến động |
| Số tồn có khớp sổ không | Lịch sử nhập xuất, tab Cân đối biến động |
| Thẻ RFID đang ở trạng thái nào | Trạng thái thẻ |
| Ai đang nợ, nợ bao lâu rồi | Báo cáo công nợ, tab Tổng hợp công nợ và Tuổi nợ |
| Ca thu ngân có lệch tiền không | Ca bán & đối soát quỹ |
| Mã giảm giá có kéo được doanh thu không | Hiệu quả mã giảm giá |
| Hàng ký gửi bán được bao nhiêu, còn nợ nhà ký gửi bao nhiêu | Đối soát ký gửi |
| Hóa đơn điện tử nào cần xử lý, thuế GTGT đầu ra bao nhiêu | Hóa đơn điện tử theo đơn hàng, Thuế GTGT theo hóa đơn điện tử |
Tab Cân đối biến động cộng tồn đầu kỳ với phát sinh nhập, trừ phát sinh xuất, ra tồn cuối kỳ theo từng SKU. Khi cần chứng minh sổ kho khớp, mở tab này.
Ba điều khiển dùng chung
Gần như mọi báo cáo có cùng bộ điều khiển ở đầu trang:
- Ngày: chọn Hôm nay, Hôm qua, 7 ngày qua, 30 ngày qua, Tháng này, Tháng trước, hoặc nhập ngày bắt đầu và kết thúc. Các báo cáo không mặc định cùng một kỳ (Chi tiết bán hàng mở ở hôm qua), nên chỉnh hai báo cáo về cùng kỳ trước khi so. Dòng Giờ cửa hàng cho biết múi giờ đang dùng.
- Kho: Tất cả kho hoặc một kho; chọn kho cha là gồm cả kho con. Tài khoản bị giới hạn kho chỉ thấy kho của mình mà không có thông báo, nên hai người mở cùng một báo cáo có thể thấy hai con số khác nhau. Chọn kho ngoài quyền thì báo "Bạn không có quyền truy cập kho này".
- Xuất: bấm Xuất rồi chọn Excel (.xlsx), CSV hoặc PDF. File dùng đúng bộ lọc đang chọn và lấy số liệu mới nhất. Cần quyền Xuất báo cáo ngoài quyền xem. Mỗi lần xuất được ghi ở tab Xuất báo cáo của Nhật ký hoạt động.
Số liệu trên màn hình có thể chậm vài giây so với giao dịch vừa xong. Danh sách quá dài bị cắt và hiện "Đang hiện {count}/{total} dòng đầu. Thu hẹp bộ lọc hoặc xuất tệp để xem đủ."
Khi hai con số lệch nhau
Kiểm tra theo thứ tự này, dừng ở bước tìm ra nguyên nhân:
- So kỳ và kho giữa hai màn hình đang đối chiếu. Phần lớn trường hợp dừng ngay ở đây.
- Số lợi nhuận sai thì kiểm tra Giá vốn của các sản phẩm liên quan.
- Số tồn đáng ngờ thì mở Lịch sử nhập xuất, tab Cân đối biến động, và thu hẹp về đúng SKU đó để thấy phát sinh nào làm lệch số dư. Cần xem từng dòng phát sinh thì sang sổ kho.
- Lệch với số trên sàn thì mở Tồn kho & Kiểm kê → Đồng bộ kênh bán, xử lý mục Sản phẩm chưa liên kết trước. Chi tiết ở trang Đơn từ kênh bán.
- Lệch với hàng thật trên kệ thì tổ chức kiểm kê.
Các việc thường làm
Tìm hàng cần nhập thêm
Vào Báo cáo → Sức khỏe tồn kho và chọn Kho.
Chỉnh Ngưỡng số ngày đủ bán và Khoảng tính tốc độ bán (ngày) nếu cần. Mặc định là 14 và 30 ngày.
Mở tab Sắp hết hàng và đọc cột SL đặt lại.
Bấm Xuất rồi chọn Excel (.xlsx) để gửi cho bộ phận mua hàng.
Kiểm tra thẻ RFID theo trạng thái
Vào Báo cáo và mở thẻ Trạng thái thẻ trong nhóm Tồn kho.
Chọn Kho và nếu muốn thì chọn thêm Trạng thái.
Đọc số thẻ theo từng trạng thái và vị trí, rồi bấm Xuất nếu cần file.
Xuất doanh thu cho kế toán
Mở Tổng hợp doanh thu.
Bấm nút chọn ngày và chọn Tháng trước, hoặc nhập khoảng ngày.
Đặt Mức chi tiết là Tháng và chọn Kho.
Bấm Xuất rồi chọn Excel (.xlsx), CSV hoặc PDF. Nút hiện Đang xuất… trong lúc xử lý, và báo Xuất thất bại nếu lỗi.
Soát chênh lệch tiền mặt ở quầy
Mở Ca bán & đối soát quỹ và đặt khoảng ngày.
Chọn Chỉ ca có chênh lệch.
So tiền mặt dự kiến với tiền mặt thực tế, rồi bấm Xuất nếu cần file. Báo cáo này không có bộ lọc kho: mỗi ca tính vào kho của đơn gần nhất trong ca.
Xem hôm qua ai bán gì
Mở Chi tiết bán hàng, báo cáo này mở sẵn ở ngày hôm qua.
Lọc theo Cửa hàng hoặc Nhân viên bán, hoặc tìm theo mã đơn, sản phẩm, SKU, khách hàng hay số điện thoại.
Chọn Nhóm theo Cửa hàng hoặc Nhân viên.
Bấm Xuất. File Excel có thêm hai trang tính Theo cửa hàng và Theo nhân viên.
Việc cuối ngày
- Đối chiếu doanh thu với số đơn và từng phương thức thanh toán.
- Xem Ca bán & đối soát quỹ: ca nào lệch tiền mặt, hoàn tiền và hủy đơn có bất thường không.
- Lướt Lịch sử nhập xuất xem có biến động tồn hoặc điều chỉnh lớn nào lạ.
- Nếu dùng công nợ, xem Tuổi nợ để biết khoản nào đến hạn.
Hướng dẫn vận hành
Việc nào cần xử lý thì giao rõ người và hạn. Các cảnh báo hàng sắp hết, hàng bán chậm hay biên lợi nhuận mỏng là tín hiệu để bạn kiểm tra, không phải kết luận. Xem lại giao dịch và bối cảnh thật trước khi đặt thêm hàng, giảm giá hay điều chỉnh tồn.
Khi có vấn đề
| Hiện tượng | Nguyên nhân thường gặp | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Hai báo cáo cho hai số khác nhau | Khác kỳ hoặc khác kho | So lại hai ô chọn ở đầu mỗi báo cáo |
| Lợi nhuận và biên lợi nhuận sai | Sản phẩm thiếu giá vốn | Nhập Giá vốn cho sản phẩm |
| Doanh thu cao bất thường | Còn dữ liệu mẫu NWC-SAMPLE- | Xóa dữ liệu mẫu tại Cài đặt → Nâng cao → Dữ liệu mẫu |
| Số cuối ngày rơi sang ngày khác | Múi giờ sai | Sửa tại Cài đặt → Cài đặt chung |
| Tồn trên báo cáo khác tồn thực tế | Phiếu chuyển hoặc phiếu chờ duyệt còn treo | Hoàn tất phiếu treo rồi xem lại, xem Xuất, chuyển và điều chỉnh |
| Không thấy một báo cáo | Tài khoản thiếu quyền xem, hoặc module của báo cáo đang tắt | Xin cấp quyền, xem Người dùng và bảo mật |
| Xuất file thiếu dữ liệu | Bộ lọc đang thu hẹp kết quả | Bỏ bớt bộ lọc rồi xuất lại |
| Không có nút Xuất | Tài khoản thiếu quyền xuất báo cáo | Xin cấp quyền xuất báo cáo qua vai trò |
| Báo "Khoảng thời gian không hợp lệ." | Ngày không có thật, thiếu ngày, hoặc ngày kết thúc trước ngày bắt đầu | Chọn lại khoảng ngày hợp lệ |
| Báo "Bạn không có quyền truy cập kho này" | Chọn kho ngoài phạm vi được gán | Chọn kho của mình hoặc nhờ quản trị viên gán thêm |
| Báo "Không thể tải báo cáo này. Kiểm tra kết nối và thử lại." | Mất kết nối | Kiểm tra mạng rồi bấm Thử lại |
| Xuất hai file liền, file sau chậm | File trước còn đang được xử lý | Chờ file trước xong |
| Số tồn thấy ít hơn đồng nghiệp | Tài khoản bị giới hạn theo kho | Kiểm tra kho được gán trên hồ sơ người dùng |
Hai quy tắc tính số hay gây thắc mắc: báo cáo bán hàng chỉ tính đơn Bán hàng đã hoàn tất, nên đơn nháp và đơn đã hủy không có mặt; hoàn tiền được trừ vào doanh thu chứ không bị xóa khỏi số liệu.
Đọc tiếp
- Kiểm kê và đối soát tồn kho: khi số hệ thống lệch với hàng thật.
- Xuất, chuyển và điều chỉnh tồn: đọc sổ kho để truy từng phát sinh.
- Công nợ và hàng ký gửi: xử lý các khoản nợ thấy trên báo cáo.