Mua hàng và nhập kho

Trang này đưa hàng vào hệ thống: đặt hàng nhà cung cấp, nhận hàng vào kho và duyệt phiếu nhập. Có hai chứng từ dễ lẫn. Đơn mua hàng ghi kế hoạch đặt với nhà cung cấp. Phiếu nhập kho ghi hàng thực sự về. Đơn mua hàng không thay đổi tồn kho; chỉ phiếu nhập kho hoàn tất mới làm tồn tăng.

Khoản phải trả nhà cung cấp phát sinh khi bạn xác nhận đơn mua hàng, không phải khi hàng về.

Trước khi bắt đầu

• Để dùng đơn mua hàng, bật module Đơn mua hàng và nhà cung cấp trong Cài đặt → Tính năng. Bật thêm Công nợ nếu muốn khoản phải trả nằm trong sổ công nợ. Xem Cấu hình và tích hợp.
• Sản phẩm và kho nhận phải có sẵn. Xem Danh mục và kho hàng. Sản phẩm nên có Giá vốn để báo cáo lợi nhuận có số liệu.

Các cài đặt sau trong Cài đặt → Cài đặt kho quyết định cách nhận hàng:

Cài đặt	Tác dụng
Bắt buộc duyệt đơn mua hàng	Thêm bước Đã duyệt; chưa có người có quyền duyệt thì chưa Xác nhận được đơn
Mức nhận vượt cho phép (%)	Một dòng được nhận vượt đơn bao nhiêu, tính theo phần trăm số lượng đã đặt. 0 là chỉ nhận đúng số đặt. Từng dòng có thể đặt riêng
Nhập hàng nhà cung cấp phải theo đơn mua	Phiếu nhập có lý do Mua hàng phải chỉ rõ đơn
Số thẻ RFID quyết định số lượng nhận	Số lượng của dòng đã quét phải bằng số thẻ khác nhau
Bắt buộc dùng RFID khi Nhập / Xuất kho	Mọi dòng nhận hàng đều cần mã EPC quét được
Theo dõi lô	Sản phẩm theo dõi lô phải có số lô khi nhận

Thêm nhà cung cấp

1. Vào Mua hàng → Nhà cung cấp và bấm Thêm nhà cung cấp.
2. Điền Tên (bắt buộc) và, tùy nhu cầu, Mã nhà cung cấp, Số điện thoại, Email, Mã số thuế, Địa chỉ và Ghi chú.
3. Đặt Thời hạn công nợ (ngày). Khi xác nhận đơn, hạn thanh toán là ngày xác nhận cộng số ngày này, trừ khi bạn đã tự nhập hạn.
4. Bấm Lưu. Màn hình báo đã tạo nhà cung cấp.

Nhà cung cấp còn đơn mua hoặc hợp đồng ký gửi tham chiếu thì không xóa được. Hãy chuyển sang ngừng hoạt động.

Tạo và xác nhận đơn mua hàng

1. Vào Mua hàng → Đơn mua hàng và bấm Tạo đơn mua hàng.

2. Chọn Nhà cung cấp và Kho nhận hàng. Tùy chọn thêm Mã đơn từ nhà cung cấp, Hạn thanh toán và Ghi chú. Kho nhận phải cho phép nhập kho.

3. Tìm sản phẩm theo tên, SKU hoặc mã vạch, hoặc dùng Chọn nhiều. Đặt Số lượng và Đơn giá, thêm chiết khấu và thuế nếu cần. Mỗi sản phẩm chỉ có một dòng. Combo và hàng ký gửi không mua qua đơn được: với combo, đặt từng sản phẩm thành phần; hàng ký gửi thì nhận từ bên gửi.

   

4. Bấm Lưu nháp. Màn hình báo đã tạo đơn mua hàng.

5. Trên trang đơn, bấm Duyệt (chỉ khi doanh nghiệp bắt buộc duyệt), rồi bấm Xác nhận và đồng ý ở hộp thoại "Xác nhận đơn mua hàng này?". Lúc này hệ thống ghi khoản phải trả và đặt hạn thanh toán. Nếu nhà cung cấp là một cửa hàng liên kết, đơn cũng được gửi sang họ.

Khi không bắt buộc duyệt, đơn Nháp xác nhận thẳng được. Đơn sửa được khi còn Nháp, hoặc đã xác nhận nhưng chưa nhận lần nào. Đơn đã xác nhận không đổi được nhà cung cấp. Nếu tổng tiền thay đổi, phần chênh được ghi thành điều chỉnh khoản phải trả.

Nhận hàng theo đơn

1. Mở đơn và bấm Nhận hàng vào kho. Nút này hiện trên đơn Đã xác nhận hoặc Đã nhận một phần.
2. Form nhập kho mở ra với đơn đã chọn sẵn và kho theo đơn. Nhập số lượng nhận, lô, hạn dùng và ô chứa hàng, hoặc quét thẻ bằng Nhập kho bằng RFID.
3. Bấm Tạo phiếu nhập kho. Nếu phiếu kho cần duyệt, phiếu chờ người duyệt. Xem Hoàn tất phiếu.
4. Quay lại đơn. Mục Lịch sử nhận hàng liệt kê từng lần giao. Mục Đối chiếu giao hàng đánh dấu từng dòng là Thiếu, Đủ, Vượt (cho phép) hoặc Vượt mức, kèm số còn chưa giao.

Một đơn có thể có nhiều lần nhận. Sau mỗi lần, trạng thái chuyển thành Đã nhận một phần hoặc Đã nhận. Trên ứng dụng di động, mục Nhận hàng PO cũng nhận được hàng theo đơn mua.

Đóng, sửa hoặc hủy đơn

1. Khi nhà cung cấp giao thiếu, hoặc cần chốt phần nhận vượt trong mức cho phép, mở menu ⋯ của đơn Đã xác nhận, Đã nhận một phần hoặc Đã nhận và chọn Đóng đơn.
2. Đọc thông báo về số đơn vị chưa giao và khoản phải trả sẽ điều chỉnh, nhập Lý do đóng đơn rồi xác nhận. Trạng thái thành Đã đóng khi thiếu. Khoản phải trả được điều chỉnh một lần về giá trị hàng thực nhận, và đơn không nhận thêm được.
3. Để hủy đơn Nháp, Đã duyệt hoặc Đã xác nhận, bấm Hủy đơn và nhập lý do nếu cần. Khoản phải trả được hoàn lại. Đơn Nháp cũng xóa được.

Đơn đã nhận hàng thì không sửa được. Hãy đóng đơn rồi lập đơn mới.

Nhập đơn mua hàng từ Excel

1. Ở danh sách đơn mua hàng, bấm Nhập Excel rồi Tải tệp mẫu.
2. Mỗi dòng hàng là một hàng trong file: Nhà cung cấp, Kho nhận, Mã đơn NCC, Hạn thanh toán (dd/mm/yyyy), Ghi chú đơn, Mã sản phẩm/SKU/Mã vạch, Số lượng và Đơn giá. Các dòng cùng nhà cung cấp, kho và mã đơn nhà cung cấp gộp thành một đơn.
3. Tải file lên và xem bản xem trước. Mỗi đơn hiện Hợp lệ, hoặc Chưa tạo kèm lý do. Bật Chỉ hiện đơn lỗi để chỉ xem các đơn sai.
4. Bấm Tạo {count} đơn nháp, rồi mở và xác nhận từng đơn.

Mỗi file tối đa 200 đơn, 2.000 dòng và 10 MB, định dạng .xlsx, .xls hoặc .csv. Nếu một đơn hợp lệ lưu không thành công thì không đơn nào được tạo. Mã sản phẩm được khớp theo SKU, rồi số sản phẩm, rồi mã vạch. Số lượng để trống là 1. Đơn giá để trống thì lấy giá vốn của sản phẩm. Nút Nhập Excel trên form đơn thì khác: nút này chỉ điền các dòng, và chỉ khi bạn lưu thì đơn mới được ghi.

Nhập kho không qua đơn mua hàng

Đơn mua hàng là tùy chọn. Hàng về không qua đặt trước, như tồn ban đầu khi triển khai hay hàng mua lẻ, thì lập thẳng phiếu nhập kho. Các bước, trạng thái duyệt và dòng sổ kho giống hệt nhận theo đơn. Nếu Nhập hàng nhà cung cấp phải theo đơn mua đang bật, phiếu nhập có lý do Mua hàng phải chỉ rõ đơn.

1. Vào Nghiệp vụ kho → Nhập kho và tạo phiếu mới.

2. Kiểm tra ô Kho. Hệ thống điền sẵn kho bạn dùng lần trước, nên đây là ô hay nhập nhầm nhất.

   

3. Chọn Lý do. Một số lý do bắt buộc kèm ghi chú.

4. Gõ vào ô Tìm sản phẩm theo tên hoặc mã... để tìm sản phẩm theo tên, SKU hoặc mã vạch, rồi nhập số lượng.

5. Với hàng gắn thẻ RFID, chọn đúng sản phẩm hoặc biến thể trước, bật Tự động quét RFID rồi quét cả lô. Mỗi EPC quét được thành một đơn vị hàng. Xem Quản lý RFID.

6. Với sản phẩm theo dõi lô, nhập số lô và hạn dùng. Thiếu số lô thì dòng không lưu được.

7. So số lượng trên màn hình với hàng thực nhận. Với hàng RFID, so số EPC quét được với số đếm tay. Hai số lệch nhau nghĩa là có thẻ chưa quét được hoặc có thẻ lạ lọt vào.

8. Bấm Lưu nháp nếu chưa xong, hoặc bấm Nhập kho để gửi phiếu.

Hướng dẫn vận hành

• Chọn lý do đúng bản chất. Khi mở sổ kho nhiều tháng sau, lý do là thông tin duy nhất kể lại chuyện gì đã xảy ra.
• Chỉ bật tự động quét khi vùng đọc chỉ có nhóm hàng đang nhập, vì đầu đọc bắt cả thẻ của pallet bên cạnh. Xong một nhóm hàng, tắt tự động quét rồi mới chuyển sang sản phẩm khác.

Hoàn tất phiếu

Phiếu nhập đi theo vòng trạng thái chung của mọi phiếu kho: Nháp → Đã gửi → Đã duyệt → Hoàn tất. Tồn chỉ tăng ở bước cuối. Xem sơ đồ đầy đủ ở trang tổng quan.

Nếu doanh nghiệp bật bắt buộc duyệt, phiếu nằm chờ ở Chứng từ kho → Phiếu kho. Người có quyền duyệt mở phiếu, đối chiếu từng dòng với hàng thực nhận, rồi duyệt và hoàn tất.

Người tạo phiếu không tự hoàn tất được phiếu của mình, trừ khi được cấp quyền tự duyệt. Nhờ vậy người nhận hàng và người xác nhận số liệu là hai người khác nhau. Xem cách cấp quyền ở Người dùng và bảo mật.

Hướng dẫn vận hành

Hàng về thiếu so với đơn mua thì nhập đúng số thực nhận, không nhập theo số đặt. Đơn mua hàng vẫn giữ số đặt để đối chiếu với nhà cung cấp, còn sổ kho phải ghi số hàng thật.

Kiểm tra sau khi nhận

1. Mở Tồn kho & Kiểm kê → Tồn kho và lọc theo kho nhận.
2. Mở Tồn kho & Kiểm kê → Sổ kho và tìm dòng tăng tồn kèm số phiếu tham chiếu.
3. Với hàng RFID, tra vài EPC ở Thẻ RFID → Kiểm tra hàng để xác nhận đúng sản phẩm và kho.

Khi có vấn đề

Hiện tượng	Cách xử lý
Tồn chưa tăng sau khi tạo phiếu	Phiếu còn ở Đã gửi hoặc Đã duyệt. Vào Chứng từ kho → Phiếu kho để hoàn tất
Báo đơn mua hàng phải được duyệt trước	Bắt buộc duyệt đơn mua hàng đang bật. Bấm Duyệt trước khi Xác nhận
Nút Đóng đơn không bấm được	Chưa nhập lý do đóng đơn
Báo một sản phẩm xuất hiện nhiều lần trong đơn	Gộp lại, mỗi sản phẩm một dòng
Báo "chỉ được nhận tối đa" trên một dòng	Số nhận vượt phần còn lại cộng mức cho phép. Mức cho phép tính theo số đã đặt, nên chia nhiều lần giao cũng không nới thêm được
Báo đơn chưa mở để nhận hàng	Xác nhận đơn. Với đơn đồng bộ từ phần mềm khác còn dòng chưa liên kết, dùng Liên kết lại sản phẩm
Báo phiếu nhập từ nhà cung cấp phải nêu đơn mua hàng	Nhập hàng nhà cung cấp phải theo đơn mua đang bật. Nhận qua nút Nhận hàng vào kho trên đơn
Báo bắt buộc dùng RFID	Bắt buộc dùng RFID khi Nhập / Xuất kho đang bật. Quét bằng đầu đọc thay vì nhập tay
Báo số lượng nhập khác số thẻ đã quét	Số thẻ RFID quyết định số lượng nhận đang bật, nên số lượng phải bằng số thẻ
Báo thẻ đã có trong kho	Thẻ đã được nhận trước đó và cấu hình không cho nhận lại. Tra tại Thẻ RFID → Kiểm tra hàng
Báo thiếu số lô	Sản phẩm bật theo dõi lô. Nhập số lô và hạn dùng
Báo đơn này đến từ Haravan, hãy sửa trên Haravan	Đơn Haravan là bản sao chỉ đọc. Dùng Đồng bộ từ Haravan
Báo đơn do một lô hàng từ cửa hàng liên kết quản lý	Nhận qua lô hàng đó, không nhận trực tiếp trên đơn
Không chọn được kho	Kho tắt chức năng Nhập kho. Sửa kho, xem Danh mục và kho hàng
Không bấm được nút duyệt	Tài khoản thiếu quyền duyệt phiếu kho, xem Người dùng và bảo mật
Nhập nhầm kho	Hủy phiếu nếu chưa hoàn tất. Nếu đã hoàn tất, lập phiếu chuyển kho đưa hàng về đúng chỗ

Nếu số lượng hoặc kho sai sau khi phiếu đã hoàn tất, không sửa thẳng số tồn. Lập chứng từ điều chỉnh có lý do để giữ dấu vết phiếu gốc. Xem Xuất, chuyển và điều chỉnh.

Đọc tiếp

• Xuất, chuyển và điều chỉnh tồn kho: chiều hàng đi ra và cách sửa sai đúng đường.
• Công nợ và hàng ký gửi: khoản phải trả ghi khi bạn xác nhận đơn.
• Kiểm kê và đối soát tồn kho: xác nhận định kỳ số nhập vào vẫn còn trên kệ.