Hướng dẫn vận hành Sense Inventory
Sense Inventory gom việc bán hàng và việc kho về một chỗ: bạn đặt mua nhà cung cấp, nhận hàng vào kho, bán ra ở quầy hoặc nhận đơn từ sàn, soạn hàng giao đi, rồi định kỳ kiểm kê xem số trên hệ thống có khớp hàng trên kệ không. Tài liệu này đi theo đúng các công việc đó. Mỗi trang là một việc trọn vẹn, đọc xong làm được ngay.
Nếu bạn mới nhận hệ thống, đọc mục thứ tự triển khai trước. Nếu đang mở một màn hình mà chưa rõ nó thuộc việc gì, tra bảng màn hình ở cuối trang.
Hàng đi qua hệ thống như thế nào
Nhìn từ trên xuống, mọi nghiệp vụ trong Sense Inventory chỉ là một chặng trên đường đi của hàng hóa. Hàng vào hệ thống bằng phiếu nhập, nằm trong tồn kho, rồi rời đi theo một trong các ngả: bán tại quầy, giao theo đơn, xuất vì hỏng hóc hay trả nhà cung cấp, hoặc chuyển sang kho khác. Kiểm kê là vòng đối chiếu quay lại để giữ số tồn đúng với thực tế.
Mỗi chặng có một trang hướng dẫn riêng:
| Chặng | Trang |
|---|---|
| Đặt mua và nhận hàng về kho | Mua hàng và nhập kho |
| Hàng nằm trong kho: xuất, chuyển, điều chỉnh | Xuất, chuyển và điều chỉnh tồn kho |
| Bán trực tiếp cho khách | Bán hàng, trả hàng và kiosk |
| Đơn đổ về từ sàn hoặc website | Đơn từ kênh bán, sau đó Soạn, kiểm và giao hàng |
| Đối chiếu số liệu với hàng thật | Kiểm kê và đối soát tồn kho |
Mọi thay đổi tồn kho đều qua phiếu
Sense Inventory không cho sửa thẳng số tồn. Muốn tồn thay đổi, bạn lập một phiếu: phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu chuyển kho hoặc điều chỉnh sau kiểm kê. Nhờ vậy, nhìn vào sổ kho bạn luôn trả lời được câu hỏi "con số này ở đâu ra".
Phiếu nào cũng đi qua cùng một vòng trạng thái:
Ba điều đáng nhớ về vòng này:
- Phiếu ở trạng thái Nháp, Đã gửi hay Đã duyệt chưa thay đổi tồn kho. Nếu tồn chưa tăng sau khi nhập hàng, mở Chứng từ kho → Phiếu kho và tìm phiếu còn dừng ở một trong các trạng thái này.
- Nếu Bắt buộc duyệt khi Nhập / Xuất kho đang tắt trong Cài đặt → Cài đặt kho, phiếu nhập và xuất cập nhật tồn ngay khi tạo, không dừng ở bước chờ duyệt.
- Riêng phiếu chuyển kho có thêm khoảng "đang chuyển": hàng đã rời kho nguồn nhưng chưa vào kho đích. Trang Xuất, chuyển và điều chỉnh nói kỹ về khoảng này.
Bạn đang cần làm gì
Tìm dòng mô tả đúng việc bạn đang làm rồi mở trang tương ứng:
| Bạn đang cần | Đọc trang |
|---|---|
| Đưa hệ thống vào hoạt động lần đầu | Thiết lập hệ thống, sau đó Danh mục và kho hàng |
| Đặt hàng nhà cung cấp, nhận hàng về kho | Mua hàng và nhập kho |
| Xuất kho, chuyển giữa các kho, điều chỉnh tồn | Xuất, chuyển và điều chỉnh tồn |
| Soạn đơn, kiểm hàng trước khi giao | Soạn, kiểm và giao hàng |
| Bán tại quầy, xử lý trả hàng, chạy kiosk | Bán hàng, trả hàng và kiosk |
| Nhận và xử lý đơn đổ về từ kênh bán | Đơn từ kênh bán |
| Tồn kho trên hệ thống không khớp thực tế | Kiểm kê và đối soát |
| Gắn thẻ, đọc thẻ, kiểm kê bằng RFID | Quản lý RFID |
| Theo dõi công nợ, quản lý hàng ký gửi | Công nợ và hàng ký gửi |
| Xem số liệu bán hàng và tồn kho | Theo dõi báo cáo |
| Dùng ứng dụng trên điện thoại, máy tính bảng, máy cầm tay | Dùng ứng dụng di động, Ghép cặp và gỡ thiết bị, Kết nối đầu đọc, Làm việc offline và đồng bộ |
| Thêm người dùng, phân quyền, bật xác thực hai lớp | Người dùng và bảo mật |
| Bật tính năng, kết nối sàn và phần mềm khác, API và webhook, Avalon AI | Cấu hình và tích hợp |
| Cài trạm in nhãn RFID, mẫu in, cổng an ninh chống trộm | Cấu hình và tích hợp |
| Liên kết với workspace khác, gửi hàng giữa các cửa hàng | Cấu hình và tích hợp |
| Nhận thông báo, cảnh báo qua email hoặc Telegram | Cấu hình và tích hợp |
| Xử lý thao tác báo lỗi hoặc số liệu sai lệch | Xử lý sự cố |
Mới triển khai thì làm theo thứ tự nào
Bốn bước đầu phải đi đúng thứ tự, vì bước sau lấy dữ liệu của bước trước:
- Thiết lập hệ thống: thông tin doanh nghiệp, bật tính năng, chọn quy tắc kho.
- Tạo danh mục và kho hàng: có sản phẩm và kho thì các phiếu sau này mới có gì để chọn.
- Nhập tồn ban đầu bằng phiếu nhập kho.
- Xuất và chuyển kho khi hàng bắt đầu luân chuyển.
Nếu bỏ qua bước danh mục, phiếu nhập không có sản phẩm để thêm và màn hình bán hàng không có gì để bán. Sau bốn bước này, các trang còn lại đọc theo nhu cầu, không cần theo thứ tự.
Tra cứu theo màn hình
Dùng bảng này khi bạn đang mở một màn hình và muốn biết nó thuộc quy trình nào. Cột bên trái là mục menu đúng như trên giao diện. Khi doanh nghiệp bật nghiệp vụ kho mở rộng, một số mục nằm trong nhóm Nghiệp vụ kho, Soạn và kiểm hàng hoặc Quản lý tồn kho thay vì nhóm ghi dưới đây.
| Mục menu | Trang hướng dẫn |
|---|---|
| Tổng quan, Báo cáo | Theo dõi báo cáo |
| Danh mục: Sản phẩm, Danh mục sản phẩm, Kho | Danh mục và kho hàng |
| Nút POS, Bán hàng: Phiên bán hàng, Mã giảm giá, Hóa đơn điện tử | Bán hàng, trả hàng và kiosk |
| Bán hàng: Lịch sử đơn hàng | Bán hàng, trả hàng và kiosk, Đơn từ kênh bán |
| Đổi trả & hoàn hàng: Trả hàng, Hoàn hàng, Đổi hàng, Chờ kiểm định | Bán hàng, trả hàng và kiosk |
| Bán hàng: Khách hàng; Mua hàng: Công nợ, Ký gửi, Báo cáo hàng ký gửi | Công nợ và hàng ký gửi |
| Mua hàng: Nhà cung cấp, Đơn mua hàng; Nghiệp vụ kho: Nhập kho | Mua hàng và nhập kho |
| Nghiệp vụ kho: Xuất kho, Cho mượn, Chuyển kho; Tồn kho & Kiểm kê: Sổ kho | Xuất, chuyển và điều chỉnh tồn |
| Chứng từ kho: Phiếu kho | Mua hàng và nhập kho, Xuất, chuyển và điều chỉnh tồn |
| Chứng từ kho: Phiếu soạn hàng, Phiếu xuất kho; Nghiệp vụ kho: Kiểm hàng theo đơn | Soạn, kiểm và giao hàng |
| Tồn kho & Kiểm kê: Tồn kho, Kiểm kê kho | Kiểm kê và đối soát |
| Tồn kho & Kiểm kê: Đồng bộ kênh bán; Nghiệp vụ kho: Đối soát kênh bán | Đơn từ kênh bán |
| Thẻ RFID: Danh sách thẻ, Gán vị trí, Quét để gỡ, Thẻ đã gỡ, In tem, Kiểm tra hàng | Quản lý RFID |
| Quản trị: Người dùng, Vai trò, Quyền, Nhật ký hoạt động; Hồ sơ | Người dùng và bảo mật |
| Chuỗi cửa hàng | Cấu hình và tích hợp |
| Cài đặt, nhóm Chung: Cài đặt chung, Tính năng, Cài đặt kho | Thiết lập hệ thống |
| Cài đặt, nhóm Ứng dụng: Kênh và đối tác, Đơn vị vận chuyển, Đối soát COD | Đơn từ kênh bán |
| Cài đặt: Cổng thanh toán, In ấn, nhóm Kiosk | Bán hàng, trả hàng và kiosk |
| Cài đặt, nhóm Thiết bị: Đầu đọc RFID, Cài đặt RFID; nhóm Ứng dụng: Cấu hình MQTT | Quản lý RFID |
| Cài đặt, nhóm Thiết bị: Ghép nối máy tính bảng | Ghép cặp và gỡ thiết bị |
| Cài đặt, nhóm Bảo mật: Cổng an ninh, Cảnh báo an ninh, Quyền truy cập địa điểm | Cấu hình và tích hợp, Người dùng và bảo mật |
| Cài đặt: Thông báo, Avalon AI, Ứng dụng đã cài, Tích hợp AI, nhóm Nhà phát triển (Truy cập API, Webhook, Dữ liệu tùy chỉnh), Giám sát thiết bị, Dữ liệu mẫu | Cấu hình và tích hợp |
Cách đọc tài liệu
Mỗi trang quy trình mở đầu bằng kết quả bạn sẽ đạt được, nêu điều kiện cần có nếu việc có thể bị chặn, đánh số thao tác theo đúng thứ tự làm, và kết thúc bằng cách kiểm tra khi số liệu không khớp.
Chữ in đậm là nhãn hiển thị đúng trên giao diện tiếng Việt, để bạn đối chiếu với màn hình đang mở. Giao diện của bạn đang ở tiếng Anh thì dùng bản English.
Nếu không thấy một mục menu được nhắc trong hướng dẫn, thường có một trong ba nguyên nhân: doanh nghiệp chưa bật tính năng đó, gói thuê bao không có tính năng đó, hoặc tài khoản của bạn không đủ quyền. Đây không phải lỗi hệ thống. Trang Người dùng và bảo mật và Cấu hình và tích hợp chỉ chỗ kiểm tra.
Các khối Hướng dẫn vận hành trong tài liệu là kinh nghiệm nên theo. Phần mềm không tự làm những việc đó thay bạn.