Soạn hàng, kiểm hàng và giao hàng
Đơn bán tại quầy trao tay ngay nên không cần trang này. Nhưng đơn khách đặt online hoặc hẹn nhận tại cửa hàng thì hàng phải rời kệ đúng món, đúng số, rồi mới rời kho. Ba khâu nối nhau lo việc đó: soạn hàng lấy đúng món khỏi kệ, kiểm hàng soát lại kiện trước khi đóng, và giao hàng lập chứng từ, tạo vận đơn rồi bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Cửa hàng nhỏ có thể một người làm cả ba khâu. Kho lớn thường tách người soạn và người kiểm để người sau bắt lỗi của người trước.
Câu hỏi hay gặp nhất, trả lời luôn: tồn kho không giảm khi hoàn tất phiếu soạn, cũng không giảm lúc kiểm. Tồn chỉ giảm khi phiếu xuất kho được gửi (xác nhận).
Đường đi của một đơn
Ba chứng từ, ba vai khác nhau, đừng lẫn:
| Chứng từ | Vai trò | Đụng đến tồn kho |
|---|---|---|
| Phiếu soạn hàng | Danh sách món cần lấy, giao cho nhân viên đi nhặt | Không. Hoàn tất phiếu chỉ giữ chỗ hàng và tạo nháp phiếu xuất kho |
| Màn hình Kiểm hàng theo đơn | Bàn soát: quét từng món trong kiện so với đơn | Không. Kết quả được lưu vào đơn là Đạt hoặc Lệch |
| Phiếu xuất kho | Chứng từ giao hàng chính thức | Trừ tồn khi được gửi |
Mỗi đơn chỉ có một phiếu soạn đang hiệu lực và một phiếu xuất kho đang hiệu lực. Trạng thái đơn đi theo: tạo phiếu soạn chuyển đơn Đã thanh toán sang Đang xử lý, hoàn tất phiếu soạn chuyển đơn sang Đã lấy hàng, gửi phiếu xuất kho chuyển đơn sang Đã gửi hàng.
Lưu ý tên gọi: Phiếu xuất kho ở đây là phiếu giao hàng theo đơn, khác với Nghiệp vụ kho → Xuất kho dùng cho hàng hỏng hay trả nhà cung cấp, xem Xuất, chuyển và điều chỉnh. Hai màn hình, hai nghiệp vụ, chỉ trùng chữ.
Đơn nào tạo được phiếu soạn hàng
Hệ thống chỉ nhận soạn đơn thỏa mọi điều kiện sau:
- Đơn đã được gán kho xử lý, và kho đó cho phép xuất kho.
- Hình thức giao là giao hàng hoặc nhận tại cửa hàng. Đơn kiosk và POS trao tay ngay nên không qua bước này.
- Trạng thái đơn là Đã thanh toán hoặc Đang xử lý. Đơn Đang chờ cũng được nhận khi bật Cho phép soạn hàng trước khi thanh toán trong Cài đặt → Cài đặt kho.
- Đơn chưa bị bỏ qua giao hàng, và kênh bán không đang giữ đơn.
- Kho đủ tồn cho từng sản phẩm, tính cả phần hàng đơn này đã giữ chỗ.
Riêng đơn đồng bộ từ sàn còn được nhận cả khi đã Xong, Đã lấy hàng, Sẵn sàng nhận, Đã gửi hàng, Đang giao và Đã giao, vì sàn đánh dấu hoàn tất ngay lúc khách trả tiền, trong khi hàng vẫn nằm trong kho của bạn, xem Đơn từ kênh bán. Đơn hoàn tất do POS hoặc web tạo thì đã kết thúc thật, không soạn được nữa.
Soạn hàng
Mở Soạn và kiểm hàng → Phiếu soạn hàng (trên giao diện cổ điển là Chứng từ kho → Phiếu soạn hàng). Màn hình mở ra là Trạm soạn hàng: bên trái là hàng đợi Đơn sẵn sàng, bên phải là thẻ Đầu đọc RFID, đơn đang soạn và Hoạt động trong phiên.
Soạn tại trạm soạn hàng
Hàng đợi có hai tab: Sẵn sàng liệt kê đơn chờ soạn, đơn sẵn sàng lâu nhất lên trước; Đã bỏ qua liệt kê đơn đã gác lại. Chọn một đơn là hệ thống tạo hoặc mở lại phiếu soạn của đơn đó.
Bấm Kết nối đầu đọc rồi chọn Đầu đọc USB hoặc Đầu đọc Bluetooth. Máy quét cầm tay kết nối qua Bluetooth, xem Máy quét cầm tay.
Nếu cần, lọc theo Kho xử lý đơn, hoặc tìm theo mã đơn, mã vận đơn hay khách hàng. Bạn quét thẳng mã vận đơn vào ô tìm kiếm được.
Bấm một đơn trong tab Sẵn sàng, hoặc bấm Soạn đơn tiếp theo. Phiếu soạn của đơn được tạo hoặc mở ra.
Bấm Bắt đầu quét rồi quét thẻ. Mỗi lượt quét hiện Đã soạn, Đã thay thế, Đã soạn trước đó, Đã có trong đơn này hoặc Không được chấp nhận.
Khi mọi dòng đã đủ, đơn tự hoàn tất với thông báo đơn đã được soạn đủ, và hệ thống chọn tiếp đơn cũ nhất. Đổi đơn không cần kết nối lại đầu đọc, nhưng phải bấm Bắt đầu quét lại.
Muốn gác một đơn, mở Thao tác với đơn → Bỏ qua giao hàng, ghi lý do nếu muốn rồi xác nhận. Đơn rời hàng đợi và phiếu soạn đang mở của nó bị hủy. Đơn nằm ở tab Đã bỏ qua cho đến khi có người bấm Tiếp tục giao hàng để đưa nó quay lại.
Trong Thao tác với đơn còn có In hóa đơn và In nhãn vận chuyển. Đơn chưa bắt đầu soạn và cũ hơn Giới hạn hàng đợi soạn hàng (mặc định 14 ngày, 0 là không giới hạn, đặt trong Cài đặt → Cài đặt kho) không hiện trong hàng đợi và ô tìm kiếm. Phiếu soạn đang làm dở vẫn luôn hiện. Thẻ đã nằm trên một phiếu soạn đang mở hoặc đã hoàn tất hiện Đã soạn trước đó thay vì báo lỗi. Thẻ đã giao đi rồi quay lại tồn kho thì soạn được cho đơn mới.
Danh sách mọi phiếu soạn nằm ở nút Lịch sử phiếu soạn. Các tab lọc theo trạng thái phiếu: Tất cả, Nháp, Mở, Hoàn tất, Đã hủy. Liếc cột Sản phẩm trước khi phát phiếu cho nhân viên: phiếu hiện 0 là tạo từ đơn không có dòng hàng nào, phải soát lại đơn gốc. Bấm Mở trạm soạn hàng để quay lại trạm.
Soạn từ một đơn riêng lẻ
Mở đơn ở Bán hàng → Lịch sử đơn hàng và bấm Tạo phiếu soạn. Kiểm tra Kho xử lý đơn (bắt buộc) rồi bấm Tạo phiếu soạn. Phiếu mở ra ở trạng thái Nháp.
Chưa thấy vị trí hàng thì bấm Lấy vị trí hàng. Sau đó bấm Mở.
Đối chiếu kho, sản phẩm, biến thể và số lượng với đơn gốc, rồi đi lấy hàng theo cột Vị trí trên từng dòng. Vị trí chưa kiểm kê hiện Vị trí chưa kiểm kê. Cách tìm hàng gắn thẻ xem ở Quản lý RFID.
Quét thẻ ở khung Quét để soạn, hoặc dùng Nhập EPC thủ công. Mỗi vị trí liệt kê các thẻ đã soạn vào đó ở cột EPC đã soạn. Khi không bắt buộc RFID, bạn nhập được số Đã soạn thẳng vào bảng.
Quét một thẻ khác với thẻ gợi ý vẫn được nếu cùng quy cách: dòng đơn khi đó đổi sang thẻ vừa quét và việc thay thế được ghi lại. Không soạn quá số cần lấy.
Hướng dẫn vận hành
Món nào thiếu, hỏng hay nằm sai chỗ thì báo lại cho người kiểm, đừng lặng lẽ bỏ qua dòng đó.
Phân công phiếu soạn
Trên phiếu soạn, dùng Phân công, Giao cho tôi hoặc Tự động phân công (luân phiên).
Phân công chỉ liệt kê người đang hoạt động, sửa được phiếu soạn và có quyền dùng kho này. Chọn một người rồi xác nhận.
Tự động phân công (luân phiên) xoay vòng qua cùng nhóm người đó và giao phiếu kế tiếp cho ai đang có ít phiếu nhất. Không có ai đủ điều kiện thì hệ thống báo lỗi.
Hoàn tất phiếu soạn
- Khi mọi dòng đã soạn đủ, phiếu tự hoàn tất. Nếu chưa, bấm Hoàn tất; phải soạn được ít nhất một đơn vị. Còn dòng thiếu thì xác nhận hộp Hoàn tất khi chưa lấy đủ?. Còn combo chưa đủ thì xác nhận hộp combo, hộp này cho biết thiếu thành phần nào.
- Đơn chuyển sang Đã lấy hàng và hệ thống tạo sẵn nháp phiếu xuất kho. Nút đổi thành Xem phiếu xuất kho.
Đơn soạn thiếu là chốt luôn: phiếu xuất kho chỉ mang số đã soạn, phiếu soạn đã hoàn tất không mở lại được, và phiếu thứ hai cho phần còn lại bị từ chối. Muốn hoàn tất nhiều phiếu cùng lúc, mở Lịch sử phiếu soạn, tích các phiếu đang mở trên trang hiện tại rồi bấm Hoàn tất. Với phiếu đã hoàn tất, tích rồi bấm Tạo phiếu xuất kho. Phiếu chưa hoàn tất hủy được bằng Hủy.
Kiểm hàng
Khâu này bắt lỗi trước khi kiện rời kho, làm trên một màn hình riêng:
Vào Soạn và kiểm hàng → Kiểm hàng theo đơn (trên giao diện cổ điển là Nghiệp vụ kho → Kiểm hàng theo đơn). Quét hoặc nhập Mã đơn hàng hoặc mã vận đơn rồi bấm Tìm đơn hàng.
Con trỏ tự nhảy vào ô Quét sản phẩm. Quét lần lượt từng món trong kiện. Hệ thống nhận SKU, mã vạch hoặc EPC của thẻ. Thẻ quét hai lần chỉ tính một.
Đọc kết quả theo trạng thái từng dòng:
Trạng thái Nghĩa là Xử lý Chưa quét Dòng này chưa quét được món nào Tìm món còn thiếu trong kiện Khớp Số quét bằng số trên đơn Không cần làm gì Thiếu n Quét ít hơn đơn n món Bổ sung hàng rồi quét tiếp Thừa n Quét nhiều hơn đơn n món Lấy bớt ra khỏi kiện Xem thêm khung Sản phẩm không thuộc đơn. Sản phẩm có trong hệ thống nhưng không có trên đơn hiện Sai sản phẩm, còn mã hệ thống không biết hiện Không nhận diện. Cả hai là hàng của đơn khác, hoặc thứ khác, lẫn vào kiện.
Chỉ đóng kiện khi kết quả báo "Khớp với đơn": mọi dòng Khớp và không có mã sai hay lạ. Còn sót một mã lạ là kết quả vẫn "Chưa khớp", kể cả khi các dòng đều đủ số.
Ghi Ghi chú nếu cần rồi bấm Hoàn tất kiểm. Kết quả được lưu vào đơn là Đạt hoặc Lệch, kèm người kiểm, kho, mã vận đơn, từng dòng và từng lượt quét.
Kiểm hàng không đổi tồn kho hay trạng thái đơn. Kết quả cũ nằm ở Lịch sử kiểm hàng: lọc theo Ngày, Người kiểm hoặc kết quả, bấm Xuất CSV, mở một lần kiểm để xem dòng và lượt quét, hoặc bấm Kiểm lại.
Giao hàng
Gửi phiếu xuất kho
Mở Soạn và kiểm hàng → Phiếu xuất kho (trên giao diện cổ điển là Chứng từ kho → Phiếu xuất kho), hoặc bấm Xem phiếu xuất kho trên phiếu soạn. Phiếu được tạo từ phiếu soạn đã hoàn tất, không phải từ đơn. Phiếu soạn ghi đúng số hàng thực lấy, còn đơn ghi số khách đặt; hai con số này lệch nhau mỗi khi thiếu hàng.
Mở phiếu. Đối chiếu người nhận, địa chỉ, số kiện và các sản phẩm; mỗi sản phẩm liệt kê các thẻ đã soạn ở cột EPC đã quét. Danh sách hãng giao khai ở Cài đặt → Đơn vị vận chuyển, xem Cấu hình và tích hợp.
Bấm Gửi rồi xác nhận Xác nhận phiếu xuất kho. Biểu ngữ nhắc rằng xác nhận phiếu sẽ ghi xuất kho và tồn sẽ giảm. Đây là lúc tồn kho giảm và sổ kho ghi nhận hàng rời đi. Thẻ chuyển sang đã bán và đơn chuyển sang Đã gửi hàng.
Muốn hoàn tác, bấm Hủy và ghi Lý do nếu muốn. Hủy phiếu nháp không đổi gì. Hủy phiếu đã gửi hoàn lại phát sinh xuất kho, giữ chỗ lại hàng, đưa thẻ về hoạt động và đưa đơn về Đã lấy hàng.
Muốn gửi nhiều phiếu cùng lúc, tích các phiếu nháp trong danh sách rồi bấm Gửi. Có phiếu còn combo chưa đủ thì một hộp xác nhận liệt kê tất cả. Trên ứng dụng di động, bấm Tạo phiếu xuất kho rồi Gửi ở màn hình phiếu. Thao tác khi mất mạng được xếp hàng chờ, trừ đơn Haravan cần có kết nối.
Tạo vận đơn
Vận đơn đặt kiện với hãng vận chuyển. ViettelPost là hãng có sẵn. Kết nối một lần:
Mở Cài đặt → Đơn vị vận chuyển và bấm Kết nối trên thẻ ViettelPost.
Ở tab Kết nối, nhập Tài khoản ViettelPost và Mật khẩu, chọn Môi trường (bắt đầu với Thử nghiệm, môi trường này không tạo vận đơn thật), rồi bấm Lưu.
Bấm Kiểm tra kết nối. Bạn phải thấy "Kết nối thành công. Tìm thấy n kho gửi."
Bật Đã bật. Ở tab Kho gửi, chọn kho cho từng điểm lấy hàng, bấm Đặt làm mặc định trên điểm chính và bấm Đồng bộ danh mục địa chỉ.
Ở tab Mặc định vận chuyển, đặt Bên trả cước, Khối lượng mặc định (g), Khổ tem và Khai giá trị khi trên, rồi Lưu.
Sau đó, với từng đơn giao hàng:
- Mở đơn và bấm Tạo vận đơn trên thẻ Đơn vị vận chuyển. Kiểm tra Tuyến giao hàng (xác nhận tỉnh, quận, phường nếu hiện "Kiểm tra địa chỉ nhận"), Lấy hàng từ, Thông tin kiện hàng và Thu hộ và ghi chú.
- Thu hộ (COD) bắt đầu ở 0. Nhập số tiền cần thu.
- Ở Dịch vụ giao hàng, bấm Xem cước, chọn một dịch vụ rồi bấm Tạo vận đơn. Thẻ hiện Mã vận đơn, Dịch vụ, Cước hãng tính và Dự kiến giao. Dùng In tem hoặc Hủy vận đơn.
Mỗi đơn chỉ có một vận đơn đang hoạt động. Nếu hãng không trả lời, hệ thống tự thử lại ở nền, nên bấm Tạo vận đơn lần nữa sẽ bị từ chối cho đến khi bạn hủy vận đơn đầu. Muốn tạo vận đơn tự động, đặt Thời điểm tạo vận đơn sang tự động ở tab mặc định và điền Mã dịch vụ mặc định; khi bật Thu hộ tiền khi giao (COD), vận đơn tự động thu phần chưa trả của đơn. Trạng thái do hãng báo về và đưa đơn sang Đã gửi hàng, Đang giao, Đã giao. Kiện hoàn hoặc bị hủy không đổi trạng thái đơn; hãy lập phiếu trả hàng từ hãng vận chuyển, xem Bán hàng, trả hàng và kiosk.
Đối soát COD và cước
Cuối mỗi kỳ, kiểm tra hãng đã trả đúng tiền thu hộ và tính đúng cước chưa.
Mở Cài đặt → Đối soát COD, bấm Mở kỳ, chọn hãng, nhập mã kỳ như 2026-07 và đặt ngày bắt đầu, kết thúc.
Ở trang kỳ, bấm Lấy bảng kê và khớp lại. Hệ thống lấy bảng kê của hãng và khớp với các kiện đã giao hoặc đã hoàn của bạn theo mã vận đơn, không khớp theo số tiền.
Mở tab Cần quyết định. Với mỗi dòng, chọn Chấp nhận số của hãng, Giữ số của mình, Xóa chênh lệch, Khiếu nại hoặc Chuyển sang kỳ sau, kèm ghi chú nếu muốn.
Khi không còn dòng nào chờ quyết định, bấm Chốt kỳ. Tích Ghi số tiền ròng vào công nợ để ghi số ròng thành một khoản công nợ nhà cung cấp, nếu đã chọn nhà cung cấp đại diện cho hãng trong cài đặt hãng.
Dòng có chênh lệch, dòng bị liệt kê hai lần, hoặc vận đơn thiếu trên bảng kê phải được quyết định trước khi chốt kỳ. Kỳ đã chốt là cuối cùng.
Khi có vấn đề
| Hiện tượng | Nguyên nhân thường gặp | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Không tạo được phiếu soạn cho đơn | Đơn thiếu kho, sai hình thức giao, sai trạng thái, đã bỏ qua giao hàng hoặc kênh đang giữ đơn | Soát các điều kiện ở đầu trang trên đơn gốc |
| Báo kho không đủ sản phẩm để tạo phiếu soạn | Tồn cộng phần giữ chỗ của đơn không phủ được số cần | Nhập thêm hàng hoặc sửa số lượng rồi thử lại |
| Báo đơn hàng này đã có phiếu soạn hàng | Đã có phiếu Nháp, Mở hoặc Hoàn tất | Hủy phiếu cũ nếu chưa hoàn tất, hoặc mở phiếu có sẵn |
Phiếu soạn hiện 0 sản phẩm | Đơn gốc không có dòng hàng | Kiểm tra lại đơn trước khi phát phiếu |
| Báo EPC không thuộc kho xuất của đơn | Thẻ thuộc kho khác | Soạn thẻ của đúng kho |
| Báo EPC có thể khớp nhiều dòng của đơn | Có nhiều dòng với EPC gợi ý cùng hợp | Quét thẻ được gợi ý, hoặc chọn đúng dòng |
| Tồn chưa giảm khi hoàn tất phiếu soạn | Hoàn tất chỉ giữ chỗ hàng | Gửi phiếu xuất kho |
| Đơn không có trong hàng đợi trạm soạn | Cũ hơn giới hạn hàng đợi, đã bỏ qua, kênh giữ đơn, đã hoàn tất, chưa thanh toán, không phải giao hàng hay nhận tại cửa hàng, hoặc không có kho | Soát từng lý do; đơn đã bỏ qua nằm ở tab Đã bỏ qua |
| Thiếu một người trong danh sách Phân công | Họ phải đang hoạt động, sửa được phiếu soạn và có quyền dùng kho | Sửa vai trò hoặc quyền kho, xem Người dùng và bảo mật |
| Báo không tìm thấy đơn khi kiểm | Sai mã đơn hoặc mã vận đơn | Soát lại mã |
| Quét mà không dòng nào tăng | Sản phẩm chưa có mã vạch hoặc SKU trong danh mục | Bổ sung mã, xem Danh mục và kho hàng |
| Dòng báo Thừa dù kiện đúng | Một món bị quét hai lần | Bấm Xóa lượt quét và quét lại cả kiện |
| Kiện đúng nhưng vẫn chưa khớp | Còn mã Sai sản phẩm hoặc Không nhận diện | Lấy món lạ ra khỏi kiện |
| Báo đơn hàng này đã có vận đơn đang hoạt động | Cuộc gọi tới hãng còn đang thử lại hoặc đã thành công | Hủy vận đơn nháp trước nếu cần đổi thông tin |
| Kết nối hãng tự tắt | Đăng nhập sai nhiều lần liên tiếp | Sửa mật khẩu, bấm Kiểm tra kết nối, rồi bật lại Đã bật |
| Trạng thái vận đơn không cập nhật | Hãng chưa duyệt webhook | Trong lúc chờ, hệ thống kiểm tra lại 30 phút một lần |
Hướng dẫn vận hành
Thiếu hàng thì dừng đóng gói và soát tồn, vị trí, phiếu soạn. Quét ra hàng thừa hay sai món thì lấy ra khỏi kiện rồi quét lại. Đừng bấm hoàn tất chỉ để tắt cảnh báo: cảnh báo tắt được, đơn giao sai thì không.
Đọc tiếp
- Đơn từ kênh bán: nguồn đơn chính của quy trình này.
- Xuất, chuyển và điều chỉnh tồn kho: phân biệt với nghiệp vụ Xuất kho.
- Quản lý RFID: thẻ, EPC và cách trạng thái thẻ ảnh hưởng việc soạn hàng.
- Bán hàng, trả hàng và kiosk: trả hàng, đổi hàng và hoàn tiền sau khi kiện đã rời đi.