Bán hàng, trả hàng và kiosk

Trang này dành cho thu ngân, người quản ca và người cài đặt thanh toán, khuyến mại. Mỗi lần bán tại quầy, hệ thống ghi cùng lúc đơn hàng, khoản thanh toán, hóa đơn và phần trừ tồn kho.

Một ngày ở quầy gồm: mở ca với số tiền trong két, bán hàng, xử lý trả hàng nếu có, rồi đóng ca và đối chiếu tiền. Các phần dưới đây theo đúng thứ tự đó, sau đó đến phương thức thanh toán, đơn tạo ở văn phòng, mã giảm giá và khách hàng thân thiết, đổi trả, hóa đơn điện tử và kiosk tự thanh toán.

Ca bán hàng chạy thế nào

Ca bán hàng gắn với một người, không gắn với quầy hay kho. Mỗi người chỉ mở được một ca cùng lúc. Mở ca trên máy này rồi bán trên máy khác thì doanh số vẫn vào cùng một ca. Hai thu ngân dùng chung một két thì cần hai ca và hai lần đếm.

Người có quyền mở ca phải mở ca trước khi bán. Người không có quyền mở ca vẫn bán được, nhưng đơn của họ không gắn vào ca nào và không nằm trong số tiền đếm cuối ca.

Mở ca và bán hàng

1. Bấm Bán trên thanh trên, hoặc dùng phím tắt Đi tới POS. Ở ô Kho, chọn cửa hàng của bạn. Chỉ kho bật khả năng POS mới hiện ra. Danh sách trống nghĩa là chưa kho nào bật, xem Danh mục và kho hàng.

2. Trong hộp Mở ca bán hàng, nhập Tiền mặt đầu ca và ghi chú nếu muốn, rồi bấm Mở ca. Đếm két trước, vì con số này là mốc đối chiếu khi đóng ca. Bạn thấy thông báo "Đã mở ca", và thanh trên hiện Ca đang mở.

   

3. Thêm hàng: quét mã vạch hoặc thẻ RFID, gõ vào ô tìm kiếm (nhận tên sản phẩm, SKU, mã vạch và EPC; phím F2 đưa con trỏ về đây), hoặc chọn từ lưới danh mục.

   

4. Kiểm tra giỏ: đúng biến thể, số lượng, giá. Gắn khách hàng nếu khách mua chịu hoặc tích điểm. Chiết khấu thủ công và mã giảm giá không dùng chung được trên một đơn.

5. Bấm Thanh toán, chọn phương thức, nhập số tiền khách đưa rồi xác nhận. Bạn thấy "Đặt hàng thành công!". In hoặc gửi hóa đơn. Mẫu in chỉnh ở Cài đặt → In ấn, xem Cấu hình và tích hợp.

   

Dòng hàng chưa có giá sẽ chặn thanh toán. Tổng tiền bằng 0 thì hệ thống hỏi xác nhận Hoàn tất đơn miễn phí. Nếu cửa hàng đặt mức đơn tối thiểu, giỏ nhỏ hơn bị từ chối.

Thanh toán chia nhiều phương thức

Các nút thanh toán lấy từ những phương thức đã bật: Tiền mặt, mỗi phương thức tùy chỉnh một nút, cùng QR, Thẻ và Ví điện tử.

1. Mở thanh toán ("Chọn phương thức thanh toán"). Bấm Tiền mặt, nhập Đã nhận nhỏ hơn tổng tiền, bấm Xác nhận thanh toán. Màn hình quay lại bước chọn phương thức với số tiền còn lại. Tiền dư hiện là Tiền thừa.

2. Bấm một phương thức QR hoặc Thẻ, đặt Số tiền thu qua phương thức này (mặc định là toàn bộ số còn lại, nhập ít hơn để chia nhỏ), rồi bấm Tiếp tục.

   • QR: khách quét mã. Màn hình báo "Đang chờ khách thanh toán…" đến khi hết đếm ngược.
   • Thẻ: chọn máy POS, mời khách chạm hoặc cắm thẻ. Nếu bị từ chối, dùng Thử lại thanh toán thẻ hoặc Đổi phương thức.
   • Phương thức tùy chỉnh: thu tiền ngoài ứng dụng rồi bấm Đã thanh toán.

3. Khi thấy "Thanh toán hoàn tất", chọn In biên lai hoặc Đơn mới.

   

Nếu chưa có phương thức nào, màn hình báo "Chưa có phương thức thanh toán". Hãy bật ít nhất một cổng ở Cài đặt → Cổng thanh toán.

Bán ngoại tuyến

Khi mất mạng, một dải thông báo cho biết quầy đang ngoại tuyến. Chỉ lưu được đơn khách vãng lai trả tiền mặt, và chỉ khi quản trị viên bật Cho phép bán ngoại tuyến ở Cài đặt → Cài đặt chung và bạn có quyền bán ngoại tuyến.

1. Lập giỏ khách vãng lai. Giỏ không được có khách hàng, mã giảm giá, chiết khấu, điểm tích lũy, giao hàng, sản phẩm theo lô hay hàng gắn thẻ RFID. Mọi dòng phải có giá.
2. Bấm Thanh toán. Trong Thanh toán tiền mặt (ngoại tuyến), nhập Tiền khách đưa hoặc chạm Đủ tiền, rồi bấm Lưu đơn.
3. Khi có mạng lại, đơn tự gửi đi. Để gửi ngay, mở Xem đơn ngoại tuyến và bấm Gửi ngay. Dùng Thử lại với đơn Cần xem lại, ví dụ khi tổng tiền đổi trong lúc ngoại tuyến.

Đơn Bị từ chối (quá hạn, không hợp lệ, thiếu tiền, của thu ngân khác) không vào hệ thống. Quản lý có thể Hủy đơn, rồi tự trừ số tiền đó khỏi số két. Quầy không cho đóng ca khi bạn còn đơn ngoại tuyến chưa gửi. Đơn gửi sau khi đã đóng ca được lưu mà không thuộc ca nào.

Dùng POS trên máy tính bảng

Trong ứng dụng di động, mở Quầy POS. POS chỉ chạy trên màn hình có cạnh ngắn từ 600 dp, cỡ một máy tính bảng nhỏ. Trên điện thoại, ứng dụng báo "POS cần màn hình máy tính bảng". Xem Dùng ứng dụng di động.

Đóng ca và đếm tiền

1. Hoàn tất hoặc hủy mọi giỏ đang dở.

2. Bấm Đóng ca trên thanh trên. Xem Báo cáo cuối ca: Doanh thu gộp, Hoàn tiền, Doanh thu thuần, số thu Theo phương thức thanh toán, Tiền mặt dự kiến và Sản phẩm bán chạy. Bấm Tiếp theo: đếm tiền mặt.

3. Đếm két và nhập Tiền mặt thực đếm. Hệ thống hiện Tổng tiền mặt dự kiến và Chênh lệch (thực đếm trừ dự kiến, âm là thiếu). Thêm ghi chú đóng ca rồi bấm Đóng ca.

   

Tiền mặt dự kiến bằng tiền đầu ca cộng doanh thu tiền mặt trừ tiền mặt đã hoàn. Thẻ, ví điện tử và chuyển khoản hiện trong báo cáo theo từng phương thức nhưng không làm đổi số tiền két phải có. Khoản hoàn tính vào ca đã bán đơn gốc, không phải ca đã chi tiền ra.

Hướng dẫn vận hành

Chênh lệch nhỏ thì ghi nguyên nhân rồi đóng ca. Chênh lệch lớn thì kiểm tra các khoản hoàn và đơn hủy của ca trước khi đóng. Không để giỏ treo qua đêm.

Xem lại các ca và cuối ngày

• Bán hàng → Phiên bán hàng liệt kê ca của riêng bạn với Tiền đầu ca, Tiền dự kiến, Tiền thực đếm, Chênh lệch và Ghi chú. Bấm một dòng để xem các đơn.

• Quản lý xem mọi thu ngân ở Báo cáo → Ca bán & đối soát quỹ, có thể xuất file, xem Theo dõi báo cáo.

• Cuối ngày trên thanh POS liệt kê mọi khoản thanh toán và hoàn tiền đã hoàn tất theo kho trong một khoảng ngày. Chọn kho, ngày, nhân viên, Thu và chi và phương thức, rồi đọc Tổng thu và Tổng chi.

  

Cài đặt phương thức thanh toán

Mở Cài đặt → Cổng thanh toán. Trang cho biết tổng số cổng, số đã bật và số đã cấu hình, với các thẻ nhóm theo quốc gia. Chỉ cổng vừa bật vừa cấu hình xong mới hiện ở POS, kiosk và trang thanh toán web. Tiền mặt luôn bật cho đến khi bạn tắt.

Bật QR chuyển khoản SePay

1. Ở Sepay (QR chuyển khoản), bấm Cấu hình và tích Bật cổng thanh toán. Tích Đặt làm mặc định nếu muốn tự chọn cổng này.

2. Nhập Số tài khoản ngân hàng và Ngân hàng, cùng một trong hai: Mã bí mật webhook hoặc IP webhook cho phép. Thiếu cả hai thì mọi thông báo từ ngân hàng đều bị từ chối. Có thể đặt thêm Tiền tố mã đơn.

3. Sao chép URL webhook và dán vào trang quản trị SePay.

4. Bấm Lưu ("Đã lưu cấu hình cổng thanh toán"), rồi Kiểm tra kết nối.

   

Nội dung chuyển khoản trên QR là tiền tố của bạn cộng 6 ký tự. Khách chuyển nhiều lần với cùng nội dung thì các lần được cộng dồn đến khi đủ. Mã QR hết hạn sau 15 phút. Đơn chưa được trả đồng nào sẽ tự hủy. Đơn đã trả một phần vẫn mở.

Thêm phương thức thanh toán tùy chỉnh

1. Ở Phương thức tùy chỉnh, bấm Thêm phương thức. Nhập Tên và chọn Loại: Thường (nhân viên thu tiền ngoài ứng dụng rồi bấm Đã thanh toán) hoặc VietQR (hiện mã QR tài khoản ngân hàng của bạn, nhân viên kiểm tra tiền đã về rồi bấm Đã thanh toán). Với VietQR, chọn Ngân hàng và nhập Số tài khoản, Chủ tài khoản.

2. Để Bật cổng thanh toán và bấm Lưu ("Đã thêm phương thức thanh toán").

   

Xóa một phương thức tùy chỉnh thì các giao dịch cũ vẫn được giữ và hiện mã của phương thức thay cho tên.

Kết nối máy POS thẻ ngân hàng

1. Nếu máy POS cắm vào một máy tính quầy (USB hoặc cổng nối tiếp), mở Cài đặt → Thiết bị → Ứng dụng cục bộ, bấm Tải agent và cài đặt. Sau đó bấm Đăng ký phần mềm kết nối, nhập Mã trình kết nối và Nhãn (tùy chọn). Sao chép mã truy cập ngay, vì mã không hiển thị lại.

   

2. Trong Cài đặt → Cổng thanh toán, ở Máy POS (đầu đọc thẻ), bấm Cấu hình. Đặt Chế độ triển khai, Biến thể giao thức ECR và Thời gian chờ thanh toán (giây), rồi bật cổng.

3. Bấm Thêm máy POS. Nhập Mã máy và Tên hiển thị, chọn Kết nối: TCP/IP (Địa chỉ IP, Cổng) hoặc USB / RS232 (Local Agent, Cổng nối tiếp). Bấm Lưu ("Đã thêm máy POS").

   

4. Bấm Kiểm tra, rồi chạy Giao dịch thử với số tiền nhỏ. Nếu được duyệt, bấm Hủy giao dịch thử trong cùng ngày.

5. Để lô giao dịch thẻ trong ngày tự gửi sang ngân hàng, bấm Quyết toán, mở tab Lịch tự động và bật Bật tự động quyết toán với giờ, phút và múi giờ.

Thu đơn đang chờ bằng QR và hủy một khoản thanh toán

• Ở Bán hàng → Lịch sử đơn hàng, bấm Thanh toán ngay trên đơn Đang chờ. Trang hiện mã QR, số tiền, nội dung chuyển khoản và đếm ngược 15 phút. Khi tiền về, trang báo "Đã nhận thanh toán".

  

• Để hủy một khoản thanh toán, mở đơn còn mở (không phải đơn kênh bán, không phải đơn Xong hay Đã hủy) và dùng Hủy/Hoàn tiền trên thẻ Thanh toán. Chỉ làm được trong cùng ngày và chỉ với cổng hỗ trợ hoàn tiền (Stripe, Pocket Pay, máy POS thẻ và các cổng ứng dụng có hỗ trợ). Khoản hoàn đi qua chính cổng đó. Sau đó khoản thanh toán chuyển sang Đã hoàn tiền và đơn quay về chưa thanh toán. Với khoản cũ hơn, hãy dùng phiếu trả hàng hoặc hoàn tiền trên đơn.

  

Đơn nhập từ kênh bán không thanh toán hay hủy thanh toán được ở đây, xem Đơn từ kênh bán.

Tạo đơn hàng ở văn phòng

Dùng cho đơn đặt qua điện thoại, đơn giao hàng và mọi đơn không bán tại quầy.

1. Mở Bán hàng → Lịch sử đơn hàng và bấm Tạo đơn hàng. Chọn kho xử lý đơn.

2. Thêm dòng hàng bằng Thêm sản phẩm: tìm kiếm, Xem, hoặc Quét RFID để thêm sản phẩm. Với sản phẩm theo lô, dùng Chọn lô.

3. Có thể chọn khách hàng, đặt Giao hàng là Nhận tại cửa hàng hoặc Giao hàng (cần tên, số điện thoại và địa chỉ), bấm Thêm giảm giá và ghi chú.

4. Bấm Tạo đơn hàng. Ở Hình thức thanh toán, chọn Thanh toán ngay. Đặt từng dòng thanh toán, dùng Thêm phương thức để chia nhỏ, kiểm tra Tổng đã trả, Còn lại và Tiền thừa, rồi xác nhận.

   

Thanh toán bằng QR, máy POS và ví điện tử được thu ở màn hình thanh toán sau khi đơn được tạo.

Bán công nợ

Với khách được phép mua chịu, chọn Ghi công nợ ở Hình thức thanh toán. Bảng hiện Công nợ hiện tại, Hạn mức còn lại, Khách trả trước, Ghi nợ cho đơn này, Tổng công nợ sau đơn này và Hạn trả nợ. Vượt hạn mức thì hiện Cảnh báo hạn mức công nợ hoặc Không thể mua chịu. Với chính sách chặn, đơn tự bị hủy. Xem Quản lý công nợ và hàng ký gửi.

Lưu đơn nháp

Bấm Lưu nháp để giữ đơn mà chưa đặt ("Đã lưu đơn nháp"). Đơn nháp không có thanh toán, không ghi công nợ và không ảnh hưởng tồn kho. Để làm tiếp, dùng bộ lọc Bản nháp trong Lịch sử đơn hàng, mở đơn, bấm Tiếp tục chỉnh sửa rồi Tạo đơn hàng. Đơn nháp không cần nữa thì xóa.

Đưa đơn qua các bước xử lý

Mở đơn và dùng nút chính ở đầu trang: Đánh dấu đã thanh toán, Bắt đầu xử lý, Sẵn sàng nhận, Đã lấy hàng, Đã gửi hàng, Đã giao đến nơi hoặc Hoàn tất đơn. Để soạn hàng trong kho, dùng Tạo phiếu soạn hoặc Xem phiếu xuất kho ở thẻ xử lý đơn, xem Soạn hàng, kiểm hàng và giao hàng.

Để hủy, dùng Hủy đơn trong menu thao tác rồi xác nhận. Hủy sẽ nhả tồn đã giữ, trả lại lượt dùng mã giảm giá và hoàn điểm tích lũy. Hệ thống từ chối nếu phiếu xuất kho đã được gửi. Khi đó, hủy phiếu trước hoặc lập phiếu trả hàng.

Ba hành vi cần biết:

• Đơn Đang chờ chưa thanh toán và không ghi công nợ sẽ tự hủy sau 10 phút, với lý do "Timeout, no paid". Đơn đang chờ xác nhận thanh toán online được bỏ qua. Hãy ghi nhận thanh toán, dùng Đánh dấu đã thanh toán, hoặc ghi công nợ.
• Mặc định tồn kho được giữ ngay lúc thanh toán, nên tồn giảm trước khi đơn được trả tiền. Hủy đơn sẽ nhả lại.
• Tổng tiền bằng 0 (ví dụ mã giảm 100%) chuyển thẳng sang Đã thanh toán.

Mã giảm giá và khách hàng thân thiết

Tạo mã giảm giá

1. Mở Bán hàng → Mã giảm giá và bấm Tạo mã giảm giá.

2. Ở phần Giảm giá, nhập Mã giảm giá, hoặc để trống hay bấm Tạo tự động để có mã 8 ký tự. Mã được lưu chữ hoa và khớp không phân biệt hoa thường. Chọn Loại giảm giá (Phần trăm (%) hoặc Số tiền cố định), giá trị, Áp dụng cho và, nếu cần, Số tiền giảm tối đa.

3. Ở phần Điều kiện áp dụng, đặt Phạm vi và Giá trị đơn hàng tối thiểu. Ở Thời gian hiệu lực, đặt Hiệu lực từ và Hiệu lực đến. Ở Giới hạn sử dụng, đặt Số lượt dùng tối đa (tổng) và Số lượt tối đa mỗi người.

4. Ở phần Đối tượng áp dụng, đặt Hạng khách hàng, Phương thức thanh toán và Chỉ khách hàng mới. Ở Ngân sách & Bảo vệ, đặt Hạn mức ngân sách và Cho phép dùng chung nhiều mã. Ở Trạng thái, để Đang hoạt động bật, và tích Ẩn khỏi danh sách công khai nếu không muốn mã hiện trong danh sách chọn.

5. Xem Tổng hợp rồi bấm Lưu ("Đã tạo mã giảm giá").

   

Mã giảm giá không xóa được. Trong menu của dòng, Ngưng sử dụng tắt mã, còn Sửa → Trạng thái → Đang hoạt động bật lại. Lịch sử sử dụng cho thấy mỗi lượt dùng với người dùng, thời điểm và số tiền giảm. Mã đã được dùng thì không đổi mã được nữa.

Áp mã và dùng điểm tại quầy

1. Thêm hàng và chọn khách hàng. Cần có khách để áp giới hạn theo người, hạng, thứ hạng và điểm.

2. Ở phần Mã giảm giá, nhập mã rồi bấm Áp dụng, hoặc mở danh sách "Mã giảm giá khả dụng" và bấm Áp dụng trên một mã.

   

3. Ở phần Dùng điểm, gõ số điểm muốn dùng. Quầy tự hạ xuống mức tối đa cho phép. Nếu khách có hạng, tổng tiền hiện chiết khấu hạng, hoặc "Chiết khấu hạng không áp dụng" khi không cộng dồn.

4. Thu tiền. Mã bị từ chối sẽ hiện lý do, như "Mã đã hết hạn" hoặc "Mã giảm giá đã hết ngân sách".

Không dùng được mã giảm giá, chiết khấu và điểm khi quầy ngoại tuyến. Mã giới hạn theo phương thức thanh toán sẽ bị từ chối khi khách trả bằng cách khác. Hủy đơn thì trả lại lượt dùng mã; hoàn tiền một phần thì không.

Cài đặt chương trình thân thiết

1. Mở Cài đặt → Tính năng, bật Khách hàng thân thiết (hạng & điểm) và lưu.

   

2. Mở Cài đặt → Khách hàng thân thiết.

   

3. Ở Tích điểm, bấm Cấu hình và đặt Số tiền chi tiêu (Tiền → Điểm), = Số điểm nhận, làm tròn, số tháng hết hạn, Tích điểm trên số tiền thực trả và kênh áp dụng (Bán hàng POS, Đơn hàng). Bấm Lưu.

4. Ở Dùng điểm và chiết khấu hạng, đặt giá trị tiền của một điểm, Điểm tối thiểu mỗi lần dùng, % tối đa của đơn được trả bằng điểm và Chiết khấu hạng cộng dồn với giảm giá khác.

5. Ở Hạng thành viên, bấm Thêm hạng, nhập tên hạng, Ngưỡng chi tiêu tích lũy, Chiết khấu % và hệ số điểm, rồi lưu. Khách được xếp vào hạng đang bật có ngưỡng cao nhất mà tổng chi tiêu tích lũy của họ đạt tới.

Điểm hết hạn theo thứ tự cũ nhất trước, mỗi ngày một lần, khi Điểm hết hạn sau (tháng) lớn hơn 0. Hủy đơn hoàn điểm đầy đủ, còn hoàn tiền thì hoàn điểm theo tỷ lệ.

Điều chỉnh điểm của khách

Mở Bán hàng → Khách hàng, mở khách và vào tab Khách hàng thân thiết (hạng hiện tại, số dư điểm, chi tiêu tích lũy, lịch sử). Bấm Điều chỉnh điểm, nhập Điểm (+/-) và ghi chú tùy chọn rồi lưu ("Đã điều chỉnh điểm"). Số 0 và số lẻ bị từ chối.

Trả hàng, đổi hàng và hoàn tiền

Hàng và tiền được xử lý thành hai bước riêng nhưng liên kết với nhau. Nhận hàng và kiểm định không làm đổi tồn kho. Chỉ Hoàn tất mới ghi tồn. Hoàn tiền là một thao tác riêng, trừ phiếu đổi hàng: với phiếu đổi, phần chênh lệch được thanh toán ngay trong bước Hoàn tất. Có ba loại phiếu, mỗi loại có mục riêng ở thanh bên và số phiếu riêng:

Loại	Số phiếu	Bắt đầu từ
Trả hàng	TH000001	Đơn bán đã Xong, Đã giao hoặc Đã lấy hàng
Hoàn hàng	HH000001	Kiện hàng đang chuyển hoàn, đã hoàn hoặc giao thất bại
Đổi hàng	DOI000001	Cùng loại đơn như trả hàng, kèm sản phẩm đổi

Phiếu đi qua Nháp, Đã nhận hàng, Đã kiểm định và Hoàn tất, và hủy được ở mọi bước trước Hoàn tất. Đơn từ kênh bán không trả hay đổi được ở đây. Các nút bị ẩn vì kênh bán tự xử lý.

Nhận lại hàng từ khách

1. Mở đơn, chọn Tạo phiếu trả hàng trong thao tác, hoặc mở Đổi trả & hoàn hàng → Trả hàng và bấm Tạo phiếu trả hàng.

   

2. Ở Tìm đơn hàng, quét thẻ (Quét EPC → Tìm) hoặc tìm Số đơn rồi bấm Chọn.

3. Ở Sản phẩm trả lại, tích các dòng và đặt Số lượng, hoặc quét thẻ vào Quét EPC để thêm. Chọn Kho nhận hàng và Lý do (Khách đổi ý, Sai kích cỡ, Giao sai hàng, Hàng lỗi, Hàng hư hỏng, Lý do khác), rồi bấm Tạo phiếu trả hàng.

   

4. Trên phiếu, ở Nhận hàng, quét từng thẻ hoặc đếm hàng không gắn thẻ, rồi bấm Xác nhận đã nhận. Dòng có thẻ mà chưa quét sẽ thành Thiếu hàng.

   

5. Ở Kiểm định, chọn Tình trạng (Còn tốt, Đã mở hộp, Hư hỏng, Lỗi sản xuất) và Xử lý cho từng dòng, hoặc bấm Đánh dấu còn lại là còn tốt, rồi Lưu kiểm định. Các cách xử lý: Nhập lại kho (về tồn bán được), Tạm giữ (ở khu hàng trả, không bán), Tiêu hủy (thẻ bị thu hồi) và Trả nhà cung cấp (giữ lại, không bán).

6. Bấm Hoàn tất rồi xác nhận. Chỉ dòng Nhập lại kho mới cộng lại tồn. Tồn vào kho nhận hàng, trừ khi dòng đó chọn kho khác ở Nhập lại vào kho.

7. Ở thẻ Thanh toán, bấm Hoàn tiền. Chỉ tích Hoàn cả hàng thiếu khi khách và đơn vị vận chuyển đều không chịu trách nhiệm. Nhập Lý do hoàn tiền, bấm Hoàn {số tiền} và chọn phương thức. Mỗi phiếu chỉ hoàn tiền một lần, và hoàn tiền không nhập kho thêm lần nữa.

   

Tồn không tăng sau khi nhận hàng là bình thường. Tồn chỉ được ghi khi phiếu Hoàn tất.

Nhận kiện hàng đơn vị vận chuyển hoàn về

1. Trên đơn, thẻ vận chuyển hiện "Kiện hàng đang hoàn về". Bấm Nhận hàng hoàn, hoặc mở Đổi trả & hoàn hàng → Hoàn hàng và bấm Tạo phiếu hoàn hàng.
2. Quét Mã vận đơn hoặc mã giao hàng và bấm Tìm. Để trống các dòng nếu nhận cả kiện. Chọn lý do (Giao không thành công, Khách từ chối nhận, Sai địa chỉ, Hư hỏng khi vận chuyển, Lý do khác) rồi bấm Tạo phiếu hoàn hàng.
3. Ở Nhận hàng, quét mọi thứ trong kiện. Món nào không quét sẽ bị ghi Thiếu hàng, dùng để khiếu nại đơn vị vận chuyển. Xác nhận, kiểm định rồi Hoàn tất.
4. Hoàn tất phiếu hoàn hàng sẽ hủy đơn, và hệ thống cảnh báo trước. Nếu đơn mới chỉ giữ tồn (chưa xuất), phần giữ được nhả ra và dòng Nhập lại kho không ghi thêm tồn. Nếu khách đã trả trước, bấm Hoàn tiền ở thẻ Thanh toán. Đơn COD chưa thu tiền thì không hoàn tiền được.

Đổi sản phẩm

1. Trên đơn, bấm Đổi hàng, hoặc mở Đổi trả & hoàn hàng → Đổi hàng và bấm Tạo phiếu đổi hàng.

2. Chọn các dòng khách trả, rồi ở Sản phẩm đổi bấm Thêm sản phẩm và đặt Số lượng, Đơn giá. Phần tóm tắt cho biết giá trị hàng trả (tín dụng), tổng hàng đổi và chênh lệch ("Khách trả thêm", "Hoàn lại cho khách" hoặc "Không chênh lệch").

   

3. Bấm Tạo phiếu đổi hàng, rồi nhận hàng và kiểm định như trên.

4. Bấm Hoàn tất. Giữ tích Thu thêm {số tiền} của khách hoặc Hoàn {số tiền} cho khách để thanh toán phần chênh lệch, rồi chọn hình thức thanh toán. Bỏ tích để không xử lý chênh lệch: cửa hàng giữ phần dư, hoặc phần thiếu thành giảm giá trên đơn đổi.

   

5. Thẻ Thanh toán có liên kết tới Đơn đổi. Đây là một đơn bán thường, được tạo và hoàn tất tự động. Giá trị hàng khách trả được trừ vào đơn đó.

Hoàn tiền đơn hàng mà không cần phiếu trả

1. Mở đơn bán đã thanh toán, Đang xử lý hoặc Xong và bấm Hoàn tiền. Với đơn Đang xử lý, nút chỉ hiện khi còn phiếu soạn nháp hoặc đang mở để hủy. Với đơn Đã giao hoặc Đã lấy hàng, hãy lập phiếu trả hàng.

2. Chọn mặt hàng và số lượng, hoặc bấm Chọn tất cả. Chọn Lô nhập hoàn khi được hỏi. Để Nhập kho lại bật nếu muốn trả hàng về tồn. Nhập Lý do rồi bấm Hoàn tiền. Phiếu hoàn tiền được in, và điểm tích lũy được hoàn lại.

   

Hoàn về phương thức gốc được bật mặc định. Lựa chọn này ghi mặt hàng, tổng tiền, lý do, nhập kho, trạng thái thanh toán và việc hoàn điểm, nhưng không ghi dòng tiền hoàn lại và không hoàn qua cổng thanh toán. Bỏ tích và chọn phương thức khi bạn cần ghi khoản hoàn theo một phương thức cụ thể.

Mặc định, thu ngân tạo được phiếu trả, phiếu đổi và nhận hàng, nhưng không kiểm định, hoàn tất, hủy hay hoàn tiền được. Quản lý và nhân viên kho hoàn tất phiếu. Chỉ quản lý và quản trị viên hoàn tiền, xem Người dùng và bảo mật.

Hủy phiếu trả hàng

Trên phiếu, bấm Hủy phiếu, nhập Lý do rồi bấm Hủy phiếu lần nữa. Bấm Giữ phiếu để thoát. Thẻ đã nhận trở về trạng thái trước đó, và tồn kho không thay đổi. Phiếu đã hoàn tất thì không hủy được.

Hóa đơn điện tử

Quy định Việt Nam yêu cầu bán hàng phải xuất hóa đơn điện tử qua đơn vị có giấy phép, đề ngày bán. Sense Inventory tạo hóa đơn và gắn cờ những hóa đơn cần người xử lý. Lỗi hóa đơn không chặn việc bán, hoàn tiền hay in biên lai. Đơn từ kênh như Haravan hay Sapo không xuất hóa đơn ở đây vì các kênh đó tự xuất.

Kết nối MISA meInvoice và bắt đầu xuất

1. Mở Cài đặt → Kênh và đối tác, tab Hóa đơn điện tử. Ở MISA meInvoice, bấm Bật. Mỗi lúc chỉ một đối tác xuất hóa đơn.

   

2. Ở trang kết nối, đặt Môi trường là Thử nghiệm, nhập Mã số thuế người bán và thông tin đăng nhập, rồi bấm Kiểm tra kết nối.

3. Chọn Cách ký hóa đơn (hóa đơn máy tính tiền, chữ ký số, USB token tại cửa hàng, hoặc chỉ tạo nháp) và Ký hiệu hóa đơn. Ký hiệu máy tính tiền cần chữ M ở vị trí thứ tư.

4. Bật Xuất hóa đơn điện tử cho đơn bán mới và bấm Lưu. Danh sách Còn thiếu cho biết mục chưa điền.

   

5. Mở Cài đặt → Hóa đơn điện tử, chọn Tự động xuất hóa đơn (ngay sau khi thanh toán, Sau một khoảng thời gian, vào một giờ cố định trong ngày, hoặc thủ công) rồi lưu.

   

Ngày hóa đơn luôn là ngày bán. Đơn nào còn chờ lúc 23:30 sẽ được xuất ngay khi đó. Hóa đơn gốc không xuất sang ngày sau, trừ khi quản lý duyệt xuất muộn. Khi đó hóa đơn mang ngày hôm nay.

Xuất hóa đơn đứng tên công ty

1. Mở đơn. Ở thẻ Hóa đơn điện tử, bấm Xuất hóa đơn ngay.

2. Ở Loại người mua, chọn Tổ chức, doanh nghiệp. Nhập Mã số thuế (bấm Dùng thông tin này để lấy kết quả tra cứu), Tên đơn vị theo đăng ký thuế và Địa chỉ, rồi bấm Xuất hóa đơn có thông tin người mua. Với khách lẻ, bấm Xuất cho khách lẻ, không lấy thông tin.

   

Để khách tự để lại thông tin bằng QR

Màn hình thanh toán thành công ở quầy có khối Hóa đơn điện tử với mã QR, và nút để thu ngân nhập thông tin thay khách. Để in QR, thêm khối "Hóa đơn điện tử: liên kết thông tin khách" vào mẫu biên lai ở Cài đặt → In ấn.

Khách quét mã và gửi thông tin trên một trang không cần đăng nhập. Liên kết mở trong thời gian đã cấu hình, nhưng không quá 23:30 của ngày bán. Nếu hóa đơn đã xuất cho khách lẻ trong cùng tháng, người mua có thể yêu cầu hóa đơn thay thế.

Xử lý hàng đợi Cần xử lý

1. Mở Bán hàng → Hóa đơn điện tử và tab Cần xử lý, hoặc mở thông báo "Hóa đơn điện tử cần xử lý".

   

2. Xử lý từng dòng:

   • Dữ liệu bị từ chối, thử quá nhiều lần hoặc đối tác từ chối: sửa dữ liệu rồi Thử lại.
   • Hoàn tiền sau khi đã xuất: mở đơn và bấm Lập hóa đơn điều chỉnh cho từng khoản hoàn.
   • Đã qua ngày bán: quản lý bấm Xuất muộn. Người khác bấm Gửi yêu cầu duyệt, hệ thống báo cho quản lý.
   • Đơn bị hủy sau khi xuất, hoặc cơ quan thuế từ chối: Lập hóa đơn thay thế hoặc hủy hóa đơn, sau khi thống nhất với kế toán.
   • Chờ ký (USB token): Ký và phát hành. Máy tính cửa hàng, USB token và phần mềm ký số phải đang bật.

   

Hoàn tiền trước khi hóa đơn được xuất thì không cần làm gì. Hoàn một phần thì hóa đơn lấy theo số lượng còn lại. Hoàn toàn bộ thì hóa đơn đang chờ bị hủy. Sửa sai trên hóa đơn máy tính tiền bằng hóa đơn thay thế. Hóa đơn điều chỉnh chỉ dùng cho hàng trả lại.

Xuất dữ liệu cho kế toán

Ở Bán hàng → Hóa đơn điện tử, bấm Xuất để lấy file Excel, CSV hoặc file chứng từ bán hàng MISA SME, hoặc Tải hóa đơn để lấy ZIP PDF hoặc XML (tối đa 1.000 hóa đơn). Báo cáo VAT nằm trong Báo cáo, xem Theo dõi báo cáo.

Kiosk: quầy khách tự phục vụ

Kiosk cho khách đặt hàng lên đầu đọc RFID, xem từng món hiện ra và tự thanh toán không cần thu ngân. Kiosk dùng chung danh mục, giá, thuế và tồn kho với POS. Khi chưa có khách, màn hình chiếu quảng cáo.

Đăng ký kiosk

1. Mở Cài đặt → Kiosk → Thiết bị và bấm Đăng ký kiosk.

2. Điền Tên, Mã thiết bị (duy nhất, ví dụ STORE1-K1) và Kho. Chỉ kho cho phép kiosk mới được liệt kê. Có thể đặt thêm Phương thức thanh toán, Thời gian chờ, Máy POS được gán, Mã truy cập, Tốc độ baud, Ngôn ngữ và Tắt in hóa đơn. Bấm Lưu ("Đã đăng ký kiosk").

   

Thiết lập máy tính kiosk

1. Trên máy tính kiosk, mở địa chỉ kiosk lấy từ Cài đặt → Kiosk → Cài đặt (Mở Kiosk) và thêm mã thiết bị vào địa chỉ. Đăng nhập bằng tài khoản kiosk. Vai trò kiosk có sẵn đã đủ quyền cần thiết.

2. Cắm đầu đọc RFID. Nếu đầu đọc không tự kết nối, mở cài đặt kiosk (gõ mã truy cập ở màn hình chờ, mặc định 1234, hoặc chạm góc trên bên trái nhiều lần) và bấm Kết nối lại đầu đọc. Bật Toàn màn hình và Chế độ khóa tại đó.

3. Trong Cài đặt → Kiosk → Thiết bị, kiểm tra trạng thái là Đang đọc hoặc Đã kết nối. Trực tuyến · chưa có đầu đọc nghĩa là trang chạy nhưng chưa cắm đầu đọc, còn Ngoại tuyến nghĩa là không có tín hiệu trong khoảng 15 giây.

   

   

Thêm quảng cáo và đặt giao diện

1. Mở Cài đặt → Kiosk → Quảng cáo và bấm Thêm quảng cáo. Nhập Tiêu đề, tải lên file JPG, PNG, GIF, MP4 hoặc WebM (hoặc dán URL tệp media), đặt Loại, Thời lượng (giây), Thứ tự và Đang hoạt động, rồi bấm Tạo. Dùng công tắc Đang hoạt động trong bảng để tạm dừng quảng cáo.

   

2. Mở Cài đặt → Kiosk → Giao diện, chọn một Mẫu có sẵn, chỉnh màn hình chào, thanh quảng cáo, màn quét, màn thành công và các nút trong lúc xem bản xem trước, rồi bấm Lưu giao diện. Giao diện áp dụng cho mọi kiosk.

   

Khách làm gì

1. Đặt sản phẩm lên đầu đọc. Món hiện ra dưới "Xem lại đơn hàng". Thẻ chưa gán sản phẩm, đã bán hoặc đã thu hồi, hay thuộc sản phẩm không được bán sẽ bị bỏ qua mà không báo.
2. Có thể chạm Có mã giảm giá?, nhập mã và chạm Áp dụng.
3. Chạm Thanh toán ngay, rồi Xác nhận ở câu hỏi "Đúng các sản phẩm của bạn chưa?". Chọn phương thức và thanh toán. Phương thức có máy POS chưa trực tuyến vẫn hiện nhưng bị làm mờ.
4. Ở màn "Cảm ơn bạn!", có thể chạm In biên lai. Kiosk quay về màn đầu sau khi đếm ngược.

Thanh toán thẻ bị từ chối hoặc quá hạn sẽ cho chọn Thử lại thanh toán thẻ, Chọn phương thức khác và Hủy giao dịch. Sau 60 giây không chọn, đơn tự hủy. Khách bỏ đi khỏi màn thanh toán thì đơn bị hủy sau 240 giây.

Hướng dẫn vận hành

Trước khi chạy thật, hãy tự thử các tình huống lỗi: giỏ trống, mã giảm giá không hợp lệ, thẻ bị từ chối và quá thời gian chờ.

Khi có vấn đề

Hiện tượng	Nguyên nhân thường gặp	Cách xử lý
Không mở được ca	Bạn đang có một ca mở	Đóng ca cũ trước. Mỗi người một ca mở
Danh sách kho trống	Chưa kho nào bật khả năng POS	Bật khả năng đó, xem Danh mục và kho hàng
Không đóng được ca	Còn đơn ngoại tuyến chưa gửi	Mở Xem đơn ngoại tuyến rồi gửi hoặc xử lý từng đơn
Két lệch tiền	Hoàn tiền mặt hoặc đơn hủy ghi nhầm ca	Kiểm tra báo cáo cuối ca và các khoản hoàn
Đơn tự hủy sau 10 phút	Đơn Đang chờ, chưa thanh toán và không ghi công nợ	Ghi nhận thanh toán, dùng Đánh dấu đã thanh toán, hoặc ghi công nợ
Trả bằng QR nhưng đơn vẫn Đang chờ	Cổng thanh toán chưa xác nhận	Chờ cổng xác nhận. Nếu tiền đã về nhưng hệ thống chưa nhận, dùng Đánh dấu đã thanh toán
Không hủy được khoản thanh toán	Không phải cùng ngày, hoặc cổng không hỗ trợ hoàn	Dùng phiếu trả hàng hoặc hoàn tiền trên đơn
Không có nút Hoàn tiền	Đơn chưa thanh toán, Đang xử lý hay Xong, hoặc bạn thiếu quyền	Với đơn Đã giao, lập phiếu trả hàng, hoặc nhờ quản lý
Không hủy được đơn	Phiếu xuất kho đã được gửi	Hủy phiếu trước, hoặc lập phiếu trả hàng
Đã lập phiếu trả nhưng tồn không đổi	Tồn chỉ ghi ở bước Hoàn tất	Kiểm định và hoàn tất phiếu
Hoàn tất phiếu hoàn hàng nhưng tồn không tăng	Đơn mới chỉ giữ tồn	Bình thường: phần giữ đã được nhả
Mã giảm giá bị từ chối	Hết hạn, hết lượt, sai hạng hoặc chưa đủ đơn tối thiểu	Đọc lý do trên màn hình và kiểm tra giới hạn của mã
Hóa đơn điện tử ở Cần xử lý	Dữ liệu bị từ chối, hoặc đã qua ngày bán	Làm theo Xử lý hàng đợi Cần xử lý
Kiosk báo "Kiosk này đang bị quản trị viên tắt."	Công tắc Đã bật của kiosk đó đang tắt	Bật lại ở Cài đặt → Kiosk → Thiết bị
Hai kiosk liên tục chuyển ngoại tuyến	Dùng chung một hồ sơ trình duyệt đã sao chép	Xóa dữ liệu trình duyệt trên một máy

Đọc tiếp

• Quản lý công nợ và hàng ký gửi: khoản trả sau nằm ở đâu và thu thế nào.
• Soạn hàng, kiểm hàng và giao hàng: xử lý đơn giao hàng và nhận tại cửa hàng.
• Đơn từ kênh bán: đơn online xử lý khác đơn quầy.
• Theo dõi báo cáo: ca bán, doanh thu, VAT và hóa đơn điện tử.