Quản lý công nợ và hàng ký gửi
Trang này dành cho kế toán hoặc chủ cửa hàng. Đọc xong, bạn ghi nhận được bán chịu, thu nợ, trả nợ, và vận hành hàng ký gửi từ hợp đồng đến đối soát. Hai việc nằm chung một trang vì cùng ở menu Mua hàng và cùng trả lời câu hỏi: ai đang nợ ai bao nhiêu. Công nợ theo dõi tiền giữa bạn với khách và với nhà cung cấp. Hàng ký gửi là mô hình bán hộ: hàng của nhà ký gửi nằm trong kho bạn, bán được mới phải trả tiền, và hai bên đối soát định kỳ.
Công nợ sinh ra từ đâu
Công nợ phát sinh từ giao dịch ở nơi khác rồi ghi vào một sổ chỉ ghi thêm. Dòng cũ không bị sửa hay xóa. Số dư dương nghĩa là khách nợ bạn, hoặc bạn nợ nhà cung cấp.
Phải thu tăng khi khách mua chịu (Ghi công nợ), xem Bán hàng, trả hàng và kiosk, và giảm khi bạn ghi nhận Thu nợ.
Phải trả tăng khi bạn xác nhận đơn mua hàng, không phải lúc hàng về, xem Mua hàng và nhập kho. Hủy đơn thì khoản này được hoàn lại. Đóng đơn khi nhận thiếu thì khoản này được điều chỉnh về đúng giá trị hàng thực nhận. Chốt đối soát ký gửi cũng làm Phải trả tăng. Khoản này giảm khi bạn ghi nhận Trả nợ.
Trước khi dùng, bật Công nợ khách hàng trong Cài đặt → Tính năng.
Thêm khách hàng có hạn mức công nợ
Vào Bán hàng → Khách hàng và bấm Thêm khách hàng.
Ở Thông tin chung, nhập Tên (bắt buộc) và chọn Loại. Để trống Mã khách hàng thì hệ thống tự tạo mã.
Ở mục Bán chịu (chỉ hiện khi bật Công nợ khách hàng), chọn Cho phép bán chịu và đặt:
- Hạn mức công nợ: để trống là không giới hạn. Nhập 0 để không cho ghi nợ.
- Thời hạn công nợ (ngày): hạn thanh toán của đơn bán chịu là ngày ghi nợ cộng số ngày này. 0 nghĩa là đến hạn ngay.
- Chính sách công nợ: Cảnh báo nhưng vẫn cho đặt hoặc Chặn đơn vượt hạn mức.
Bấm Lưu. Màn hình báo Đã thêm khách hàng.
Muốn khách ngừng mua thì bấm Lưu trữ. Khách biến khỏi danh sách mặc định, và bấm Khôi phục để hoàn tác. Xóa khách hàng chỉ dành cho quản trị viên và chỉ chạy được với khách không có lịch sử, công nợ, chi tiêu hay điểm.
Bán chịu
Tạo đơn ở Bán hàng → Lịch sử đơn hàng và chọn khách đã được cho phép bán chịu. Chỉ khách như vậy mới có lựa chọn Ghi công nợ.
Khi xác nhận, ở Hình thức thanh toán chọn Ghi công nợ và nhập khoản khách trả trước nếu có. Bảng hiện Công nợ hiện tại, Hạn mức còn lại, Ghi nợ cho đơn này, Tổng công nợ sau đơn này và Hạn trả nợ.
Đơn vượt hạn mức thì hiện Cảnh báo hạn mức công nợ kèm số tiền vượt. Với chính sách cảnh báo, đơn vẫn tạo được.
Với chính sách chặn, màn hình báo Không thể mua chịu và đơn không gửi được.
Thanh toán QR, máy quẹt thẻ và ví điện tử không dùng được cho đơn bán chịu. Đơn từ kênh bán cũng không bán chịu được, vì kênh nắm thanh toán của đơn.
Thu nợ và trả nợ
Vào Mua hàng → Công nợ. Hai tab Phải thu và Phải trả tách hai chiều: khách nợ bạn, và bạn nợ nhà cung cấp.
Chọn một khách hàng hoặc nhà cung cấp để mở sổ chi tiết.
Đối chiếu số dư với các đơn hàng và giao dịch gốc trước khi động đến tiền.
Khi nhận tiền của khách, bấm Thu nợ. Khi trả tiền nhà cung cấp, bấm Trả nợ trên nhà cung cấp đó. Số tiền điền sẵn là tổng đang nợ, và mục Phân bổ điền sẵn theo thứ tự cũ nhất trước. Sửa Số tiền áp dụng nếu muốn tự phân bổ. Chọn Phương thức thanh toán, thêm Ghi chú rồi xác nhận. Màn hình báo Đã ghi nhận phiếu.
Mỗi phiếu thành một dòng trong sổ. Các đơn hoặc đơn mua hàng được phiếu trả chuyển sang trả một phần hoặc đã trả.
Phiếu lớn hơn số đang nợ vẫn trừ đủ số tiền vào số dư, nên khách có thể có số dư âm (bạn đang giữ tiền của khách). Chỉ đơn bán chịu mới nhận được phân bổ.
Hủy phiếu, điều chỉnh và xóa nợ
Phiếu không xóa được. Hãy hủy phiếu: sổ giữ cả dòng gốc lẫn dòng đảo.
Mở sổ của khách hoặc nhà cung cấp và tìm phiếu Hoàn tất trong mục Phiếu thu chi.
Bấm Hủy phiếu rồi xác nhận. Số tiền quay lại số dư, và các chứng từ phiếu đó đã trả trở về chưa trả hoặc trả một phần. Một phiếu chỉ hủy được một lần. Hủy nhầm thì ghi phiếu mới.
Với số dư đầu kỳ, điều chỉnh hay xóa nợ, bấm Điều chỉnh. Chọn Loại (Điều chỉnh, Số dư đầu kỳ hoặc Xóa nợ), nhập Số tiền (có dấu) và Lý do. Cả hai ô đều bắt buộc. Số dương tăng công nợ, số âm giảm công nợ, nên xóa nợ phải nhập số âm.
Hướng dẫn vận hành
Chỉ dùng Điều chỉnh khi có lý do và chứng từ rõ ràng, ví dụ xóa một khoản lệch đã xác minh. Đừng dùng nó để sửa một số dư chưa rõ vì sao lệch.
Xuất sao kê công nợ
- Ở mục Công nợ của khách, đặt Từ và Đến.
- Bấm Xuất và chọn Excel (.xlsx), CSV hoặc PDF. Bản PDF là sao kê công nợ khách hàng, có Số dư đầu kỳ, Số dư cuối kỳ và chỗ ký.
Danh sách Công nợ liệt kê đối tác còn số dư hoặc có khoản quá hạn, số dư lớn nhất lên đầu. Đơn bán chịu có thời hạn 0 đến hạn ngay lúc ghi nợ, nên hiện quá hạn ngay.
Hàng ký gửi vận hành thế nào
Khác biệt so với hàng mua đứt: hàng ký gửi vẫn thuộc sở hữu của nhà ký gửi cho đến khi bán được. Hàng nằm trong kho bạn, đếm và kiểm kê được, nhưng chưa phát sinh nợ. Nhập hàng ký gửi không tạo công nợ; chỉ khi chốt đối soát mới có khoản phải trả.
Hợp đồng có một trong hai mô hình Giá:
- Giá vốn thỏa thuận: bạn trả một giá vốn cố định cho mỗi sản phẩm bán được. Phần chênh lệch là lãi của bạn.
- Hoa hồng: nhà ký gửi đặt giá bán, bạn giữ lại một phần trăm trên mỗi lần bán.
Lập hợp đồng ký gửi
Vào Cài đặt → Tính năng, bật Nhà cung cấp và Công nợ khách hàng, rồi bật Hàng ký gửi và bấm Lưu. Nhóm Mua hàng lúc này có Ký gửi và Báo cáo hàng ký gửi.
Vào Mua hàng → Ký gửi và bấm Hợp đồng mới. Chọn Nhà ký gửi, Kho (tùy chọn), Giá, Hoa hồng (%) nếu dùng hoa hồng, Hạn thanh toán (ngày) và Ghi chú, rồi bấm Tạo. Để trống kho thì hợp đồng nhận hàng vào mọi kho.
Trên trang hợp đồng, bấm Kích hoạt. Trước đó hợp đồng ở trạng thái Nháp. Chỉ hợp đồng Đang hoạt động mới nhận hàng được.
Muốn tạm dừng, bấm Tạm ngưng: hợp đồng không nhận thêm hàng nhưng vẫn trả hàng được. Bấm Kích hoạt để chạy lại. Muốn kết thúc, bấm Đóng hợp đồng. Thao tác này không hoàn tác được. Còn hàng ký gửi trong kho thì không đóng được; hãy trả hoặc bán hết trước. Cũng không đổi được mô hình giá khi còn hàng hoặc còn lô.
Nhận, bán và trả hàng ký gửi
Mở hợp đồng Đang hoạt động và bấm Nhập hàng. Chọn Kho (cố định nếu hợp đồng có kho), thêm sản phẩm, đặt Số lượng, Giá vốn và nếu cần thì Trả trước ngày. Bấm Nhận hàng. Các dòng mới hiện ở mục Lô. Hợp đồng giá vốn thỏa thuận cần có giá vốn trên mọi dòng.
Nếu cài đặt bắt buộc RFID, hộp thoại hiện Bắt buộc quét RFID. Chọn sản phẩm rồi bấm Tiếp tục nhập kho bằng RFID, sau đó quét thẻ ở trang Nhập kho. Phiếu nhập kho thông thường của một sản phẩm ký gửi cũng được ghi thành lô ký gửi trên hợp đồng mặc định của sản phẩm đó.
Bán ở quầy hay theo đơn như mọi sản phẩm khác. Mỗi đơn vị bán ra truy được về lô của nó.
Muốn trả hàng chưa bán, mở hợp đồng Đang hoạt động hoặc Tạm ngưng và bấm Trả hàng. Nhập số lượng theo từng lô, không quá Tồn kho, rồi bấm Trả hàng. Thao tác này không phát sinh hay hoàn công nợ.
Một sản phẩm chỉ chứa hàng của bạn hoặc hàng ký gửi, không lẫn cả hai, nên không đổi loại được khi còn tồn loại cũ. Hàng ký gửi không chuyển kho được: hãy trả lại rồi nhập vào kho kia. Sản phẩm ký gửi không mua qua đơn mua hàng được.
Đối soát ký gửi cuối kỳ
Đến hạn thanh toán với nhà ký gửi, bạn chốt một kỳ:
Mở hợp đồng. Khung Đối soát hiện kỳ từ mốc Đã đối soát đến tới hiện tại. Mỗi dòng có Loại là Đã bán, Đã trả lại, Hao hụt hoặc Điều chỉnh, kèm số lượng, Tổng, Hoa hồng và Thực thu.
Ở cột Tính, chọn các dòng Hao hụt mà bạn đồng ý trả tiền; mặc định hao hụt không được tính. Kiểm tra số Phải trả nhà ký gửi.
Bấm Chốt đối soát. Hệ thống tính lại kỳ từ sổ kho nên đơn ghi nhận muộn không bị sót. Khoản phải trả hiện ở Công nợ → Phải trả, hạn thanh toán là ngày chốt cộng thời hạn thanh toán, và mốc Đã đối soát đến dời tới cuối kỳ, kể cả khi kỳ đó không có gì để tính tiền.
Khi trả tiền cho nhà ký gửi, ghi nhận bằng Trả nợ như với nhà cung cấp thường.
Chốt nhầm kỳ thì bấm Hủy giao dịch trên phiếu trong lịch sử đối soát. Chỉ hủy được phiếu gần nhất và chỉ khi chưa có thanh toán; nếu đã có thì hủy phiếu thanh toán ở Công nợ trước. Hủy phiếu hoàn lại khoản phải trả và lùi mốc Đã đối soát đến.
Xem báo cáo ký gửi
Vào Mua hàng → Báo cáo hàng ký gửi.
Dùng các tab Theo nhà ký gửi, Tồn kho (có lựa chọn Chỉ hàng đã quá hạn trả), Đã bán, chưa đối soát, Đối soát theo tháng và Doanh thu theo ngày.
Bấm một nhà ký gửi để mở Bảng kê nhà ký gửi, có liên kết Đối soát tới từng hợp đồng.
Số Nợ tiềm tàng ở tab Tồn kho là số tiền phải trả nếu bán hết hàng ký gửi. Đó chưa phải công nợ đã ghi sổ.
Khi có vấn đề
| Hiện tượng | Nguyên nhân thường gặp | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Không chọn được nhà ký gửi khi tạo hợp đồng | Module Nhà cung cấp chưa bật, hoặc chưa có hồ sơ nhà cung cấp | Bật module rồi tạo nhà cung cấp trước |
| Không bật được Hàng ký gửi | Cần cả Nhà cung cấp và Công nợ khách hàng | Bật hai module đó trước |
| Đơn không có lựa chọn Ghi công nợ | Đơn chưa có khách, hoặc khách đã lưu trữ hay chưa được cho phép bán chịu | Chọn khách và bật Cho phép bán chịu trong hồ sơ |
| Báo Không thể mua chịu | Chính sách của khách là Chặn đơn vượt hạn mức và đơn vượt hạn mức | Nâng hạn mức, thu trước một phần, hoặc đổi chính sách |
| Báo "Tổng số tiền phân bổ vượt số tiền của phiếu thu." | Tổng phân bổ lớn hơn số tiền phiếu | Giảm số tiền áp dụng |
| Số dư công nợ không khớp với đối chiếu của khách | Hai bên so hai khoảng thời gian khác nhau | Chốt cùng một khoảng, mở từng giao dịch gốc trong sổ chi tiết |
| Báo "Bên ký gửi vẫn còn hàng trong kho. Hãy bán hết hoặc trả lại trước." | Đang đóng hợp đồng hoặc đổi mô hình giá khi còn hàng | Trả hoặc bán hết hàng trước |
| Báo "Kỳ đối soát phải kết thúc sau ngày đối soát gần nhất" | Kỳ chồng lên một kỳ đã đối soát | Chọn ngày kết thúc sau mốc Đã đối soát đến hiện tại |
| Báo "Chỉ hủy được phiếu đối soát mới nhất. Hãy hủy các phiếu sau trước." | Đã có phiếu đối soát mới hơn | Hủy từ phiếu mới nhất lùi dần |
| Báo "Phiếu đối soát này đã có thanh toán. Hãy hủy thanh toán trước khi hủy phiếu." | Đã ghi tiền trả cho phiếu này | Hủy phiếu thanh toán ở Công nợ, rồi hủy phiếu đối soát |
| Muốn sửa một khoản đã ghi | Dòng sổ không sửa được | Hủy phiếu, hoặc nhập điều chỉnh có dấu kèm lý do |
Đọc tiếp
- Bán hàng, trả hàng và kiosk: giao dịch bán chịu, nguồn của Phải thu.
- Mua hàng và nhập kho: xác nhận đơn, nguồn của Phải trả.
- Theo dõi báo cáo: Báo cáo công nợ và Đối soát ký gửi.