Thiết lập hệ thống lần đầu

Người quản trị làm việc này một lần khi nhận hệ thống. Xong trang này, cửa hàng có thông tin doanh nghiệp, tiền tệ, múi giờ, module và quy tắc kho đúng. Hãy làm cẩn thận: các lựa chọn này đi theo mọi giao dịch về sau, và có lựa chọn khó đổi khi đã có tồn kho thật.

Chuẩn bị trước:

• Thông tin đăng ký doanh nghiệp và mã số thuế.
• Danh sách kho và cửa hàng thật.
• File danh mục sản phẩm, nếu có.
• Danh sách nhân viên kèm công việc của từng người.
• Quyết định của chủ doanh nghiệp về hai câu hỏi: có quản lý theo lô và hạn dùng không, và có bắt buộc duyệt phiếu kho không.

Trình tự triển khai

Làm theo thứ tự này, vì bước sau dùng dữ liệu của bước trước:

Hoàn tất trình hướng dẫn ban đầu

Doanh nghiệp mới mở trình hướng dẫn thiết lập ở lần đăng nhập đầu của quản trị viên. Danh sách Tiến độ thiết lập bên trái gồm Thông tin doanh nghiệp, Quốc gia, Thiết kế hóa đơn, Dữ liệu ban đầu và Hoàn tất.

1. Đăng nhập bằng tài khoản quản trị. Trang Thiết lập doanh nghiệp mở ra.

   

2. Nhập Tên công ty. Đây là ô bắt buộc; để trống thì màn hình báo "Nhập tên công ty để tiếp tục." Nếu muốn, nhập thêm Email doanh nghiệp, Số điện thoại, Địa chỉ doanh nghiệp và Mã số thuế. Bấm Tải lên logo công ty để thêm logo (PNG, JPG, WebP hoặc SVG, tối đa 5 MB). Bấm Lưu và tiếp tục.

3. Chọn Quốc gia hoặc khu vực. Lựa chọn này điền sẵn Tiền tệ, Định dạng số và Số chữ số thập phân, và bạn sửa được từng ô. Múi giờ cũng được đặt theo quốc gia; sửa lại ở Cài đặt chung nếu cần. Xem Xem trước số tiền rồi bấm Lưu và tiếp tục.

4. Chọn Khổ giấy (80mm hoặc 58mm), nhập Lời chào đầu hóa đơn và Lời nhắn cuối hóa đơn. Xem trước hóa đơn đổi theo khi bạn gõ. Bấm Lưu và tiếp tục.

   

5. Ở câu "Bạn muốn bắt đầu thế nào?", bấm Tạo dữ liệu mẫu hoặc Bắt đầu trống. Chọn Bắt đầu trống nếu bạn nhập thẳng dữ liệu thật.

6. Ở màn hình Đã sẵn sàng, bấm Mở trang tổng quan.

Bỏ qua lúc này kết thúc trình hướng dẫn ở bất kỳ bước nào và coi như đã thiết lập xong. Trình hướng dẫn không tự mở lại. Muốn chạy lại, bấm Chạy lại thiết lập ở màn hình cuối. Nếu quản trị viên không thấy trình hướng dẫn trên doanh nghiệp mới, kiểm tra trình duyệt có kết nối được tới máy chủ không: khi không tải được cài đặt, hệ thống đưa bạn thẳng tới Tổng quan.

Mọi thứ trình hướng dẫn hỏi đều chỉnh lại được trong Cài đặt, theo các phần dưới đây.

Cài đặt chung

1. Đăng nhập bằng tài khoản quản trị được cấp và đổi ngay mật khẩu ban đầu.

2. Vào Cài đặt → Cài đặt chung.

   

3. Trong phần Tiền tệ & Ngôn ngữ, chọn Tiền tệ, Định dạng vùng (BCP 47) và Số chữ số thập phân. Các lựa chọn này quyết định cách hiển thị giá ở mọi màn hình.

4. Đặt Múi giờ đúng nơi kinh doanh. Hệ thống dùng múi giờ để xác định "hôm nay": sai múi giờ thì doanh thu bán tối nay có thể rơi vào báo cáo ngày mai.

5. Nhập tên, địa chỉ, số điện thoại, email và Mã số thuế của doanh nghiệp. Các thông tin này in lên hóa đơn.

6. Trong phần Thuế, đặt Thuế suất mặc định (%) và chọn Giá đã bao gồm thuế hay chưa. Chọn sai chỗ này thì mọi giá bán lệch đúng một khoản thuế. Bấm Lưu.

7. Nếu cần, đặt thêm Quốc gia (Việt Nam dùng Phường/Xã và Tỉnh/Thành phố trong địa chỉ giao hàng), Định dạng số, Ngôn ngữ mặc định, Giá trị đơn hàng tối thiểu và Tiền tố mã đơn. Tiền tố gồm 1 đến 8 chữ cái, mặc định là DH, và được lưu thành chữ in hoa. Giá trị không hợp lệ thì không lưu được và có thông báo cạnh ô nhập.

Bật module cần dùng

1. Vào Cài đặt → Tính năng.

2. Trong phần Mô-đun, bỏ chọn module doanh nghiệp không dùng, ví dụ Kiểm kê. Module có nhãn Đã khóa không thuộc gói của doanh nghiệp và không đổi được ở đây; liên hệ nhà cung cấp để bổ sung. Module đã tắt biến mất với mọi người, kể cả quản trị viên, trên web lẫn máy cầm tay. Dữ liệu vẫn được giữ.

   

3. Bật các tính năng doanh nghiệp thật sự dùng: Công nợ khách hàng nếu có bán chịu, Nhà cung cấp và Đơn mua hàng nếu đặt hàng nhà cung cấp, Hàng ký gửi nếu bán hộ, Khách hàng thân thiết (hạng & điểm) nếu tích điểm.

4. Bấm Lưu. Không cần khởi động lại.

Một số công tắc phụ thuộc công tắc khác. Khi thiếu, hệ thống không lưu và báo công tắc còn thiếu:

• Hàng ký gửi cần Nhà cung cấp (nhà ký gửi là một nhà cung cấp) và Công nợ khách hàng (phiếu đối soát ghi khoản bạn nợ nhà ký gửi). Bật hai mục này trước.
• Chuyển hàng giữa các doanh nghiệp cần Liên kết với doanh nghiệp khác, Đơn mua hàng và Nhà cung cấp.
• Bộ sản phẩm không tắt được khi còn bộ sản phẩm đang hoạt động. Hãy ngừng hoạt động các bộ đó hoặc đổi chúng thành sản phẩm thường trước.
• Cho mượn hàng không tắt được khi còn phiếu mượn chưa đóng. Hãy trả hàng hoặc báo mất trước.

Tắt một module chỉ ẩn màn hình, không xóa dữ liệu, nên bật lại được. Nếu một màn hình báo "Tính năng này không có trong doanh nghiệp này. Hãy hỏi quản trị viên hoặc nhà cung cấp dịch vụ.", module của nó đang tắt hoặc nằm ngoài gói.

Quy tắc kho

Vào Cài đặt → Cài đặt kho. Đọc kỹ mục này: mỗi công tắc đổi cách nhân viên kho làm việc hằng ngày.

Bắt buộc duyệt khi Nhập / Xuất kho

Bật lên thì phiếu nhập và xuất kho dừng ở Đã gửi. Tồn kho chỉ đổi sau khi người có quyền xác nhận. Cách này tách người lập phiếu với người duyệt, đổi lại mỗi phiếu thêm một bước. Tắt thì tồn kho cập nhật ngay khi tạo phiếu.

Hướng dẫn vận hành

Nên bật khi kho có từ hai người trở lên.

Bắt buộc dùng RFID khi Nhập / Xuất kho

Bật lên thì mọi lần nhập và xuất kho phải quét bằng đầu đọc RFID. Không nhập tay được số lượng, và mỗi lần đều lưu lại các EPC đã quét. Hàng về chưa gắn thẻ thì không nhập được. Chỉ bật khi hàng đã gắn thẻ đầy đủ, xem Quản lý RFID.

Theo dõi lô và Theo dõi vị trí

Bật Theo dõi lô thì mỗi lần nhập kho ghi số lô và hạn sử dụng, và tồn được tính theo từng lô. Theo dõi vị trí chỉ dùng được khi đã bật theo dõi lô: nó thêm vị trí cất hàng có sức chứa và tồn theo từng vị trí. Đổi lại, mọi phiếu nhập thêm một thao tác.

Hướng dẫn vận hành

Hàng thực phẩm, mỹ phẩm và dược nên bật theo dõi lô. Quyết định trước khi nhập tồn thật, vì khi đã có tồn theo lô thì rất khó lùi lại. Nếu phân vân, hãy hỏi: có bao giờ cần biết "lô nào hết hạn trước" không.

Thứ tự xuất kho

Chỉ có tác dụng khi đã bật theo dõi lô. Khi xuất kho, bán hoặc chuyển kho, hệ thống chọn lô theo thứ tự này. Các lựa chọn là FEFO: hết hạn trước, xuất trước, FIFO: nhập trước, xuất trước, LIFO: nhập sau, xuất trước và LEFO: hết hạn muộn, xuất trước. Hàng có hạn dùng thường chọn FEFO; FEFO chỉ đúng khi hạn dùng đã được ghi đầy đủ lúc nhập.

Cho phép bán âm

Bật lên thì vẫn tạo được đơn khi kho không đủ hàng, và tồn kho được phép âm. Tắt thì thanh toán báo lỗi hết hàng. Chỉ bật khi doanh nghiệp thật sự bán trước nhập sau. Cách đọc số âm có ở Xuất, chuyển và điều chỉnh.

Dữ liệu nền theo thứ tự

1. Tạo kho và danh mục sản phẩm: chưa có hai thứ này thì phiếu và màn hình bán không có gì để chọn.
2. Tạo vai trò và người dùng: dựng bộ vai trò trước, gán người sau.
3. Nhập tồn ban đầu bằng phiếu nhập kho với lý do Tồn đầu kỳ, xem Mua hàng và nhập kho. Sổ kho cần có nguồn gốc từ dòng đầu tiên.
4. Kết nối thiết bị và kênh bán sau cùng, khi đã có dữ liệu để thử: đầu đọc RFID, kênh bán. Thông tin về máy quét cầm tay có ở Máy quét cầm tay.

Chạy thử một vòng trước khi nhập thật

Dữ liệu mẫu là một cửa hàng demo dựng sẵn, tạo và xóa được. Mở Cài đặt → Nâng cao → Dữ liệu mẫu. Mục này chỉ hiện khi mọi module đều đang bật. Bấm Tạo dữ liệu mẫu. Thị trường mẫu (Việt Nam, Mỹ hoặc Singapore) được chọn theo tiền tệ hiện tại. Kiểm tra lại tiền tệ, định dạng và số thập phân ở Cài đặt chung sau khi tạo. Bản ghi mẫu có tên "NWC Sample …" hoặc bắt đầu bằng NWC-SAMPLE.

Chỉ tạo được dữ liệu mẫu khi chưa có sản phẩm, khách hàng, danh mục, đơn hàng, chuyển kho hay giao dịch thật nào. Khi đã có, trang hiện Dữ liệu mẫu đã bị khóa. Xóa dữ liệu mẫu chỉ xóa các bản ghi mẫu. Xóa toàn bộ dữ liệu vận hành chỉ dùng được khi chưa có dữ liệu thật.

Chạy thử một vòng:

1. Tạo một sản phẩm thử và một kho thử.
2. Nhập một đơn vị bằng phiếu nhập kho.
3. Mở Tồn kho và Sổ kho, kiểm tra con số đã đúng.
4. Xuất đúng đơn vị đó ra.
5. Khi vòng thử khớp hoàn toàn, dọn dữ liệu thử và dữ liệu mẫu ở trang Dữ liệu mẫu, xem Cấu hình và tích hợp. Sau đó mới đưa dữ liệu thật vào.

Nếu báo cáo sai ngày, kiểm tra lại múi giờ. Nếu một menu không hiện, kiểm tra theo thứ tự: module đã bật chưa, gói có tính năng đó không, tài khoản có quyền không.

Đọc tiếp

• Tạo danh mục và kho hàng: bước tiếp theo ngay sau trang này.
• Cấu hình và tích hợp: bản đồ toàn bộ khu Cài đặt khi cần chỉnh về sau.
• Người dùng và bảo mật: bộ vai trò khởi điểm cho cửa hàng.