Tạo danh mục và kho hàng

Trang này dựng nền cho mọi việc về sau. Phiếu nhập, màn hình bán và báo cáo đều chọn từ danh sách sản phẩm và kho bạn tạo ở đây. Chưa có sản phẩm thì phiếu nhập không có gì để thêm. Chưa có kho thì không có chỗ nhận hàng.

Chốt hai quyết định trước khi tạo sản phẩm đầu tiên, vì rất khó đổi khi đã có tồn kho: hàng tính theo Đơn vị cơ sở nào (cái, hộp hay kg), và có bật Theo dõi lô không. Nếu chưa chắc về lô, đọc Thiết lập hệ thống lần đầu trước.

Sản phẩm, biến thể và các loại mã

Nắm mô hình dữ liệu trước khi nhập liệu. Nhập sai tầng là lỗi khó gỡ nhất.

• Danh mục sản phẩm là nhóm để lọc và lên báo cáo. Danh mục xếp thành cây, nên một danh mục có thể có danh mục con. Tên mỗi danh mục phải duy nhất. Ví dụ: Áo, Quần, Phụ kiện.
• Sản phẩm là mẫu hàng bạn bán, ví dụ "Áo thun cổ tròn".
• Mã sản phẩm là khóa riêng của sản phẩm và phải duy nhất. Để hệ thống tự tạo thì giữ ô Tự động được chọn.
• Biến thể là đơn vị hệ thống đếm tồn. Mỗi tổ hợp cần đếm riêng là một biến thể: áo đen size M là một biến thể, áo trắng size L là biến thể khác. Thứ không cần đếm riêng thì không tách biến thể.
• SKU do bạn đặt và phải duy nhất. Mã vạch không bắt buộc nhưng cũng phải duy nhất, kể cả mã vạch của từng đơn vị quy đổi. Đặt SKU có quy tắc ngay từ đầu, vì khi nối sàn hai bên khớp sản phẩm theo SKU. Xem Đơn từ kênh bán.
• EPC chỉ có khi dùng RFID: mỗi món hàng vật lý mang một EPC riêng. Một trăm chiếc áo cùng loại chung một SKU nhưng có một trăm EPC khác nhau. Xem Quản lý RFID.

Tạo danh mục và sản phẩm

1. Vào Danh mục → Danh mục sản phẩm và tạo các danh mục cần dùng. Bấm Tạo danh mục, hoặc Nhập Excel để nạp tối đa 1.000 dòng mỗi lần.

2. Vào Danh mục → Sản phẩm, bấm Tạo, rồi chọn Tạo sản phẩm. Thêm nhanh mở một hộp thoại ngắn thay cho form đầy đủ.

   

3. Trong phần Thông tin chính, điền Tiêu đề và Đơn vị cơ sở. Trong phần Giá, điền Giá vốn và Giá bán. Tiêu đề và giá bán là bắt buộc. Có thể thêm Giá khuyến mãi và Thuế suất.

   

4. Trong phần Tồn kho, mục Mã định danh, nhập Mã sản phẩm, SKU và Mã vạch nếu cần. Nút cạnh ô SKU (Tạo SKU tự động) điền sẵn một mã. Nếu mã đã có sản phẩm khác dùng, hệ thống chặn lưu và nêu mã trùng.

5. Nếu cần, điền Mức tồn tối thiểu, Mức tồn tối đa, Vị trí và Trọng lượng. Trong phần Tổ chức, chọn Danh mục và bật Theo dõi lô hoặc Chế độ đóng gói (số lượng thay đổi) nếu sản phẩm cần.

6. Bấm Lưu. Màn hình báo "Đã tạo sản phẩm".

Không bỏ trống Giá vốn. Thiếu giá vốn thì báo cáo lợi nhuận hiện 0, và lỗi này thường rất lâu sau mới bị phát hiện. Xem Theo dõi báo cáo.

Thêm đơn vị quy đổi và biến thể

1. Mở sản phẩm và bấm Sửa, hoặc làm ngay trên form tạo sản phẩm.

2. Trong phần Quản lý theo đơn vị và thuộc tính, mục Đơn vị quy đổi, thêm đơn vị bán khác: Tên đơn vị, Tỷ lệ quy đổi (bằng bao nhiêu đơn vị cơ sở, lớn hơn 0), và mã vạch, giá nếu cần.

3. Bấm Thêm thuộc tính, ví dụ Màu với các giá trị Đỏ và Xanh. Nhấn Enter sau mỗi giá trị.

4. Bấm Tạo biến thể. Màn hình báo "Đã tạo {count} biến thể".

   

5. Bấm Lưu.

Sản phẩm đã có giao dịch kho thì không thêm được biến thể: màn hình báo "Sản phẩm này đã có giao dịch kho nên không thể thêm biến thể." Biến thể chỉ có một cấp. Biến thể lấy danh mục, thương hiệu, đơn vị cơ sở, theo dõi lô, chế độ đóng gói và quyền sở hữu từ sản phẩm gốc.

Nếu gói thuê bao giới hạn số sản phẩm, mỗi biến thể cũng tính là một sản phẩm. Một sản phẩm mới có 5 biến thể dùng 6 chỗ.

Nhập hàng loạt từ Excel

Danh mục vài trăm mã trở lên thì nhập bằng file.

1. Trên màn hình Sản phẩm, bấm Nhập file. Bấm Tải tệp mẫu để lấy file mẫu.

2. Điền dữ liệu vào bản sao của file mẫu. Để cột SKU và mã vạch ở định dạng văn bản, nếu không Excel sẽ cắt mất số 0 ở đầu mã.

3. Bấm Chọn tệp hoặc kéo thả file .xlsx, .xls hoặc .csv. Mỗi lần nhập tối đa 50.000 dòng.

4. Chọn Cột tên sản phẩm, Cách cập nhật và Thứ tự sản phẩm trong tệp. Cách cập nhật có ba lựa chọn: "Cập nhật sản phẩm đã có và tạo sản phẩm mới", "Chỉ cập nhật sản phẩm đã có" và "Bỏ qua sản phẩm đã có (chỉ tạo mới)". Chọn Tạo danh mục còn thiếu khi nhập nếu file có danh mục chưa tồn tại (viết dạng đường dẫn như Áo/Nam). Chọn Tạo thuộc tính tùy chỉnh từ các cột thừa nếu muốn cột thừa thành thuộc tính.

5. Ở bước Xem trước, đọc dòng tóm tắt "{total} dòng ({valid} hợp lệ, {invalid} lỗi)". Bật Chỉ hiện dòng lỗi để chỉ xem các dòng lỗi.

   

6. Bấm Nhập {count} sản phẩm. Bước Kết quả báo "Đã tạo {created}, cập nhật {updated}, bỏ qua {skipped} sản phẩm." Bấm Tải báo cáo lỗi nếu có dòng lỗi.

7. Sửa dòng lỗi trong file gốc rồi nhập lại. Không sửa tay trên hệ thống, để file và dữ liệu còn khớp nhau.

Ô để trống trong file giữ nguyên giá trị hiện có. Mỗi dòng được lưu và báo lỗi riêng, nên một dòng lỗi không làm cả file bị từ chối. Dòng đánh dấu ngừng hoạt động bị bỏ qua. Sau khi nhập, mở thử vài sản phẩm và soát SKU, biến thể, giá và trạng thái bán.

Nếu gói thuê bao giới hạn số sản phẩm và file vượt giới hạn, hệ thống từ chối trước khi lưu và báo "Đã đạt giới hạn của gói dịch vụ".

Tắt, bật lại hoặc xóa sản phẩm

1. Mở menu thao tác của dòng trong danh sách sản phẩm và chọn Tắt sản phẩm, Bật sản phẩm, Nhân bản sản phẩm hoặc Xóa. Với nhiều sản phẩm, chọn các dòng rồi bấm Tắt hoặc Bật.
2. Để bật lại sản phẩm đã tắt, mở tab Ẩn, chọn các dòng và bấm Bật.

Sản phẩm, hoặc biến thể của nó, đã có lịch sử kho thì không xóa được. Màn hình báo "Không thể xóa vì sản phẩm (hoặc biến thể) đã có lịch sử kho hoặc quét. Hãy tạm ngưng sản phẩm thay vì xóa." Hãy tắt sản phẩm: sản phẩm vẫn có trong báo cáo nhưng ẩn khỏi tìm kiếm, POS và phiếu kho.

Tắt một danh mục thì mọi sản phẩm đang hoạt động trong danh mục ngừng hoạt động. Bật lại danh mục thì đúng các sản phẩm đó hoạt động trở lại. Danh mục còn danh mục con hoặc còn sản phẩm thì không xóa được.

Combo là sản phẩm gồm danh sách cố định các sản phẩm khác và không tự giữ tồn. Combo tắt theo mặc định. Bật Bộ sản phẩm trong Cài đặt → Tính năng, rồi dùng Tạo → Tạo sản phẩm combo.

Tạo kho và cây địa điểm

1. Vào Danh mục → Kho và bấm Tạo kho. Cây đầy đủ nằm ở Cài đặt → Địa điểm, với các tab Tất cả, Vùng, Kho và Cửa hàng. Tại đó bấm Thêm vùng, Thêm cửa hàng hoặc Thêm kho.

   

2. Nhập Tên (duy nhất trong mọi địa điểm), Mô tả, Địa chỉ, và Kho cha nếu đây là kho con. Chọn "Không có (kho gốc)" cho cấp trên cùng. Địa điểm xếp thành cây, ví dụ một kho tổng với các kho chi nhánh, hoặc một cửa hàng với kho trưng bày và kho sau. Cây này cũng là đơn vị phân quyền: cấp cho ai một địa điểm là cấp luôn mọi địa điểm bên dưới. Xem Người dùng và bảo mật.

3. Chọn Loại địa điểm: Vùng gom các kho và cửa hàng bên dưới và không giữ tồn; Kho nhập, lưu trữ và xuất hàng; Cửa hàng bán trực tiếp tại quầy. Có thể nhập Mã kho (tối đa 64 ký tự). Mã này đứng đầu mã phiếu, ví dụ WH1.

4. Chọn Chức năng: Nhập kho, Xuất kho, Kiosk và POS. Địa điểm tắt chức năng nào thì không hiện trong phiếu của nghiệp vụ đó. Vùng luôn tắt cả bốn chức năng.

5. Nếu giao hàng từ địa điểm này, điền Địa chỉ lấy hàng: Người liên hệ, Số điện thoại, Tỉnh / Thành phố và Phường/Xã.

6. Bấm Lưu. Màn hình báo "Đã tạo kho".

Địa điểm còn địa điểm con, hoặc đã có lịch sử kho hay đơn hàng, thì không xóa được, và màn hình báo "Không thể xóa kho". Kho không có công tắc tắt. Cách gần nhất là sửa kho và tắt cả bốn chức năng. Nếu gói thuê bao giới hạn số địa điểm, vùng và cửa hàng cũng được tính.

Hướng dẫn vận hành

Dùng Chức năng như một chốt an toàn. Quầy trưng bày chỉ bán thì tắt Nhập kho để không ai nhập nhầm hàng vào đó. Kho trung chuyển không bán thì tắt POS.

Dựng ô kệ trong kho

Ô kệ chỉ hoạt động khi cả Theo dõi lô và Theo dõi vị trí đều bật trong Cài đặt → Cài đặt kho. Khi ô kệ bật, kho cần ít nhất một ô trước khi nhập kho, cất hàng hoặc chuyển vị trí. Nếu chưa có, màn hình báo "Kho này chưa có ô kệ nào."

1. Mở kho và vào tab Sơ đồ kho.

2. Nếu kho chưa có ô nào, trang Thiết lập sơ đồ kho cho hai lựa chọn: Mở công cụ tạo ô kệ (Khuyên dùng) hoặc Nhập từ CSV.

3. Trong công cụ tạo, đi qua các bước Mẫu, Phạm vi, Xem trước và Tạo. Chọn mẫu ("Khu, dãy, tầng, ô", "Dãy, giá, kệ" hoặc "Ô đánh số"). Với mỗi cấp, đặt Từ, Đến, Số chữ số và Ký tự phân cách. Đặt Sức chứa mỗi ô, và nếu cần, Tạo bên trong và Vai trò khu vực. Mã ô được so sánh không tính dấu gạch ngang và không phân biệt hoa thường, nên A-01 và a01 bị coi là trùng.

   

4. Bấm Tạo {count} ô kệ. Nếu một số ô đã có, bấm Tạo {created} mới, bỏ qua {skipped}. Mỗi lần tạo tối đa 2.000 vị trí.

5. Bấm In tem cho {count} ô kệ. Với ô đã có, dùng In tem ở tab Sơ đồ kho. Nếu ô chưa có mã, bấm Tạo mã rồi Áp dụng {count} mã. Chưa bấm áp dụng thì chưa có gì được lưu. Ở Khổ in, chọn Giấy A4 (24 tem mỗi trang, 63,5 × 33,9 mm) hoặc Cuộn tem nhiệt (50 × 30 mm), rồi bấm in.

Để nạp sơ đồ từ file, ở tab Sơ đồ kho bấm Nhập từ CSV, rồi Tải tệp mẫu. File có các cột path, type, capacity, barcode, zoneType, và dùng / giữa các cấp, ví dụ Khu A/Dãy 01/A-01-1. Bấm Kiểm tra. Màn hình báo "{created} mới, {updated} đã có, {errors} có lỗi." Bấm Nhập {count} vị trí. Mỗi lần nhập tối đa 2.000 dòng.

Có ô rồi thì phiếu nhập ghi được hàng vào đúng ô. Để giới hạn ô nào được chứa hàng gì, mở menu thao tác của ô ở tab Sơ đồ kho và chọn Quy tắc vị trí. Chọn Chặn hoặc Cảnh báo, thêm sản phẩm, thương hiệu hoặc danh mục được phép, rồi bấm Lưu quy tắc. Quy tắc áp dụng cho nhập kho, cất hàng và chuyển vị trí, không áp dụng cho giao hàng. Ô còn tồn thì không xóa được: chuyển tồn đi trước. Xem Xuất, chuyển và điều chỉnh tồn.

Để nhập kho hai bước, mở tab Tổng quan của kho, phần Nhận hàng, và chọn "Hai bước: nhận hàng rồi cất hàng". Hàng về nằm ở ô nhận hàng, sau đó phiếu cất hàng chuyển hàng vào ô lưu trữ. Nếu kho chưa có khu nhận hàng, bấm Tạo khu nhận hàng.

Kiểm tra kết quả

• Mở lại một sản phẩm: biến thể, giá và giá vốn phải đúng.
• Mở thử một phiếu nhập: kho vừa tạo phải chọn được.
• Mở màn hình bán: kho bật POS phải xuất hiện.

Nếu tạo phiếu mà không chọn được kho, kiểm tra hai chỗ: Chức năng của kho có bật nghiệp vụ đó không, và tài khoản của bạn có được cấp kho đó không. Kho ngoài phạm vi của bạn báo "Bạn không có quyền truy cập kho này. Hãy nhờ quản trị viên cấp quyền." Nút bạn không có quyền dùng, như Tạo, Nhập file hay Sửa, sẽ bị ẩn.

Đọc tiếp

• Mua hàng và nhập kho: đưa tồn ban đầu vào các kho vừa tạo.
• Thiết lập hệ thống lần đầu: ý nghĩa của theo dõi lô, ô kệ và thứ tự xuất kho.
• Quản lý RFID: gắn EPC cho từng món hàng.