Xử lý đơn từ kênh bán
Kênh bán là hệ thống ngoài đang bán hàng của bạn, ví dụ Sapo hoặc Haravan. Khi kênh đã kết nối, đơn khách đặt online về Sense Inventory để soạn và giao, còn danh mục và số tồn được đẩy lên kênh. Trang này dành cho quản trị viên kết nối kênh lần đầu và nhân viên xử lý đơn từ kênh hằng ngày.
Trước khi bật đồng bộ, hãy chốt hệ thống nào giữ số tồn chuẩn. Sau đó chỉ sửa tồn và danh mục ở hệ thống đó.
Dữ liệu nào chạy chiều nào
Ba luồng này chạy độc lập: danh mục và tồn đi lên kênh, đơn hàng đi về Sense Inventory, trạng thái giao đi lên kênh để kênh báo cho khách. Mỗi kênh đã kết nối giữ một vai trò:
- Kênh chính: nguồn cập nhật danh mục và tồn kho cho các kênh đã kết nối. Chỉ có một kênh chính. Dùng Đặt làm kênh chính để đổi.
- Kênh phản chiếu: nhận cập nhật danh mục và tồn kho từ Sense Inventory.
Với Sapo, mục Mô hình quản lý tồn kho quyết định bên giữ số tồn chuẩn. Chọn Ứng dụng quản lý tồn kho khi Sense Inventory giữ số tồn. Chọn Sapo quản lý tồn kho khi Sapo giữ số tồn: khi đó Sense Inventory chỉ sao chép tồn từ Sapo, không đẩy tồn và không đồng bộ hoàn tất đơn.
Kết nối một kênh
- Vào Cài đặt → Kênh và đối tác và bấm Cấu hình trên thẻ Sapo hoặc Haravan. Không thấy kênh thì bật kênh đó trong Cài đặt → Tính năng trước.
- Nhập thông tin xác thực do kênh cung cấp, rồi bấm Lưu kết nối.
- Chọn Kho xử lý đơn mặc định. Đơn từ kênh được gán vào kho này để soạn hàng.
- Chọn vai trò của kênh: giữ làm kênh phản chiếu, hoặc bấm Đặt làm kênh chính.
- Liên kết sản phẩm hai bên. Hệ thống khớp theo SKU trước, rồi theo mã vạch. Đặt SKU giống nhau ở hai bên thì phần lớn sản phẩm tự khớp, xem Danh mục và kho hàng. Sản phẩm còn lại nằm ở tab Sản phẩm chưa liên kết của màn hình đồng bộ.
Hướng dẫn vận hành
Đồng bộ thử với một nhóm sản phẩm nhỏ và kiểm tra số liệu hai bên khớp trước khi mở cho toàn bộ danh mục.
Xử lý đơn đổ về
- Mở Bán hàng → Lịch sử đơn hàng. Đơn từ kênh ghi Kênh bán và Mã đơn trên kênh.
- Trước khi soạn, kiểm tra khách hàng, sản phẩm, kho xử lý và trạng thái thanh toán. Một số kênh đánh dấu đơn hoàn tất ngay khi khách trả tiền, khác với nghĩa "hoàn tất" ở quầy.
- Soạn, kiểm và giao như đơn thường, xem Soạn hàng, kiểm hàng và giao hàng.
- Khi giao xong, trạng thái được đẩy lên kênh theo cấu hình tích hợp. Kênh chưa nhận trạng thái thì kiểm tra tab Đơn hàng của màn hình đồng bộ.
Việc làm được và không làm được với đơn từ kênh
Kênh sở hữu đơn hàng, nên Sense Inventory giới hạn những gì bạn đổi được:
- Thanh toán, trạng thái và việc hủy do kênh quyết định. Đơn từ kênh chỉ có thao tác kho. Hoàn tiền và trả hàng cũng làm trên kênh, nên nút trả và đổi hàng bị ẩn, xem Bán hàng, trả hàng và kiosk.
- Khi kênh đang tạm giữ đơn, việc soạn hàng chờ đến khi kênh bỏ tạm giữ.
- Đơn từ kênh vẫn được nhận để soạn dù kênh đã đánh dấu Xong hoặc Đã giao, vì hàng vẫn nằm trong kho của bạn. Với Haravan, tùy chọn Trừ tồn kho thực tế sau khi soạn xong quyết định lúc tồn kho bị trừ.
- Đơn từ kênh không ghi công nợ được và không xuất hóa đơn điện tử từ Sense Inventory. Kênh tự xuất hóa đơn.
- Đơn vị vận chuyển tách biệt với kênh bán. Vận đơn của đơn từ kênh được tạo như mọi đơn khác, xem Soạn hàng, kiểm hàng và giao hàng.
Đối soát định kỳ với kênh
Đồng bộ chạy tự động, nhưng nên chủ động so số định kỳ:
- Vào Tồn kho & Kiểm kê → Đồng bộ kênh bán và bấm Đồng bộ ngay để so sánh hai bên. Lần đầu, hệ thống đọc toàn bộ danh mục của kênh.
- Mở tab Sản phẩm chưa liên kết trước. Sản phẩm chỉ có ở một bên thì số không bao giờ khớp. Bấm Liên kết tự động trên từng dòng hoặc Liên kết tự động tất cả để ghép theo SKU rồi mã vạch. Chỉ Sapo hỗ trợ liên kết tự động; với kênh khác, liên kết thủ công.
- Sau đó mở tab Chênh lệch. Kiểm tra từng dòng, chọn các dòng đúng rồi bấm Đẩy lên kênh. Khi Sapo quản lý tồn kho, nút đẩy bị tắt.
- Dùng các tab Sản phẩm đã liên kết, Danh mục, Đơn hàng và Nhật ký sự kiện để xem riêng từng loại dữ liệu khi nghi một mảng bị lệch.
Hướng dẫn vận hành
Đừng sửa cùng một dữ liệu ở cả hai hệ thống trong lúc đồng bộ đang chạy. Sửa ở hệ thống đang giữ vai trò nguồn chính, bên kia để đồng bộ tự đưa về khớp.
Khi có vấn đề
| Hiện tượng | Nguyên nhân thường gặp | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Đơn đặt trên kênh không thấy về | Kết nối gián đoạn hoặc webhook lỗi | Kiểm tra trạng thái kết nối trong Cài đặt → Kênh và đối tác và tab Nhật ký sự kiện của màn hình đồng bộ trước khi tạo đơn bằng tay |
| Tồn hai bên lệch nhau | Cùng một món bán ở cả hai nơi, hoặc sửa tồn ở hệ thống không phải nguồn chính | Xác định giao dịch làm đổi tồn ở mỗi bên để không trừ hai lần, rồi quay về quy tắc chỉ sửa một nơi |
| Một sản phẩm mãi không khớp số | Sản phẩm chưa liên kết giữa hai bên | Xử lý tab Sản phẩm chưa liên kết trước, bằng Liên kết tự động tất cả hoặc liên kết thủ công |
| Kênh không báo trạng thái giao cho khách | Trạng thái chưa đẩy lên kênh | Kiểm tra tab Đơn hàng của màn hình đồng bộ và cấu hình của tích hợp |
Đọc tiếp
- Soạn hàng, kiểm hàng và giao hàng: xử lý phần hàng của đơn kênh.
- Danh mục và kho hàng: đặt SKU và mã vạch để hai bên tự khớp.
- Cấu hình và tích hợp: kết nối kênh và webhook.